Integracja oprogramowania dla biznesu – co i kiedy warto integrować?
W każdej, nawet niewielkiej firmie, działa nie jeden, a co najmniej kilka systemów informatycznych. Począwszy od pakietów biurowych, przez stronę www, sklep internetowy, kasę fiskalną, aż po rozwiązania księgowe, bądź oprogramowanie biznesowe klasy CRM i ERP. Wiele z nich może działać wspólnie, znacząco podnosząc użyteczność każdego z systemów. Integracja oprogramowania, dzięki której taki efekt (zwany synergią) jest możliwy, jest procesem skomplikowanym i kosztownym – warto więc dobrze się zastanowić, które systemy warto zintegrować w firmie, a którym pozwolić działać samodzielnie.
Typowe integracje systemów dla firm
O tym, na czym polega integracja systemów informatycznych oraz jakie korzyści może przynieść jej przeprowadzenie pisałem na GoodPoint już jakiś czas temu. Korzyści te zależą oczywiście przede wszystkim od rodzaju integrowanych rozwiązań. I choć technicznie możliwe jest połączenie ze sobą w zasadzie dowolnych narzędzi, w praktyce firmy najczęściej decydują się na typowe integracje.
W przypadku systemów ERP, czyli oprogramowania IT najczęściej spotykanego w polskich firmach, są to przede wszystkim:
- Integracja z systemami CRM / SFA – np. synchronizacja bazy klientów, katalogu produktów oraz danych sprzedażowych,
- Integracja z systemami sprzedażowymi (eCommerce, Retail) – np. synchronizacja przepływów pieniężnych, bazy produktów i cenników,
- Integracja z systemami związanymi z produkcją i magazynem – np. synchronizacja bazy produktów i stanów magazynowych,
- Integracja z systemami transportowymi oraz oprogramowaniem firm kurierskich – w celu szybkiej / automatycznej organizacji transportu towaru do klienta tuż po zakupie,
- Integracja z platformami EDI – w celu umożliwienia wymiany informacji z innymi systemami w zunifikowanej formie,
- Integracja z hurtowniami danych / business intelligence – zasilanie ich danymi, w celu dalszej obróbki, umożliwiającej podejmowanie decyzji biznesowych,
- Integracja z systemami publicznymi (np. eDeklaracje, Płatnik ZUS) – m.in. w celu sprawnego / automatycznego udostępniania podmiotom publicznym danych, wymaganych polskim prawem.
Czy wspomniane integracje to jedyne słuszne sposoby na łączenie oprogramowania? Nie, ale z pewnością obecność na powyższej liście zwiększa prawdopodobieństwo, że dane połączenie systemów zakończy się powodzeniem i okaże się użyteczne w naszej firmie.
Uwaga na “gotowe integracje”
Pamiętajmy jednak, że integracja oprogramowania przyniesie korzyść dopiero wtedy, gdy jej kształt i zakres będą odpowiadać realnym potrzebom naszego przedsiębiorstwa. Sam fakt połączenia dwóch systemów nie jest bowiem wartością samą w sobie. I choć wydaje się to oczywiste, na rynku funkcjonuje wiele “gotowych integracji”, których użyteczność jest znikoma. Dotyczy to przede wszystkim systemów pudełkowych, których producenci wabią klientów ogromną liczbą konektorów (m.in. do popularnych rozwiązań dla biznesu oraz mediów społecznościowych) o niemal zerowej funkcjonalności.
Analiza celu – kluczowy etap integracji
Jak już wcześniej wspomniałem, integracja systemu informatycznego z innym rozwiązaniem, to zazwyczaj spore i kosztowne przedsięwzięcie – nie ma więc w nim miejsca na pomyłki. Właściwe określenie celu integracji (tj. problemów, które ma ona rozwiązać oraz korzyści, które powinna przynieść) jest kluczowe dla jego powodzenia. Podczas analizy może się na przykład okazać, że fantastyczny pomysł skomunikowania firmowego oprogramowania jest zupełnie nieadekwatny do potrzeb pracowników. Wówczas najlepszym wyjściem jest rezygnacja z takiego przedsięwzięcia. Jeśli jest odwrotnie, analiza celu również bardzo się przyda – m.in. w szczegółowym określeniu zakresu integracji.
Jak ją przeprowadzić? Załóżmy, że w naszej firmie wykorzystujemy dwa duże narzędzia informatyczne klasy CRM i ERP, o których integracji od dłuższego czasu myślimy. Aby wstępnie zweryfikować czy jest ona rzeczywiście zasadna, można posłużyć się prostą metodą 5 Why. Przykład:
- Dlaczego zintegrujemy system dla biznesu CRM z rozwiązaniem ERP? Odpowiedź: Gdyż obecnie ich osobne stosowanie jest zbyt czasochłonne.
- Dlaczego? Odpowiedź: Gdyż musimy weryfikować poprawność danych w obu systemach.
- Dlaczego? Odpowiedź: Gdyż te same informacje wprowadzamy w dwóch miejscach na raz.
- Dlaczego? Odpowiedź: Gdyż do prawidłowego działania wymagają uzupełnionej bazy klientów.
- Dlaczego? Odpowiedź: Gdyż wszystkie przechowywane w nich informacje powiązane są z poszczególnymi klientami.
Powyższe pytania wyłoniły podstawowe cele integracji (oszczędność czasu pracowników, poprawa jakości firmowych danych), potwierdziły zasadność przedsięwzięcia oraz wstępnie nakreśliły jego zakres (synchronizacja bazy klientów).
Integrować czy nie integrować?
Jeśli nasz pomysł na integrację firmowych systemów informatycznych ma mocne uzasadnienie biznesowe (cel), jego realizacja ma szansę wywrzeć mocny, pozytywny wpływ na efektywność infrastruktury IT w naszym przedsiębiorstwie. Zwłaszcza, jeśli znamy przykłady (i efekty) podobnych przedsięwzięć w innych firmach. Warto zapytać o nie dostawców oprogramowania, które stosujemy – z pewnością chętnie podzielą się z nami swoim doświadczeniem.
