Wpływ oprogramowania ERP na zyskowność firmy
Przedsiębiorcy coraz częściej inwestują w nowe technologie wspomagające zarządzanie biznesem. Jak wynika z danych GUS z 2016 roku, przez ostatnie lata wskaźniki cyfryzacji polskich przedsiębiorstw znacznie wzrosły. W 2010 roku z rozwiązań typu ERP korzystało 57,9% dużych i 22% średnich firm, a w 2015 już 84% firm zatrudniających powyżej 250 pracowników miało wdrożony system ERP.
Wdrożenie systemu wspomagającego funkcjonowanie firmy nie zawsze jednak wiąże się z sukcesem i to także potwierdzają statystyki. Według badania przeprowadzonego przez znaną firmę badawczą Software Advice (Gartner) wynika, że aż 54% firm chce wymienić swój system ERP na inny. Dlaczego? Powodów jest wiele, ale wszystkie sprowadzają się do jednego zasadniczego – braku widocznych korzyści z wdrożenia. Aby nie popełnić tego błędu, każdy przedsiębiorca przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego rozwiązania powinien zadać sobie jedno pytanie: Jaki system ERP przyniesie realny zysk dla mojej organizacji? Wyjaśnijmy to na przykładach funkcjonalności jakie powinien zawierać system ERP dla firm działających w sektorach: Handel i Dystrybucja oraz Usługi.
ERP dla firm Handlowo – Dystrybucyjnych
Sprawna obsługa klienta
W handlu i dystrybucji niezwykle ważna jest szybka i sprawna obsługa klienta. Jeżeli procesy takie jak sprawdzanie ceny, sprawdzanie dostępności towaru, dostarczanie towaru na miejsce przebiegają szybko i bezproblemowo to firma zyskuje stałych kontrahentów i realizuje więcej transakcji, dzięki czemu zwiększa swoją zyskowność. Niezbędnym narzędziem usprawniającym wyżej wymienione procesy jest nowoczesne oprogramowanie ERP. System tego typu powinien być skoordynowany z magazynami oraz innymi obiektami logistycznymi firmy (np. terminalami). Dzięki temu pracownik na prośbę klienta może bez problemu odszukać dany produkt w systemie ERP i sprawdzić jego cenę, dostępność czy czas dostawy. Warto też pamiętać, że wizytówką firmy są jej przedstawicie handlowi, którzy podczas spotkań z klientem powinni być wyposażeni w nowoczesne narzędzia do pracy (tablety, smartfony) dzięki którym będą szybko i sprawnie przedstawiać oferty, promocje oraz zbierać zamówienia. Do tych celów świetnie sprawdzi się mobilna aplikacja SFA (Sales Force Automation) skoordynowana z systemem ERP używanym w firmie. Dzięki SFA handlowcy pracują wydajnie i obsługują więcej klientów co ma znaczący wpływ na zwiększenie obrotów firmy.
Zarządzanie powierzchnią magazynową
Większość firm z branży handlowo-dystrybucyjnej musi sprostać wyzwaniu jakim jest obsługa magazynów wysokiego składu. Optymalizacja powierzchni magazynowej zmniejsza koszty eksploatacyjne magazynu i pracujących w nim osób, co pozytywnie wpływa na zyskowność całego przedsiębiorstwa. W optymalizowaniu i sprawnym funkcjonowaniu powierzchni magazynowych również pomaga odpowiednie oprogramowanie ERP. Nowoczesne systemy są skoordynowane z mobilnymi aplikacjami magazynowymi, do których pracownicy na bieżąco wprowadzają aktualne informacje o ilości poszczególnych towarów i ich rozłożeniu na półkach. Na tej podstawie tworzone są historyczne stany magazynowe, dzięki którym możliwe jest wykonanie szczegółowej analizy sprzedaży oraz regularne uzupełnianie stanów minimalnych. Analiza pomaga wykryć błędy w funkcjonowaniu magazynu i wprowadzić zmiany zwiększające efektywność przedsiębiorstwa.
Zamówienia i faktury
Sprawny obieg dokumentów pomiędzy firmą handlowo – dystrybucyjną, a jej kontrahentami przyspiesza procesy płatnicze i pozytywnie wpływa na zyskowność przedsiębiorstwa. Najszybsza wymiana dokumentów odbywa się oczywiście drogą elektroniczną. Narzędziem, które znacznie ułatwia i przyspiesza obieg zamówień i faktur jest tzw. platforma EDI (Electronic Data Interchange). Celem EDI jest wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych np. na wielostronicowych fakturach. Platforma ma wbudowane formuły i indeksy, dzięki którym wygenerowanie i wysłanie odpowiedniego dokumentu zajmuje dosłownie kilka minut. To znaczne ułatwienie dla firm wystawiających faktury, na których często widnieje nawet ponad tysiąc pozycji. Przedsiębiorcy prowadzący działalność handlowo- dystrybucyjną powinni wybrać oprogramowanie ERP, które jest kompatybilne z platformą EDI. W ten sposób usprawnią wymianę dokumentów ze swoimi kontrahentami i zwiększą zyskowność firmy. W nowoczesnych systemach ERP, takich jak np. Teta ERP autorstwa Unit4 Polska, dzięki koordynacji z platformą EDI można automatycznie tworzyć dokumenty przyjęć magazynowych, zamówienia/faktury sprzedaży oraz zakupu.
Obsługa faktoringu i kontrola limitów kredytowych
Oprogramowanie ERP powinno również zapewnić sprawną obsługę rozrachunków i faktoringu od sprzedaży oraz zakupu. Firmy handlowo-dystrybucyjne (np. hurtownie) korzystające z usług faktora muszą na bieżąco dostarczać faktorowi specyfikacje dotyczące sprzedaży w danym tygodniu. Odpowiednio dobrany system ERP przyspiesza ten proces dzięki gotowym formułom umożliwiającym szybkie wygenerowanie raportu sprzedaży w formie elektronicznej i wysłanie tej informacji bezpośrednio do faktora. Dobrej klasy oprogramowanie ERP posiada także funkcję prognozowania cashflow (przepływu pieniądza) w firmie. Taka analiza bardzo przydaje się do utrzymania płynności finansowej w organizacji ponieważ pokazuje stosunek faktur sprzedaży do faktur zakupu, dzięki czemu przedsiębiorca może kontrolować wydatki oraz limity kredytowe swoich kontrahentów. Jeżeli któryś z nabywców jest już zbyt zadłużony system ERP informuje o tym, dzięki czemu firma może wstrzymać sprzedaż do momentu aż dłużnik nie ureguluje zaległych faktur. Niektóre systemy ERP mają bardzo rozbudowaną kontrolę limitów kredytowych. Na przykład w oprogramowaniu Teta ERP mamy wielofirmową kontrolę limitów kredytowych. Jeżeli nabywca przekroczył limit, a jego firma jest częścią jednej grupy kapitałowej to wszystkie spółki należące do tej firmy mogą być objęte tym limitem.
ERP dla firm usługowych
Planowanie budżetu i ewidencja zarządcza
Planowanie to słowo klucz do prawidłowego funkcjonowania firmy usługowej. Każdy projekt (np. stworzenie sprofilowanego systemu IT) zanim wejdzie w życie, powinien być dokładnie przeanalizowany pod kątem opłacalności. W tym celu powinien być stworzony tzw. budżet projektowy, który rozbija się na budżet przychodowy i budżet kosztowy. Podczas realizacji projektu firma musi regularnie śledzić oba budżety i sprawdzać czy koszty nie zaczynają być większe od ustalonego przychodu. Do tego celu idealnie sprawdzi się oprogramowanie ERP z funkcją budżetowania i analiz. Pracownik, który chce zrobić wydatek składa wniosek do systemu ERP. Następnie jego prośba jest weryfikowana przez osoby decyzyjne na podstawie danych o budżecie projektu, które znajdują się w systemie. Finalnie wniosek zostaje zaakceptowany lub odrzucony, w zależności od sytuacji finansowej projektu. Filarem każdej firmy usługowej powinna być także efektywnie działająca księgowość. Sprawne ewidencjonowanie przychodów oraz kosztów jest warunkiem utrzymania płynności finansowej w organizacji. Przy tworzeniu takich zestawień również pomocne jest dobre oprogramowanie ERP z rozbudowaną ewidencją zarządczą dostępną w każdym module całego pakietu ERP.
Nowe technologie do obsługi pracowników i menedżerów
Wyniki Globalnego Badania Produktywności przeprowadzonego na zlecenie firmy Unit4 pokazują, że pracownicy biurowi spędzają średnio 552 godziny rocznie na wykonywaniu administracyjnych bądź powtarzalnych zadań, które nie są wprost związane z ich podstawowymi obowiązkami. Oznacza to, że na tego typu działania poświęcane jest nawet ok. jednej trzeciej roku pracy. W efekcie koszt utraty produktywności dla sektora usługowego w 11 badanych krajach przekracza 5 bln dolarów! Jak więc zmniejszyć te ogromne straty i zwiększyć zyskowność firm usługowych? Odciążenie pracowników z administracyjnych czynności spowoduje, że będą mogli skupić się na swoich podstawowych obowiązkach, przez co wzrośnie ich efektywność, a co za tym idzie zwiększą się przychody firmy. W szybkiej i sprawnej obsłudze pracownika i menedżera pomogą mobilne platformy HR. To nowoczesne systemy, zaprojektowane tak aby pracownik, przy użyciu swojego urządzenia mobilnego (tablet, smartfon) mógł jak najszybciej zrealizować podstawowe czynności administracyjne takie jak: złożenie wniosku urlopowego czy zmianę danych osobowych oraz inne wnioski kadrowe. Czynności, które wcześniej wiązały się z wizytami w dziale HR i wypełnianiem rozbudowanych druków teraz można załatwić elektronicznie przy pomocy kilku kliknięć. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na wprowadzenie nowych technologii samoobsługowych w swojej organizacji nie tylko zwiększy jej zyskowność, ale także przyciągnie utalentowanych pracowników, którzy chcą pracować tylko w firmach, w których widzą potencjał do samorozwoju oraz pracy z najnowszymi narzędziami.
