Efektywna integracja systemów informatycznych – na czym polega i jakie przynosi korzyści w biznesie?

W naszych firmach coraz chętniej wykorzystujemy wyspecjalizowane oprogramowanie wspierające m.in. produkcję, sprzedaż, zarządzanie zasobami ludzkimi, rekrutację, obsługę magazynu, marketing oraz wiele innych procesów biznesowych. I choć korzyści płynące z każdego z tych narzędzi są naprawdę duże,  najlepsze efekty osiągniemy dopiero wtedy, gdy są one ze sobą odpowiednio zintegrowane.

Czym jest integracja systemów informatycznych?

Integracja systemów IT to ich połączenie w sposób umożliwiający:

• przepływ danych pomiędzy poszczególnymi aplikacjami (np. informacji o kontrahentach i ich fakturach pomiędzy systemem CRM, a systemem księgowym),
• wykorzystanie systemu A, jako funkcji systemu B. (np. rozesłanie korespondencji mailingowej przez rozwiązanie Marketing Automation do grupy docelowej określonej w systemie CRM).

Wybrane korzyści z integracji systemów biznesowych

Kilka lat temu na swoim blogu informatykawfirmie.pl jako największą zaletę integracji systemów informatycznych wskazałem uzyskiwany dzięki niej efekt synergii. Korzyści płynących z używania powiązanych ze sobą aplikacji biznesowych jest bowiem znacznie więcej niż wynikałoby to z ich poszczególnych funkcjonalności. Zintegrowane systemy informatyczne są po prostu znacznie bardziej użyteczne. Wynika to m.in. z:

• wygody ich stosowania (dane wprowadzone w jednym systemie są dostępne we wszystkich skomunikowanych aplikacjach – nie ma potrzeby ich powielania, co znacznie przyspiesza pracę),
• wyższej jakości i spójności danych (wynikającej ze wspomnianego wyżej braku konieczności powielania tych samych informacji w wielu systemach – ogranicza to ryzyko pojawienia się błędu i duplikacji danych),
• większej użyteczności danych (możliwość jednoczesnego korzystania z danych gromadzonych przez wiele systemów, pozwalających na tworzenie przekrojowych raportów i analiz ułatwiających podejmowanie decyzji biznesowych),
• łatwiejszego dostępu do poszczególnych systemów (możliwość zastosowania technologii Sigle Sign On, dzięki której użytkownik po zalogowaniu do jednego systemu, automatycznie uzyskuje dostęp do pozostałych zintegrowanych aplikacji).

Integracja systemów informatycznych, choć sama w sobie jest kosztowna, w dłuższej perspektywie może prowadzić do sporych oszczędności. Dzięki niej istnieje bowiem możliwość ograniczenia nabywanych przez firmę licencji na poszczególne aplikacje.

Przykład:

Pracownik działu sprzedaży wykorzystuje w swojej pracy system CRM i sporadycznie logując się do systemu księgowego (w celu sprawdzenia statusu wystawionej klientowi faktury). Potrzebuje więc dostępu (licencji) do obu narzędzi. Po ich integracji (polegającej m.in. na prezentacji statusu wystawionych faktur bezpośrednio w systemie CRM) sprzedawca nie musi już logować się w systemie księgowym, nie potrzebuje więc osobnej licencji na to oprogramowanie.

Warunki właściwej integracji systemów IT

W polskim internecie trudno znaleźć wskazówki na temat skutecznej integracji oprogramowania dla biznesu. Dominują materiały reklamowe firm konsultingowych, zachęcające do skorzystania z ich usług. Jednym z niewielu tekstów na ten temat jest publikacja portalu Computerworld, porównująca sposoby integracji systemów IT – wskazująca wady i zalety każdej z metod (dane w pliku, baza do bazy, wspólna baza danych, magistrala dla danych).

Metoda integracji, choć szalenie istotna, jest jednak według mnie pochodną innych czynników – przede wszystkim możliwości integracyjnych systemów informatycznych, które posiadamy (bądź zamierzamy posiadać) oraz jej celów.

Jeśli jesteśmy na etapie wyboru oprogramowania dla naszej firmy, upewnijmy się koniecznie, że dany system informatyczny dla biznesu jest wyposażony w REST-owe API (Application Programming Interface) pokrywające co najmniej funkcjonalność interfejsu użytkownika wraz z wyczerpującą dokumentacją na ten temat. Istotne są tu również relacje z naszymi dostawcami oprogramowania – podczas procesu integrowania systemów (w mniejszym bądź większym zakresie) zaangażowane będą bowiem wszystkie strony.

Poza wyborem właściwego oprogramowania (tj. takiego, które mówiąc wprost, da się zintegrować) szalenie istotna dla końcowego efektu integracji jest analiza biznesowa – określająca konkretne cele integracji systemów oraz jej kształt. Jakie dane chcielibyśmy współdzielić pomiędzy poszczególnymi systemami? Czy w każdym z nich powinniśmy je edytować? Jeśli jednocześnie zmodyfikujemy je w kilku systemach, które z nich miałyby zostać zapisane? Co ma zadziać się, gdy jeden z systemów jest czasowo niedostępny? To tylko kilka spośród wielu ważnych pytań, które powinny zostać wyjaśnione na tym etapie.

Jako że analiza biznesowa jest w zasadzie decydującą fazą integracji, ważne aby została przeprowadzona w odpowiedni, profesjonalny sposób. Usługi w tym zakresie świadczą zazwyczaj sami producenci oprogramowania oraz niezależne firmy konsultingowe. Wybór usługodawcy należy do nas, sięgajmy jednak po firmę możliwie najbardziej doświadczoną.

Koszt integracji systemów informatycznych

Jak wspomniałem już wcześniej, integracja systemów informatycznych z pewnością jest procesem skomplikowanym i kosztownym. Koszt integracji zależy przede wszystkim od jej zakresu (ilość integrowanych systemów, cele integracji) oraz możliwości integracyjnych poszczególnych aplikacji (metoda integracji, dostępność dokumentacji, wsparcie dostawców) – jednak zazwyczaj jest wysoki z uwagi na swój indywidualny (tj. dedykowany konkretnemu klientowi) charakter.

Koszt integracji systemów IT można znacząco obniżyć (czasem nawet do zera), sięgając po aplikacje wyposażone w gotowe, predefiniowane przez producenta integratory i plug-iny umożliwiające komunikację z innymi, popularnymi narzędziami (np. systemami księgowymi, CRM, social media itd.). Miejmy jednak świadomość, że funkcjonalność większości takich integratorów jest bardzo wąska i może nie spełnić naszych potrzeb. Pamiętajmy, że dwa systemy można zintegrować na szereg sposobów, w bardzo różnym zakresie – i samo hasło “integracja” mówi naprawdę niewiele.

Na koniec pytanie – Jakie są Wasze doświadczenia z integracją systemów informatycznych? Zachęcam do dzielenia się nimi w komentarzach poniżej.