Jak nie utonąć w zalewie danych? 5 najważniejszych cech przejrzystego raportu

Nowoczesne systemy dla biznesu gromadzą ogromne ilości danych. Niestety, ich użyteczność nie zawsze jest zadowalająca. Pozyskiwanie informacji, choć bardzo ważne, samo w sobie nie pozwala na wyciąganie wniosków pomocnych w podejmowaniu decyzji. W tym celu potrzeba narzędzi analitycznych, które odpowiednio przetwarzają i agregują gromadzone dane oraz prezentują je w jak najdogodniejszej formie dla użytkownika.

Jak sprawić by raport, jedno z najpopularniejszych narzędzi analitycznych, skutecznie przekształcał gigabajty niewiele mówiących danych w cenną i przystępną wiedzę biznesową? Wystarczy zadbać o 5 cech przejrzystego raportu, które przedstawiam poniżej.

Po pierwsze: zrozumiały

Czasami raportami nazywa się rozbudowane arkusze kalkulacyjne, których zrozumienie wymaga niemal tyle czasu, co ich przygotowanie. Po takie rozwiązania chętnie sięgają wyłącznie… ich twórcy. Aby raport miał szansę stać się istotnym narzędziem pracy, jego poszczególne elementy nie mogą być dla pracowników zagadką. Po pierwsze, przygotowując raport nie powinniśmy umieszczać w nim nadmiaru danych, które tylko zaciemniają prezentowany obraz. Zestawienie powinniśmy wyposażyć w intuicyjne etykiety kolumn i wierszy, legendę dla wykresów oraz, jeśli to konieczne, w instrukcję obsługi.

Po drugie: prezentujący dane w zróżnicowanej formie

Ludzie są z natury wzrokowcami, stąd bardziej od cyfr i rozbudowanych macierzy przemawiają do nich wizualizacje danych, np. diagramy i wykresy. Graficzną prezentację znacznie łatwiej zrozumieć (np. obserwując trendy bądź odchylenia) i zinterpretować. Czy to oznacza, że raport nie powinien zawierać tradycyjnych zestawień? Absolutnie nie! Podczas gdy diagram kołowy świetnie sprawdzi się do zobrazowania podsumowań, a linia trendu do uwidocznienia rozkładu zjawiska w czasie, tak tabela to doskonały sposób na prezentację szczegółów raportu. Stosujmy każdą z tych metod – zgodnie z przeznaczeniem.

Po trzecie: interaktywny

Gdy raport jest prosty i ogólny, jego użyteczność jest ograniczona. Jeśli natomiast zawiera dużą ilość danych, a jego struktura jest rozbudowana – staje się nieczytelny i niewygodny w użyciu. Właśnie dlatego jedną z najważniejszych cech nowoczesnego, przejrzystego raportu jest interaktywność – tj. możliwość dynamicznej zmiany jego elementów podczas przeglądania. Dzięki temu, w przeciwieństwie do statycznego zestawienia, użytkownik raportu interaktywnego na bieżąco dostosowuje jego układ i poziom szczegółowości do własnych potrzeb. Typowe interaktywne elementy raportów to m.in.:

  • filtry danych,
  • sortowania,
  • podsumowania i obliczenia,
  • odnośniki do obiektów i innych raportów.

Po czwarte: elastyczny w formie

W czasach tzw. Big Data najbardziej cenione są kompleksowe raporty zestawiające ze sobą dane pochodzące z wielu źródeł (np. z kilku systemów informatycznych). Takie narzędzia są z natury bardzo rozbudowane – co jednak wcale nie musi obniżać komfortu ich użytkowania. Zaawansowane raporty mogą bowiem przyjmować elastyczną formę np. wielowymiarowej kostki OLAP. Pozwala ona na przeglądanie danych z różnych perspektyw poprzez jej obracanie czy rozwijanie. Inną postacią elastycznego raportu jest popularna tabela przestawna.

Po piąte: spersonalizowany, czyli „uszyty na miarę”

Przejrzysty raport, to raport dostosowany do potrzeb (oraz stanowiska) użytkownika – zarówno pod względem danych, jak i formy ich prezentacji. Ważne jest, aby przeglądane przez pracowników zestawienia uwzględniały ich uprawnienia, tj. nie obejmowały elementów niedostępnych dla nich w systemie (chyba, że jest to biznesowo uzasadnione). Istotna jest tu również możliwość zachowywania preferencji użytkowników (np. tych z punktu 3) – tak, aby raport spełniał ich oczekiwania tuż po uruchomieniu.

Dobre, nowoczesne narzędzia raportujące udostępniają ponadto szereg innych personalizowanych funkcji, jak np. cykliczna wysyłka aktualnego raportu e-mailem czy generowanie powiadomień o istotnych zmianach kluczowych wskaźników dla firmy. Praca z takimi raportami to czysta przyjemność.