Czym się kierować wybierając dostawcę oprogramowania IT dla biznesu?

Z badań przeprowadzonych przez Software Advice (Gartner) wynika, że aż 54% firm jest niezadowolonych z posiadanego oprogramowania ERP. W sektorze MŚP wiele spółek nadal ma wątpliwości, czy taki system jest im w ogóle potrzebny. Przedsiębiorcy wybierający rozwiązanie IT dla swojej firmy muszą zadać sobie ważne pytanie: jak wybrać oprogramowanie najlepiej dopasowane do mojej działalności?

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu klasy ERP, firma może przyspieszyć kluczowe procesy takie jak realizacja zleceń, czas produkcji, obieg dokumentów i informacji w firmie, etc., a co za tym idzie, uzyskać lepszy wynik finansowy. Software Advice w przytoczonych badaniach wskazuje, że podczas pierwszego procesu zakupowego w większości przypadków kluczowe jest kryterium ceny. Przy drugim wyborze dostawcy, na skutek nabytego doświadczenia, cena staje się dopiero piątym z kolei wskaźnikiem wyboru.

Niezależnie od tego czy firma ma już system, który przestał jej wystarczać, czy rozważa jego wybór po raz pierwszy, istnieje sześć kluczowych obszarów, które należy przeanalizować wybierając dostawcę oprogramowania ERP:

Dopasowanie systemu do mocnych stron firmy

Dobór odpowiedniego systemu IT dla biznesu to skomplikowany proces, który często wydłuża się, ponieważ firma bierze pod uwagę zbyt wiele rozwiązań dostępnych na rynku. Takie działanie generuje dodatkowe koszty i opóźnia uzyskanie korzyści z wdrożenia. Aby usprawnić ten proces, przedsiębiorca powinien skupić się na 3-4 rozwiązaniach najbardziej kompatybilnych z profilem jego działalności, a następnie ocenić funkcjonalności, które pomogą mu wzmocnić przewagę nad konkurencją.

Dokładna analiza kosztów

Analiza kosztów nie powinna opierać się wyłącznie na początkowych kosztach zakupu systemu, ale musi również uwzględniać koszty jego dalszego utrzymania oraz rozwoju. Firma powinna wybrać rozwiązanie, które pozwoli jej zminimalizować kolejne inwestycje w system.

Możliwości rozwoju systemu

Patrzenie w przyszłość to niezwykle ważny, a tymczasem często pomijany aspekt doboru oprogramowania dla biznesu. Przedsiębiorca powinien zadać sobie następujące pytania: Jak moja firma będzie wyglądać za 2, a jak za 5 lat? Jakie rozwiązania będą mi wtedy potrzebne? Czy dostawca będzie w stanie mi je dostarczyć? Czy dysponuje odpowiednimi zasobami i potencjałem?

Dostosowania systemu do zmian prawnych

Kolejnym ważnym aspektem jest dostosowanie systemu do zmian prawnych. Czy dostawca zapewnia je na czas i w ramach pakietu? Czy ogranicza się jedynie do głównych ustaw, a za pozostałe aktualizacje firma musi dodatkowo zapłacić.

System, a zmiany w firmie

Każda organizacja doświadcza zmian. Jeśli system i procesy nie są zaprojektowane tak, aby je wspierać, może się to niekorzystnie odbić na operacyjnej stronie biznesu. Przedsiębiorca powinien upewnić się, czy system jest w stanie łatwo zaadoptować się do zmian w organizacji (np. restrukturyzacja, przemodelowanie obiegu informacji etc.)

Obsługa klienta

Wdrożenie systemu ERP to wieloetapowy proces wymagający bieżących konsultacji, dlatego warto sprawdzić jakie wsparcie oferuje dostawca w tym obszarze. Czy posiada zespół wykwalifikowanych konsultantów, którzy są gotowi każdej chwili pomóc w rozwiązaniu ewentualnego problemu z nowym oprogramowaniem?