7 zasad telepracy w warunkach domowych w wyniku COVID-19
Nie było chyba żadnego futurologa, który był w stanie przewidzieć jak zmieni się nasza praca w lutym i marcu 2020 roku z powodu COVID-19. Zjawisko telepracy, określane też skrótem „SoHo” (Small Office Home Office) pojawiło się w okolicach połowy lat 90-tych XXI wieku, gdy Internet zaczął rozwijać się bardzo dynamicznie w obszarach biznesu i szkolnictwa wyższego. Tego dobrodziejstwa doświadczyły szczególnie te zawody, których specyfika związana jest z tworzeniem tekstów czy grafiki: tłumacze, dziennikarze, graficy komputerowi itp.
Jak pracować w warunkach pandemii COVID-19?
Telepraca w sytuacji zagrożenia epidemicznego jest szczególnym wyzwaniem ze względu na obawy związane z życiem osobistym, najbliższą rodziną czy ograniczeniami życia codziennego. Pierwszym i podstawowym zadaniem każdego pracodawcy jest zapewnienie – w miarę możliwości – możliwie bezpiecznych warunków wykonywania pracy. O ile w przypadku biura czy hali pracodawca ma pełne możliwości zabezpieczenia, o tyle w sytuacji pracy zdalnej największe znaczenie ma poczucie odpowiedzialności samego pracownika. Pracodawca może w dużej mierze przygotować i przypominać o zasadach bezpieczeństwa, wyposażać w środki ochrony na własny koszt czy ograniczać częstotliwość kontaktów osobistych. Niemniej nie jest w stanie kontrolować pracownika w zakresie wypełniania przez niego zasad bezpieczeństwa, ponieważ uniemożliwiają mu to warunki telepracy. Pracodawca kierując zespołem podczas pandemii COVID-19 ma w dużej mierze możliwość kontroli zadaniowej powierzonych projektów, analizując postęp i jakość prac.
7 zasad telepracy w warunkach domowych
- Komunikacja z domownikami. W miarę możliwości warto ustalić zasady: czas pracy, czas prywatny. To podstawowe wyzwanie w przypadku małych dzieci, wymagających naszej uwagi. Sytuacje: „- Zuziu, zejdź z kanapy, dzień dobry tu infolinia banku ABC” mogą nie należeć do rzadkości. Niemniej potrzebujemy tutaj zawsze wyrozumiałości i empatii wobec innych.
- Odrobina spokoju i prywatności. Czasami jej potrzebujemy zarówno w pracy jak i w domu. To czas, w którym przede wszystkim trzeba opanować i wyciszyć własne emocje. W warunkach pracy zdalnej spróbuj znaleźć swój azyl na taki moment.
- Autodyscyplina. W warunkach firmowych czas regulowany jest kalendarzem zadań, spotkań, terminów projektów czy pracy grupowej. Teoretycznie w pracy zdalnej jest podobnie, ale… to nie to samo. Ważne jest, by w warunkach telepracy nie zmieniać trybu porannego wstawania, posiłków czy zakończenia pracy. To daje naszemu organizmowi pewną ciągłość nawyków.
- Papiery, papiery, papiery. W biurze mamy swoją przestrzeń na dokumenty. W domu nie zawsze. Warto pod tym względem wygospodarować przestrzeń dla dokumentów, najlepiej zamykaną, jeśli nasze dzieci lubią myszkować po szufladach. Dokumentację wyciągamy w momencie rozpoczęcia pracy i chowamy, gdy ją kończymy. Niemniej, serduszka malowane zieloną kredką na umowie o poufności zawsze mogą się trafić.
- Dyspozycyjność. Wielu pracodawców wymaga dyspozycyjności w godzinach pracy. Szefowie nie lubią dzwonić kilka razy do swoich pracowników, pod warunkiem, że nie dzieje się to w przeciągu trzech minut. Pracownik w czasie pracy zdalnej powinien być dyspozycyjny, niemniej pracodawca powinien uwzględniać zdarzenia z życia domowego, które w przestrzeni biurowej nie mają miejsca. Tutaj ponownie przydatna jest empatia i wyrozumiałość.
- Lepsza precyzja zadań. Telepraca w warunkach COVID-19 może wymagać doprecyzowania konkretnych elementów projektu, które w warunkach normalnej pracy zespołowej nie byłyby skomplikowane.
- Bezpieczeństwo i technikalia. Warunki telepracy w przypadku różnych pracowników mogą być związane ze zróżnicowaniem przepustowości łączy, koniecznością zainstalowania dodatkowych zabezpieczeń informatycznych związanych z bazami danych klientów czy umów. Dla niektórych firm istotne jest też bezpieczeństwo prowadzonych spotkań online czy podejmowania decyzji. Zespoły informatyczne odpowiedzialne za zabezpieczenia sieciowe i komputerowe, w przypadku pracy zdalnej mają szereg nowych zadań, innych niż w przypadku pracy biurowej.
Rozwój technologii przechowywania danych w chmurze, systemów bezpieczeństwa danych czy sieci szerokopasmowych spowodował, że telepraca staje się dobrym substytutem pracy w przestrzeni biurowej. Praca zdalna przed czasem pandemii była elementem uzupełniającym ciągłość kontaktów między pracownikami. To daje możliwość stałej kontroli realizowanych projektów. Dzięki narzędziom informatycznym i licznym aplikacjom biurowym możliwa jest dziś w pełni bezpośrednia współpraca na konkretnych dokumentach, udział w spotkaniach i dyskusjach grupowych online czy bieżąca wymiana informacji na różnych płaszczyznach. I o ile w wymiarze technologicznym i technicznym, praca zdalna nie powinna nastręczać większych trudności, pojawiają się ograniczenia zupełnie innej natury.
