Chatbot rekrutacyjny – co to jest i dlaczego to “must have” w HR?

HR jest jednym z działów, który dynamicznie się zmienia i ulega transformacji. Oznacza to, że zwiększa się również ilość interakcji z pracownikami oraz aplikantami. Automatyzacja powtarzalnych czynności może przynieść wymierne korzyści tj. oszczędność czasu, czy zwiększenie produktywności. Korzyści jest jednak znacznie więcej, co czyni chatboty rekrutacyjne „must have” działu HR.

Czym jest chatbot?

Chatboty to software oparty na machine learning bądź sztucznej inteligencji (AI), który może symulować konwersację z użytkownikiem w jego naturalnym sposobie porozumiewania się za pomocą aplikacji, stron internetowych, czy telefonu. Chatboty są często określane jako najbardziej zaawansowana i obiecująca forma interakcji pomiędzy ludźmi a robotami.

Jakie są korzyści z korzystania z chatbotów?

Automatyzują powtarzalne procesy

Jedną z głównych korzyści płynących z korzystania z chatbotów rekrutacyjnych jest oszczędność czasu. Mogą one zautomatyzować wiele procesów tj. screenowanie kandydatów, umawianie na rozmowy rekrutacyjne, czy nawet zarządzanie całym procesem rekrutacyjnym aż po wdrażanie nowego pracownika. W tym ostatnim chatboty mogą z sukcesem odciążyć dział HR z powtarzalnych czynności, które zjadają olbrzymią część cennego czasu. Chatboty w dużej mierze mogą wręcz zastąpić komunikację z HR i odpowiedzieć na większość pytań nowego pracownika. Oszczędzamy więc czas i automatyzujemy procesy odciążając dział HR, który może się skupić na bardziej strategicznych działaniach.

Usprawniają interakcję z pracownikami

Chatboty pomagają HR stać się bardziej dostępnym dla pracowników i zapewnić natychmiastową odpowiedź na najczęściej zadawane pytania. To z kolei oszczędza HR czas na bardziej wymagające i przynoszące korzyści dla organizacji zadania tj. zarządzanie karierami pracowników. Co więcej, chatboty mogą okazać się wybawieniem, kiedy organizacja przechodzi przez zmiany, które generują  bardzo dużo pytań pracowników. Przykład takiego zastosowania możemy obserwować w dzisiejszej rzeczywistości, gdzie zmuszone sytuacją epidemiologiczną organizacje musiały przejść na pracę zdalną. Takie sytuacje rodzą mnóstwo pytań i wątpliwości, które mogą być w natychmiastowy sposób rozwiane przez chatboty.

Chatboty doskonale sprawdzą się w organizacjach, które zarządzają zespołami z różnych lokalizacji. Potrafią one utrzymywać regularny, proaktywny kontakt z pracownikami i rozpoznać sytuację, które wymagają ludzkiej interwencji.

Mogą służyć jako doradcy zawodowi

Chatboty mogą również funkcjonować jako „doradcy” dzięki zgromadzonym wcześniej danym, które potrafią we właściwy sposób przetwarzać. Mogą rekomendować pracownikom odpowiedni czas, w którym powinni się udać na urlop, pomagać w prowadzeniu zdrowego oraz aktywnego życia poprzez sugestie dotyczące podejmowanej aktywności fizycznej. Chatboty sprawdzą się też w roli „mentora”, który podpowie każdemu pracownikowi z osobna indywidualne ścieżki rozwoju oraz kursy. To może dotyczyć zarówno umiejętności twardych jak i miękkich.

Chatboty – wytyczne do wdrożenia

Pierwszym krokiem do wdrożenia chatbotów jest określenie obszarów, które chatboty mają wspierać. Do tego potrzebna jest kompleksowa analiza aktywności HR – wyzwań, mocnych stron oraz tych słabszych, które wymagają usprawnienia. Organizacja musi mieć jasną wizję, w jakim zakresie i jak automatyzacja ma zastąpić kontakt ludzki. Co więcej, nie tylko dział HR uczestniczy we wdrożeniu, dlatego potrzebna jest współpraca kilku działów, w tym m.in. IT, finansów oraz prawnego. W zależności od zastosowania, chatboty mogą posiadać dużą ilość danych poufnych oraz prywatnych. Organizacje powinny ustalić, jak zarządzanie danymi ma się odbywać i wyznaczyć procedury, które usprawnią właściwą kontrolę nad danymi pozyskiwanymi przed chatboty. Bardzo ważnym aspektem jest również ochrona tych danych, w szczególności tzw. „danych wrażliwych”, aby odbywało się to zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.

Bardzo istotnym jest, aby jeszcze przed wdrożeniem HR szczegółowo określił rolę chatbotów tak, aby było to klarowne dla potencjalnego użytkownika. Musimy pamiętać, że po drugiej stronie interakcji z oprogramowaniem jest człowiek, który raz zrażony może nie chcieć więcej korzystać z tego typu rozwiązań. Nie bójmy się eksperymentować i wyciągajmy wnioski z każdej innowacji, bo to jedyna droga do sukcesu.

Pola oznaczone* są obowiązkowe.

*Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez UNIT4 Polska sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu,przy ul. Powstańców Śląskich 7A, przekazanych przeze mnie danych osobowych, w celach marketingowych, w tym w celu utrzymywania kontaktu, przesyłania propozycji zawarcia nowych umów lub świadczenia kolejnych usług przez UNIT4 Polska sp. z o.o. jako administratora przekazanych danych osobowych. Potwierdzam jednocześnie, że zostałem poinformowany o dobrowolności wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w odniesieniu do każdego z celów ich przetwarzania, o prawie do wycofania zgody w dowolnym momencie oraz o zgodności z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych pod linkiem Polityka prywatności

X
Pobierz darmowy e-book i poznaj 3 kroki, by zarządzać efektywnością pracowników
Tak, chcę wiedzieć więcej