Outsourcing usług w czasie kryzysu. Dlaczego warto?

Według badań HRL ze stycznia 2020 roku głównymi motywami przedsiębiorstw w zakresie outsourcingu są przede wszystkim oszczędności i kontrola kosztów w firmie oraz możliwość szerszego wykorzystania własnych zasobów i skierowania go do innych celów. Przedsiębiorstwa kierując się wyborem firmy outsourcingowej biorą pod uwagę opinie i referencje (36% badanych), kwalifikacje i doświadczenie kadry (36%) oraz renomę marki (14%). Jednym z kluczowych problemów wskazywanych przez badanych jest zwracanie uwagi wyłącznie na niską cenę usług bez sprawdzenia wcześniej jakości i referencji. Nie mniej istotnym problemem są trudności z komunikacją po podpisaniu umowy. Pomimo to większość firm zadowolona jest ze współpracy z firmami outsourcingowymi (72%).

Na czym polega outsourcing?

Istotą outsourcingu usług jest wykorzystanie zewnętrznych zasobów. Polega na przekazaniu zewnętrznej firmie konkretnych kompetencji, zadań czy procesów do realizacji. Nazwa „outsourcing” jest frazą wynikającą z połączenia trzech słów: outside-resource-using czyli korzystanie z zewnętrznych źródeł. U ich podstaw leży myśl Henry`ego Forda, który uważał, że jeżeli nie mogą zrobić czegoś lepiej niż konkurenci, warto zatrudnić kogoś, kto wykona to lepiej. Ta idea outsourcingu jako kompleksowej dziedziny wiedzy, rozwinęła się przede wszystkim pod koniec XX wieku. Przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu delegowały wykonywanie konkretnych projektów firmom zewnętrznym. W taki sposób rozwijała się branża samochodowa, lotnicza czy morska. Coraz więcej wyspecjalizowanych firm produkowało na zamówienie konkretne elementy i detale, które następnie montowano w fabrykach wytwarzających ostateczny produkt. Outsourcing usług biurowych, księgowych informatycznych czy logistycznych rozwinął się na tych podstawach. Wyspecjalizowane firmy nabywały coraz większego doświadczenia w realizacji konkretnych procesów biznesowych oraz rozwijały narzędzia i zatrudniały specjalistów. Dzięki temu ich kompetencje zdecydowanie się powiększały, a przedsiębiorstwa wynajmując firmę outsourcingową mogły racjonalizować ponoszone koszty.

Outsourcing w dobie kryzysu

Sytuacja związana z okresami kryzysów czy obecna globalna pandemia wpływają na charakter świadczenia usług. Istotną wartością firmy outsourcingowej jest w tym wypadku posiadane przez nią zaplecze techniczne oraz doświadczenie zatrudnianych specjalistów. W przedsiębiorstwach czas kryzysu jest najczęściej momentem redukcji zasobów, natomiast firma outsourcingowa w takich sytuacjach skupia się na własnym core business. W związku z tym cele klienta i firmy outsourcingowej są ze sobą zbieżne: to dążenie do oszczędności czasu, kosztów oraz poprawa jakości zarządzanych procesów. Wykorzystanie nowoczesnych technologii w połączeniu z elastycznym modelem współpracy umożliwia ograniczanie ryzyka popełnianych błędów, szczególnie w outsourcingu kadrowo-płacowym.

Racjonalizacja kosztów dzięki outsourcingowi kadrowo-płacowemu

Przedsiębiorstwa analizują koszty outsourcingu porównując je z kosztami zatrudniania i utrzymania własnych pracowników. W dobie cyfryzacji kluczowe są również zasoby informatyczne i aplikacje umożliwiające profesjonalną obsługę HR. Firmy outsourcingowe inwestują po prostu w wyspecjalizowane rozwiązania IT i aplikacje, by jakość świadczonych przez nie usług stała na jak najwyższym poziomie. To z kolei pozwala przedsiębiorstwu na unikanie kosztownych inwestycji. Wynajem konkretnych usług i zasobów jest po prostu relatywnie tańszy. Przykładowo, w przypadku rozwiązań aplikacji TETA nie trzeba kupować programu, aby moc w pełni korzystać z pełnej funkcjonalności. Dostęp do aplikacji jest możliwy w ramach usługi outsourcingu płacowego lub kadrowo płacowego, w ramach którego firma outsourcingowa zapewnia odpowiednie środowisko pracy dla aplikacji w chmurze oraz odpowiednie cyberbezpieczeństwo tego środowiska.

Przedsiębiorca  nie musi po swojej stronie posiadać żadnego środowiska IT, a użytkownicy łączą się bezpośrednio do aplikacji zainstalowanej po stronie dostawcy usługi.

Przyszłość systemów outsourcingowych

W przypadku zlecania zewnętrznych usług administracyjnych, księgowych czy informatycznych, kluczowe wydaje się rozwijanie specjalistycznych aplikacji i budowanie bazy wiedzy o najbardziej efektywnych procesach. W obszarze usług administracyjnych to przede wszystkim cyfryzacja posiadanych zasobów, elektroniczne archiwa, obieg dokumentów czy bieżąca komunikacja i zarządzanie zadaniami. Usługi księgowości elektronicznej to poza zarządzaniem dokumentami, przede wszystkim dostarczanie konkretnej informacji finansowej, wskaźników czy analiz. Outsourcing usług informatycznych jest dziś przede wszystkim wyzwaniem w zakresie cyberbezpieczeństwa i ochronie kluczowych baz danych i informacji.

Reasumując – postępująca cyfryzacja procesów biznesowych oraz rozwój big data i sztucznej inteligencji będzie sprzyjał firmom outsourcingowym. Ich przewagą będzie przede wszystkim specjalizacja, zdobywane doświadczenie i dane, które będą służyć budowaniu algorytmów usprawniających zarządzanie.