Mobilne rozliczanie wniosków pracowniczych – przyjemny dodatek czy absolutny “must have”?

W niektórych polskich firmach, jeszcze do niedawna wzięcie kilku dni urlopu, potrzeba odbycia wyjazdu służbowego, pracy zdalnej, bądź wymiany sprzętu oznaczały konieczność wypełniania i procesowania papierowych dokumentów.

Obecnie (choć w dalszym ciągu nie wszędzie), wnioski pracownicze składamy elektronicznie, dzięki systemom klasy HRM (Human Resources Management). Do części z nich możliwy jest również dostęp za pomocą urządzeń mobilnych, takich jak smartfon czy tablet. Sprawdźmy czy i komu przyda się taka możliwość.

Mobilny dostęp do wniosku, czyli?

O mobilnym dostępie do wniosku możemy mówić wówczas, gdy jesteśmy w stanie otworzyć go i wygodnie zarządzać nim za pomocą smartfonu,tabletu, czy tak na prawdę każdego innego urządzenia z dostępem do Internetu i zainstalowanąprzeglądarką Wygoda oznacza tutaj dostosowanie interfejsu użytkownika (wielkość czcionek, układ ekranu, kształt i rozmieszczenie elementów nawigacyjnych) do rozmiaru wyświetlacza naszego urządzenia. Rozwiązanie mobilne może stanowić zarówno tzw. aplikacja natywna – stworzona specjalnie na potrzeby platformy mobilnej (np. systemu Android lub iOS) bądź aplikacja webowa wykonana zgodnie z zasadami RWD (Responsive Web Design) – dostosowująca swój kształt do ekranu użytkownika (wówczas korzystamy z dokładnie tej samej aplikacji zarówno podczas pracy przy komputerze, jak i na smartfonie).

Korzyść dla pracownika

Dostęp do wniosków pracowniczych z poziomu smartfonu jest z pewnością dużym ułatwieniem dla pracowników terenowych, nie posiadających pod ręką komputera. Dzięki możliwości np. rozliczenia delegacji jeszcze w trakcie podróży służbowej, oszczędzamy czas pracownika w biurze, który może poświęcić na inne zadania.

Mobilne wnioski pracownicze przydadzą się również wszędzie tam, gdzie komputer nie jest na wyposażeniu kadry, np. w halach produkcyjnych. Smartfona ma obecnie każdy, więc zamiast ustawiać się w kolejce do jednego czy dwóch terminali w pobliżu, wystarczy skorzystać z własnego telefonu.

Korzyść dla managera

Z tych samych przyczyn możliwość mobilnego dostępu do wniosków pracowniczych doceni również kadra kierownicza. Managerów z pewnością ucieszy ponadto sposobność ich obsługi np. w podróży. Przez ręce kierownika miesięcznie przechodzi około 200 wniosków związanych z weryfikacją czasu pracy, rozliczeniem delegacji, urlopami i zwolnieniami lekarskimi, informacją zwrotną czy składnikami wynagrodzenia. Dzięki możliwości zapoznania się z ich treścią, a następnie akceptacji bądź odrzucenia np. w terenie lub w czasie mniej angażujących spotkań, obsługa takiej liczby wniosków nie stanowi aż tak dużego problemu.

Korzyść dla działu kadr

Z tych samych przyczyn mobilność obsługi wniosków w systemie HRM przyda się pracownikom działów personalnych, którzy na co dzień mają do czynienia z (dosłownie) tysiącami wszelkiej maści wniosków. Co prawda z uwagi na ich ilość, a także charakter pracy działów kadr, zastąpienie komputera telefonem nie wydaje się dobrym rozwiązaniem. Jednak mobilny dostęp do wniosków oraz możliwość ich procesowania za pomocą urządzenia z mniejszym ekranem z pewnością przyda się w pilnych, niestandardowych sytuacjach (np. poza biurem, poza godzinami pracy).

Chwyt marketingowy czy realna pomoc?

Bez wątpienia największym usprawnieniem obiegu wniosków pracowniczych w firmie jest ich digitalizacja, którą z lepszym lub gorszym skutkiem zapewnia każdy system HRM. Nie każdy oferuje natomiast ich efektywną mobilną obsługę. Jeżeli rozliczanie wniosków pracowniczych za pomocą telefonu czy tabletu jest możliwe w dowolnych okolicznościach i miejscu (np. w podróży), pozwala to znacznie zaoszczędzić cenny czas pracy biurowej – zarówno pracownika, jak i działu kadr.