Jak zarządzać kompetencjami i efektywnością za pomocą technologii?

W jednej ze scen polskiego filmu z lat siedemdziesiątych, szef wszedł do działu księgowości. Wszystkie pracownice używały tam w swojej pracy najprostszych, dużych liczydeł. Mężczyzna położył przez główną księgową wielki kalkulator, włączył go i wyszedł. Kobieta schowała go do szuflady i dalej kontynuowała pracę na liczydłach. Ta scena uzmysławia zasadniczą, kluczową cechę dotyczącą rozwoju kompetencji w kontekście nowych technologii – jest nią pokonanie bariery ludzkiej mentalności.

Zarządzanie kompetencjami pracowników

Pracodawca w procesie analizowania kompetencji pracowników używa szeregu narzędzi: testów kompetencyjnych, Assessment Center, testów psychometrycznych czy znormalizowanych obserwacji związanych z realizacją konkretnych zadań. Kluczem zawsze jest ocena, w jakim zakresie deklaracje kandydatów do pracy lub pracowników, są zbieżne z realnymi możliwościami czy umiejętnością wykorzystania własnej wiedzy i doświadczenia. Najczęściej postrzegamy kompetencje w kontekście twardych umiejętności technicznych, profesjonalnych, zawodowych. O ile wiele lat temu kluczową kompetencją była obsługa komputera i poczty elektronicznej, o tyle dzisiaj, w zależności od branży wymaga się korzystania z konkretnych aplikacji czy rozwiązań informatycznych. To dotyczy szczególnie pracowników IT, gdzie stawiane są wymagania pracy w określonych środowiskach programowania. Z kolei w obszarze kompetencji miękkich, dużego znaczenia nabierają umiejętności pracy zespołowej. W związku z sytuacją COVID-19 znaczenia nabierają kwestie radzenia sobie z telepracą, rozwiązaniami online dotyczącymi telekonferencji, pracy w zespołach online i offline. Dla wielu przedsiębiorstw budowanie rozwiązań opartych o telepracę jest ściśle związane z poprawą efektywności działania.

Firmy tworzą i wdrażają własne modele kompetencyjne, które dziś najczęściej wspierane są przez rozwiązania informatyczne np. TETA Talent Management czy TETA WorkForce Management. Istotą wykorzystania nowoczesnych technologii jest przede wszystkim wspomaganie efektywności pojedynczych pracowników oraz zespołów zadaniowych. W kluczowym zakresie technologie w firmie pomagają w budowaniu i zarządzaniu bazami danych (klientów, współpracowników, transakcji, zdarzeń itp.) co umożliwia ich szybką i logiczną analizę. Rozwiązania informatyczne pozwalają na sprawniejszą i efektywniejszą realizację procesów biznesowych w kontekście raportowania, analizowania działań oraz przede wszystkim automatyzacji obliczeń czy wskaźników. Zarządzanie kompetencjami pracowników w kontekście technologicznym, dąży też do wykorzystywania sztucznej inteligencji (AI). AI już dziś coraz częściej przyjmuje rolę firmowego centrum wiedzy, którego celem jest analizowanie przede wszystkim big data. Technologia tym samym wspiera efektywność, dzięki dostarczaniu wiarygodnych danych, umożliwiających podejmowanie trafniejszych decyzji czy realizację skuteczniejszych projektów.

Zarządzanie efektywnością pracowników

Pracodawcy poszukują stale pracowników i liderów, posiadających niezbędne kompetencje, ale miewają problem z osobami posiadającymi pożądane zdolności. Ten proces może być rozwijany poprzez planowanie ścieżek rozwojowych tzw. HIPO (High Potential Employes). Według badań Tower Watson, 5 kluczowych zdolności w tym zakresie to: umiejętność efektywnej i klarownej komunikacji, możliwości pracy w warunkach globalnych, w zróżnicowanych kulturowo zespołach, możliwości działania w procesach zmian czy sprawne wykorzystywanie technologii w biznesie. Ważną zdolnością staje się umiejętność abstrakcyjnego myślenia, pozwalająca na nieszablonowe podejście do rozwiązywania złożonych problemów, budowanie scenariuszy konkretnego działania, ale i umiejętność motywowania i przewodzenia zespołami. Zarządzanie efektywnością pracowników staje się długofalowym procesem oceny i analizy relacji pomiędzy skutecznością, a kosztami wykonywanej pracy. Dlatego w obszarze marketingu i sprzedaży coraz większe znaczenie ma growth hacking czyli narzędzia promocji i reklamy jak najniższym kosztem.

Korzyści dla pracownika i pracodawcy.

Technologie w wymiarze wykonywania pracy wpływają przede wszystkim na jej usprawnienie. Dzięki automatyzacji prostych procesów, zarządzanie bazami danych czy wykorzystywanie algorytmów, pracownicy mogą skupiać się na tym co kluczowe czyli planowaniu i realizacji projektów. Zadania techniczne, powtarzalne, np. fizyczne wpisywanie danych, zawsze zajmowało wiele czasu i było obarczone błędami. Dziś takie informacje są skanowane, wykorzystuje się kodowanie danych i automatyzuje cały proces. Niewspółmierną korzyścią pracownika i pracodawcy jest poprawa komfortu pracy. Pracodawca odczuwa poprawę jakości zlecanych zadań oraz szybkość i rzetelność ich wykonania. Wykorzystanie technologii w miejscu pracy wpływa bezpośrednio na wzrost umiejętności zespołów i poprawę ich efektywności. Niemniej zawsze podstawowym warunkiem jest otwartość pracowników i pracodawców na współuczestnictwo w tym procesie.

Praca  w czasie pandemii

COVID-19 zmienił w istotny sposób pracę zespołową i realizację projektów firmowych. Podstawowym wyzwaniem było przejście na telepracę, co wymagało umiejętności opanowania oprogramowania, rozwiązywania problemów IT czy pracy poza biurem. Wymagało to nabycia i opanowania nowych kompetencji technicznych, ale również radzenia sobie z wyzwaniami psychicznymi. Dla wielu pracowników praca poza zespołem, kontakt wirtualny, aspekty rodzinne były stresogenne. Z drugiej strony, wielu pracowników docenia wzrost efektywności pracy, dzięki narzędziom online poprzez lepsze zarządzanie czasem, doprecyzowanie zadań w formie pisemnej czy skuteczniejszą pracę w grupie. Pojawiają się przedsiębiorstwa, które wcześniej nie przewidywały wykorzystania telepracy. Niemniej, gdy sytuacja zmusiła je do tego, zaczęły doceniać walory warsztatu online oraz zauważyły poprawę efektywności działania.

Podsumowując, technologie zawsze w dużym stopniu będą wpływać na poprawę kompetencji i profesjonalnych umiejętności pracowników. Wymagają jednak otwartości na zmiany, chęci nauki i uczestnictwa w ciągłym procesie własnego rozwoju. Dla pracodawcy z kolei to wyzwanie inwestycyjne i organizacyjne. Oprócz samego wdrożenia, efektywność związana ze wzrostem kompetencji, będzie miała miejsce, gdy pracownicy będą ją stosować. Możemy bowiem pokazywać najlepsze kalkulatory i uczyć ich wykorzystania, ale odesłanie liczydeł do lamusa, może być trudnym wyzwaniem mentalnym.