Jak wydajnie zarządzać zespołem w erze rynku pracownika?

W erze rynku pracownika bardzo ciężko jest utrzymać stały, efektywny zespół. Najlepiej wiedzą o tym menedżerowie, którzy odpowiedzialni są za planowanie pracy i motywowanie swoich podopiecznych w taki sposób, aby utrzymać wysoką produktywność organizacji i nie stracić przy tym cennych pracowników. Jakie rozwiązania mogą im pomóc jeszcze lepiej wykonywać swoją pracę?

Co mówią dane

Dane statystyczne pokazują, że nadal mamy do czynienia z rynkiem pracownika. Świadczą o tym choćby wyniki 34. edycji badania Randstad – Monitor Rynku Pracy. Z poniższych wykresów można wywnioskować, że na rynku panuje obecnie ogromna rotacja, a ludzie coraz mniej boją się stracić pracę lub zmienić pracodawcę.

Frustracja kadry menedżerskiej

Problem dużej rotacji jest często przedstawiany w mediach HRowych z perspektywy pracodawców, którzy ponoszą coraz większe koszty związane z rekrutacją i zapewnieniem ciągłości procesów biznesowych. Tymczasem kłopot ten dotyka również menedżerów wszystkich szczebli, odpowiedzianych za kierowanie grupami projektowymi. Duża rotacja powoduje, że dużo trudniej jest kierować swoim zespołem i w czasie realizować wyznaczone cele i zadania. W efekcie frustracja menedżera może być tak duża, że sam postanowi zmienić pracodawcę. Jak więc ułatwić pracę menedżerom i jednocześnie zadbać o zachowanie ciągłości w biznesie?

Efektywne planowanie pracy zespołu

Jednym z głównych problemów, z którym na co dzień muszą mierzyć się menedżerowie, jest planowanie grafików. Wiąże się to z dopasowaniem godzin pracy do preferencji pracowników, co bywa nie lada wyzwaniem. Prawdziwy problem pojawia się jednak, kiedy zaczyna brakować osób do wypełnienia grafiku. Co menedżer powinien zrobić w takiej sytuacji?

• Wyznaczyć nadgodziny – godziny nadliczbowe nie zawsze muszą oznaczać zwiększenie kosztów pracy. Mogą być rekompensowane czasem wolnym, który pracownik będzie mógł wziąć, gdy potrzeby zespołu zmniejszą się. Takie rozwiązanie świetnie sprawdza się w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych. W zarządzaniu nadgodzinami pomagają nowoczesne rozwiązania IT.

W mobilnej platformie TETA ME przygotowaliśmy kompleksowy raport dla menadżerów, który umożliwia bieżącą kontrole bilansu nadgodzin. System sam aktualizuje dane i pokazuje ile nadgodzin zostało zleconych i ile z nich trzeba rozliczyć.

– mówi Katarzyna Jaśniewicz z firmy Unit4 Polska, producenta oprogramowania dla biznesu marki TETA.

– W TETA ME pracownik może w prosty sposób zasugerować kiedy chciałby odebrać czas wolny za pracę w nadgodzinach, a menadżer może to zaakceptować lub odrzucić, przy pomocy kliknięcia na smartfonie – dodaje Katarzyna Jaśniewicz.

Kontrolowanie stanu nadgodzin i ich odbioru jest niezwykle ważne, ponieważ brak zbilansowania godzin nadliczbowych czasem wolnym niesie za sobą spore koszty. W wypadku nieodebrania nadgodzin, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości 150 -200% stawki (wyższy procent obowiązuje w przypadku pracy dodatkowej w nocy i w święta).

• Zatrudnić pracowników z agencji pracy tymczasowej – możliwość wykorzystania zasobów z zewnątrz może uratować dotrzymanie terminu dostarczenia projektu. W sytuacji, gdy pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę mają wyczerpane limity nadgodzin, pracodawca może zatrudnić osoby z tzw. „listy rezerwowej”, czyli np. z agencji pracy tymczasowej, z którą ma podpisaną umowę. To praktyka, która przydatna jest także w okresach częstych zachorowań .

Takie rozwiązania również są wspierane przez systemy IT do obsługi pracownika. Przykładowo wspomniana aplikacja TETA ME umożliwia pełną ewidencję pracowników tymczasowych w systemie bazowym – TETA HR. Dzięki temu menadżer ma łatwy dostęp do informacji o osobach, którymi może zastąpić nieobecnych członków zespołu.

Zarządzanie kompetencjami pracowników

To kolejne wyzwanie, z jakim musi poradzić sobie każdy menedżer. On najlepiej zna mocne i słabe strony członków swojego zespołu i na tej podstawie musi odpowiednio wyznaczyć wszystkie zadania. Informacje o uprawnieniach oraz poziomie kompetencji są szczególnie pomocne podczas planowania pracy zespołów, w których wymaga się określonych umiejętności technicznych. Takie dane również są zbierane i zapisywane w systemach.

Do katalogowania umiejętności pracowników służy specjalny moduł – tzw. skill matrix. Na podstawie zawartych w nim danych menedżer jest w stanie bez problemu dobrać odpowiednich pracowników do odpowiednich zadań.

– mówi Piotr Rawski, wdrożeniowiec, autor bloga informatykawfirmie.pl.

-W takim narzędziu można dodatkowo odnotować indywidualne preferencje pracownika, takie jak np. niechęć do pracy w godzinach nocnych.

– dodaje Piotr Rawski.

W przypadku pracy w nocy, wyjazdów służbowych i pracy w nadgodzinach, oprócz osobistych preferencji będzie istotna także sytuacja prywatna pracownika. Osoby sprawujące opiekę nad dzieckiem do lat 4 , kobiety w ciąży lub pracownicy z grupą inwalidzką chronieni są regulacjami prawnymi, które menedżer ma obowiązek uwzględnić podczas tworzenia harmonogramu.

Manager w roli HR business partnera

Menedżerowie w strukturze rozproszonej, często obsługują sprawy związane z zatrudnieniem pracownika – np. decydują, że chcą zatrudnić daną osobę po okresie próbnym i wystawiają wniosek o przedłużenie umowy. Kierownicy jednostek podejmują również decyzję o uzupełnieniu zasobów, podpisując w imieniu pracodawcy umowy zlecenie, i rozliczającą rachunki do tych umów. Dlatego dla menedżera ważne jest posiadanie narzędzia, umożliwiającego załatwianie tych spraw szybko i sprawnie, bez konieczności wizyt w centrali lub korzystania z usług kurierskich.

Wniosek o zatrudnienie pracownika, przedłużenie umowy, czy o zawarcie nowej umowy zlecenia można dzisiaj zrealizować elektronicznie. Przy pomocy mobilnej platformy dla menedżerów. Elektroniczny dokument wysyłamy z komputera, tabletu lub smartfona, a informacja trafia bezpośrednio do aplikacji kadrowej. Dzięki pełnej integracji rozwiązań dla menedżerów i dla HR, procesy kadrowe, (np. przedłużenie umowy o pracę) zajmują kilka minut- od dodania wniosku, do wygenerowania nowej umowy o pracę.

– zauważa Katarzyna Jaśniewicz z Unit4 Polska.

Warto w tym momencie również przypomnieć o nowelizacji prawa, dotyczącej digitalizacji akt pracowniczych (więcej na temat zmian w tekście: https://goodpoint.blog/zmiany-od-1-stycznia-2019-digitalizacja-akt-pracowniczych-oczami-ekspertow/)

Elektroniczne teczki pracownika to także bardzo pomocne narzędzie dla menedżerów. Kierownik zespołu ma stały dostęp do dokumentacji BHP, czyli do dokumentów o badaniach okresowych, przebytych szkoleniach BHP, czy ważności uprawnień i certyfikatów wymaganych na niektórych stanowiskach (np. dla osób pracujących na dużych wysokościach, czy przy obsłudze specjalizowanych maszyn i pojazdów). W przypadku dokumentacji papierowej, znalezienie tych danych zajęłoby dużo więcej czasu, a w niektórych wypadkach wiązałoby się z dodatkowymi kosztami przekazywania dokumentów firmą kurierską. Kierownicy niemający dostępu do dokumentacji BHP pracownika muszą często prowadzić dodatkowe ewidencje.

Ze wspomnianego badania Randstad wynika, że trend częstej zmiany pracodawcy będzie się nadal rozwijał, a ludzie coraz swobodniej będą podchodzić do tematyki zatrudnienia. W związku z tym każdy przedsiębiorca, który chce utrzymać produktywność swojej organizacji na wysokim poziomie, powinien wspomagać się na co dzień narzędziami informatycznymi które wspierają procesy zarządzania czasem.