Współpraca między działami firm – jedna przestrzeń, dwa inne światy

W jednej z kultowych historii biznesowych, kilka współpracujących ze sobą działów postanowiło demokratycznie ogłaszać konkurs na pracownika miesiąca. W ramach burzy mózgów stworzono regulamin, elektroniczny formularz głosowania oraz ustalono terminy. Cała firma przez kilka tygodni żyła konkursem. Ze względów ekonomicznych postanowiono by laureat otrzymał w nagrodę pamiątkowy dyplom oraz pachnący kubek z kawą. Wręczenia nagrody miał dokonać jeden z pracowników przebrany za królika, ze względu na dbałość o zasięgi w mediach społecznościowych. W dniu kiedy miano ogłosić finalnego laureata cały misterny plan spalił na panewce. Odwołano konkurs i kolejne. Wszystko przez wielką awanturę wywołana tym, że absolutnie nikt się nie chciał przebrać za królika.

Współpraca między działami – filozofia plemion

Według badań związanych z efektywnością komunikacji wewnętrznej, ponad 70% pracowników uważa, że firma nie jest w stanie odnosić sukcesów, bez partnerskiego i otwartego dialogu ze swoimi pracownikami. Ma to swoje wady i zalety. Podstawową zaletą partycypacji w zarządzaniu jest demokracja w podejmowaniu decyzji. Wadą, rozmywanie odpowiedzialności i brak skutecznego, efektywnego przywództwa. Managerowie działów są z jednej strony ukierunkowani na wzajemną współpracę, z drugiej na swój sposób konkurują między sobą. Ten element wpływa na relacje wewnątrz zespołów oraz między nimi. Kluczowe elementy współpracy skupiają się na pięciu obszarach:

• efektywnej komunikacji wewnętrznej, zarówno tej formalnej jak i nieformalnej. O ile przedsiębiorstwo ma bezpośredni wpływ na zakres formalny, poprzez działania informacyjne i kompetencje, o tyle nieformalna komunikacja jest owocem budowania wewnętrznych relacji przez samych pracowników;
• komunikacji managerów i pracowników w ramach zespołów i grup roboczych, szczególnie w wymiarze nieformalnym. To kwestia doboru pracowników do zespołu, rozwiązywania konfliktów, stylu kierowania, motywacji, doskonalenia zawodowego i osobistego;
• relacji zarządu z pracownikami, szczególnie w wymiarze formalnym, poprzez tworzenie jasnych procedur, sprawiedliwej oceny efektów pracy, kształtowania przejrzystych kompetencji;
• poprawianie komunikacji dzięki narzędziom online np. automatyzację procesów, które mogą być digitalizowane, zarządzanie kalendarzem, systemy raportowania itp.

Warto podkreślić, że współpraca między działami firm jest w dużej mierze kształtowana jako łączenie wspomnianych elementów formalnych i nieformalnych. O ile te pierwsze są raportowane, stanowią podstawę do tworzenia twardych danych czy kluczowych informacji, o tyle atmosfera pracy w zespole i relacje między różnymi komórkami są równie ważne.

Jak usprawnić współpracę między działami w firmie?

Zespoły firmowe na swój sposób rywalizują ze sobą o zasoby, władzę, różnorodne kompetencje. Dział Finansowy może w zróżnicowany sposób wysyłać płatności do dostawców, z czego nie będzie zadowolony Dział Zaopatrzenia. Zespół sprzedaży może mieć problemy z kancelarią prawną, która będzie w nieskończoność przetrzymywać umowy z klientami. Z kolei zespół marketingu może tkwić wnieustannym konflikcie z handlowcami, których koncepcje wsparcia sprzedaży mogą całkowicie się różnić od pomysłów centrali. Jak usprawniać relacje między zespołami, szczególnie w sytuacjach konfliktowych? Jak usprawnić komunikację między działami w firmie?

1. Poznajmy się: budowanie relacji osobistych na płaszczyźnie zawodowej, dzięki realizacji wspólnych projektów, które niekoniecznie są związane z pracą. Masz dwa antagonistyczne zespoły? Może warto zaangażować je w jakiś projekt non-profit, w którym znajdą wspólne wartości. Dwóch pracowników nie przepada za sobą? Może uda im się przełamać lody, gdy będą zobligowani do rozwiązania jakiegoś konkretnego problemu?
2. Komunikujmy się: zespoły mogą w ramach wewnętrznych warsztatów omawiać konkretne problemy we wzajemnej współpracy, próbując znaleźć bez emocji konkretne i konstruktywne rozwiązania. Szczególnie przydatne jest budowanie formalnych lub półformalnych „zasad współpracy”, które są przestrzegane przez oba lub więcej zespołów. Jest to zawsze bardziej skoncentrowane na specyfice zespołów niż szersze kodeksy etyki czy zasady opracowywane dla całości przedsiębiorstwa
3. Szanujmy się: nie jesteśmy pomidorową, nie wszyscy muszą nas lubić. Ale respektujmy nawzajem swoje opinie czy wartości. Emocje negatywne wewnątrz zespołów i pomiędzy nimi najczęściej są destruktywne, choć czasami pozwalają oczyścić atmosferę. Dlatego tak ważne jest by po ostrych słowach czy zachowaniach, umieć odpowiednio reagować, przy pomocy trzech prostych słów: proszę, dziękuję, przepraszam.

Kluczem do świetnej współpracy między zespołami jest zawsze dążenie do efektywnego działania ukierunkowanego na klienta oraz sprawności operacyjnej wewnątrz firmy.

Współpraca między różnymi działami firm

Działania sprzyjające współpracy w zespołach, są łatwiejsze niż te, które mają usprawnić współpracę między różnymi działami. Brak współdziałania, rozmyte kompetencje, niechęć w podejmowaniu odpowiedzialności są najczęstszą przyczyną konfliktów w obszarze formalnym. W obszarze nieformalnym z kolei, wzajemne niechęci przenoszą się często na pracowników czy grupy robocze. Tym samym ludzie przestają sobie po prostu nawzajem pomagać, a realizują wyłącznie to co muszą i nic ponad to.  Istotnym rozwiązaniem jest przede wszystkim zharmonizowanie celów indywidualnych, celów zespołów i celów organizacji. Dla Działu Finansowego jest również istotnym celem dbałość o jakość obsługi klienta w zakresie dokumentów księgowych, nawet jeżeli wielu uważa, że to wyłącznie rola obsługi klienta. Szczególnie dobrym sposobem z kolei dla praktykantów, studentów czy młodych pracowników, jest ich praca przez 2-3 miesiące w różnych działach firmy by poznać specyfikę działania organizacji.

O skuteczności w biznesie decyduje w znacznej mierze to jak działy, zespoły czy całe departamenty potrafią ze sobą współdziałać. Organizacja jest jak wielka orkiestra symfoniczna, gdzie poszczególne partie instrumentów muszą szukać sposobów by działać w mistrzowski sposób. Tym samym każda firma powinna mieć swoistą partyturę czyli jasną i zrozumiałą strategię organizacyjną, która nie tworzy sprzeczności w pracy poszczególnych komórek.