Pracownicy w procesie zmian – 5 praktycznych wskazówek dotyczących wdrażania zmian

Stare powiedzenie przedsiębiorców mówi, że jedyną trwałą i stałą rzeczą w biznesie jest zmiana. I o ile dla każdego, kto kiedykolwiek stał za sterami firmy jest to oczywiste, o tyle nie zawsze jest to jasne dla pracowników. Tym samym zarządzanie zmianą w organizacji staje się swoistym oswajaniem pracowników z fluktuacjami, przełamywaniem mentalności i barier, tworzeniem zachęt i motywowaniem, koncyliacyjnością procesów zarządczych.

Tu z kolei mamy zróżnicowane podejście do modeli zarządzania, od typowej autokracji nie znoszącej sprzeciwu właścicieli czy prezesa zarządu, aż do pełnej wersji turkusowej organizacji, w której teoretycznie nie ma szefów, a wszyscy odpowiadają za własne projekty. Niemniej – bez względu na styl zarządzania, pracownicy, a często ich opór, bierność czy wręcz sabotowanie rozwoju firmy np. ze względu na brak motywacji pełnią w procesie zmian kluczową rolę.

 Zarządzanie zmianą w organizacji

Niechęć do zmian po stronie pracowników ma swoją długą tradycję. Wynikało przede wszystkim ze swoistej stabilności rynków lat 60 i 70tych XXI  wieku, w których procesy zarządzania ewoluowały stosunkowo wolno. Świat zmienił się w wyniku globalizacji, rewolucji w procesach produkcyjnych, informatyzacji, a następnie digitalizacji. XXI wiek jest z kolei erą rosnącego znaczenia sztucznej inteligencji, cybernetyzacji oraz automatyzacji procesów, za które wcześniej odpowiadali ludzie. To oznacza, że pracownicy w procesie zmian muszą być przede wszystkim gotowi i otwarci na nieustanną naukę i doskonalenie nowych umiejętności. Nie tylko w przypadku procesów przemysłowych, ale i zarządczych, gdzie rodzą się nowe rozwiązania w sektorze administracji, logistyki, marketingu, sprzedaży czy łańcuchów dostaw. Pracownik, który na poziomie podstawowym, będzie zdemotywowany, postrzegając zmianę jako zagrożenie, a nie szansę rozwoju, nie będzie w stanie pokonać barier mentalnych. Tym samym proces zmian jako projekt wdrażany wewnątrz firmy, nie może przypominać katorgi. Dlatego często do zaplanowania projektów angażowania pracowników, łączone są siły i umiejętności zarządzania zespołami z narzędziami marketingu wewnętrznego.

5 zasad jak wdrażać zmiany w firmie?

Każda firma jest indywidualnością, swoistym tyglem, w którym spotykają się najróżniejsze mentalności, ścieżki kariery, umiejętności i cele biznesowe. Proces zmiany z kolei jest podróżą od stanu A do stanu B, którego cele wyznacza strategia wdrażania zmian.

 Zasada 1: KLAROWNA STRATEGIA

Zbuduj jasną strategię wdrażania zmian, zakomunikuj cele i metody jej wprowadzenia. Najlepiej gdy masz zdefiniowany stan obecny, czyli gdzie jesteś oraz obraz rozwoju – jak chcesz by firma wyglądała w perspektywie czasowej. Moim zdaniem dziś warto ograniczać się do perspektywy 3 lat i podzielić ją na 6 wyzwań półrocznych.

Zasada 2: PRZEJRZYSTA KOMUNIKACJA

Japończycy stosują prostą zasadę, najpierw planujemy, dyskutujemy, ustalamy – to może nawet chwilę trwać. Ale kiedy już zaczynamy projekt, to każdy wie co robić i nikt nie dyskutuje. W polskich firmach komunikacja zawsze kulała, szczególnie w zakresie szybkiej zmiany zdań, długich dyskusji, walki o władzę czy obrony własnych interesów. Ten ostatni element jest kluczowy, bo najczęściej wszyscy chcą zmian, tylko że nie ma chętnych do ich przeprowadzenia i mało kto chce zmieniać sam siebie lub procesy, do których jest przyzwyczajony od lat. Wewnętrzna komunikacja oparta o transparentny dialog i twarde dane jest kluczowa.

Zasada 3: GÓRA I DÓŁ DZIAŁAJĄ RAZEM

Podobnie jak ważna jest świadomość decydentów w zarządzie i menedżerów średniego szczebla, znaczenie mają zwykli ludzie na podstawowych stanowiskach. To właśnie od tych ostatnich zależy mnóstwo mikroprocesów, które decydują np. o poprawie jakości obsługi klienta, przepływie informacji czy  komforcie pracy. To kwestia realnej identyfikacji z firmą, w której się pracuje. A komfortu pracy nie osiąga się z dnia na dzień. Toksyczne procesy zarządzania zespołami pozbawiają zarządzających skutecznego kierowania zmianami i realnego zaangażowania pracowników w ich przebieg.

Zasada 4: NIE RÓB REWOLUCJI

Nikt nie lubi rewolucji w firmach. Wyjątkiem są oczywiście procesy gwałtownych zmian właścicielskich czy przejęć. W normalnych warunkach o procesach zmian myśli się w kontekście „map”, „rozkładów jazdy” trwających kilka lub kilkanaście miesięcy, a nie tygodni. To zawsze trzeba wziąć pod uwagę, podobnie jak zwiększenie motywacji. Zmiana w procesach zarządzania oznacza zwiększenie efektywności wykorzystania czasu pracy, ponieważ często dochodzą nowe obowiązki. Niezbędny jest też czas nauki np. nowych systemów informatycznych czy doskonalenie dodatkowych kompetencji.

 Zasada 5: NIE BÓJ SIĘ PORAŻEK

Jedną z największych obaw każdego pracownika, jest zwolnienie z pracy. Tymczasem popełnianie błędów jest organicznie wpisane w proces zarządzania pracownikami w procesie zmian. Dlatego kluczowa jest analiza zarówno sukcesów jak i porażek. Szczególnie jeśli te ostatnie są wynikiem ludzkich pomyłek, a nie celowego działania. Każdy przedsiębiorca powinien też mieć świadomość, że porażka może być związana z kosztami. Kluczem jest dobre planowanie procesów, transparentność zarządzania i nadzór, nastawiony na kontrolę i doskonalenie, a nie wytykanie błędów.

Pracownicy w procesie zmian, zmotywowani i zaangażowani są skarbem każdej firmy. Dzięki współpracy zarządzających, dostarczających narzędzi, rozwój organizacji może przebiegać o wiele łatwiej niż gdy jest to tygiel wzajemnej walki. Nierzadko kluczowe jest, by zanim zaplanuje się i wdroży projekty zmian, poprzedzić je procesem analizy pracowniczej, kompetencji zespołów i motywacji.