Co powinien zawierać system ERP dla uczelni wyższych?

Zgodnie z informacją opublikowaną przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju 28 marca 2018 r., w ramach konkursu “Zintegrowane Programy Uczelni” przeznaczone zostaną środki wysokości ponad 1 mld złotych na rozwój uczelni w Polsce. To konkurs, który daje szkołom wyższym możliwość wdrożenia kompleksowych projektów rozwojowych. Nie ulega bowiem wątpliwości, że polskie środowisko naukowe potrzebuje nowoczesnej struktury organizacyjnej, wspieranej przez najnowsze technologie – w szczególności wysokiej klasy system ERP dla uczelni wyższych. Pojawia się więc pytanie – Jakie funkcjonalności powinien zawierać taki system?

Odpowiedź na powyższe pytanie nie jest prosta, ponieważ uczelnie, tak samo jak inne organizacje, znajdują się na różnych etapach rozwoju, mają odmienną wielkość i sposoby funkcjonowania. Są jednak kluczowe funkcjonalności, które usprawnią zarządzanie każdą uczelnią i to właśnie w nie powinien być wyposażony dobry system ERP. Oto one:

Pełna kontrola budżetowa projektów

Poniżej widoczny jest schemat realizowania projektów na uczelni wyższej.

 

Na uczelniach wyższych realizowane są różnego rodzaju projekty: inwestycyjne, naukowo – badawcze, dydaktyczne, inne. Każdemu z tych przedsięwzięć towarzyszy szereg procesów rozliczeniowych, które muszą być zrealizowane w wyznaczonym czasie i zgodnie z przyjętym harmonogramem oraz budżetem. Bieżącemu rozliczeniu podlegają między innymi (widoczne także na schemacie):

• Wynagrodzenia osób biorących udział w projekcie
• Wydatki materiałowe i usługi wspomagające projekt
• Wpływy z projektu – w tym granty oraz dotacje statutowe
• Aparatura i sprzęt użyty podczas pracy nad projektem
• Podróże służbowe w ramach projektu
• Koszty pośrednie wynikające z korzystania z zasobów wspólnych uczelni (energia, pomieszczenia itp.).

Aby projekt przebiegał zgodnie z planem i przynosił zamierzone efekty, konieczna jest nieustanna kontrola budżetowa nad wszystkimi wyżej wymienionymi zmiennymi. Taką kontrolę znacznie ułatwi odpowiednio dobrany system ERP.

System informatyczny dla uczelni wyższych powinien umożliwiać pełną kontrolę środków dostępnych zarówno w jednostkach organizacyjnych jak i w budżetach projektowych. Osoba zarządzająca projektem powinna mieć łatwy wgląd we wszystkie operacje finansowe realizowane w ramach danego projektu.

– mówi Wojciech Wysocki, koordynator wdrożeń Teta ERP/EDU w firmie Unit4 Polska, która jest producentem oprogramowania dla uczelni wyższych Teta EDU.

Większość systemów ERP oferuje kontrolę budżetową, którą można zrealizować dopiero po poniesieniu wydatków. To zdecydowanie za późno. Dobry system to taki, który umożliwia analizowanie i rezerwowanie budżetu na etapie składania wniosku o wydatek. Ważne jest także, aby system ERP dla uczelni wyższych kontrolował koszty ludzkie (wynagrodzenie, premie, itp.) na etapie procesu doboru członków zespołu projektowego. Wtedy koordynatorzy projektu mogą przewidzieć czy starczy im środków (z odpowiednich źródeł finansowania) na zaangażowanie wszystkich planowanych pracowników.

– dodaje Wojciech Wysocki.

Rozwiązanie problemu organizacji dokumentów

Nowoczesny system ERP dla uczelni wyższych rozwiązuje także problem organizacji i dopasowania dokumentów do poszczególnych projektów. Osoby koordynujące projekty nie muszą przechowywać dokumentacji papierowej, która zajmuje mnóstwo miejsca (często są to rzędy szaf z segregatorami i dokumentami), przez co wyszukanie konkretnego dokumentu jest uciążliwe, a jakakolwiek analiza wymaga żmudnego, ręcznego wprowadzania danych do arkuszy kalkulacyjnych. Nowoczesny system ERP umożliwia nie tylko przechowywanie danych w jednej wspólnej bazie, ale także pozwala na udostępnianie dokumentów upoważnionym osobom i ich akceptację na wyznaczonych poziomach w organizacji. Funkcjonalność ta nazywana jest elektronicznym obiegiem dokumentów i może być stosowana zarówno wewnątrz organizacji, jak również na zewnątrz – pomiędzy uczelnią, a instytucjami zewnętrznymi (np. Ministerstwami odpowiadającymi za dofinansowanie projektów uczelnianych).

Jeżeli projekty są dofinansowane przez instytucje zewnętrzne często wymagają od uczelni dostarczenia szczegółowych informacji i raportów o realizowanym projekcie. Dobry system ERP powinien wspomagać użytkownika w wygenerowaniu i sprawnym dostarczeniu danych, w formacie wymaganym przez taką instytucję.

– mówi Wojciech Wysocki, koordynator wdrożeń Teta ERP/EDU w Unit4 Polska.

Kolejną ważną funkcjonalnością, odpowiadającą za porządek w dokumentach i ułatwiającą rozliczanie, jest możliwość powiązania jednego wniosku zakupowego do wielu projektów. Często jeden wydatek pokrywa zapotrzebowanie kilku projektów, realizowanych jednocześnie na uczelni. Każdy projekt ma prowadzoną osobną dokumentację, w związku z tym konieczne jest powiązanie wniosku zakupowego, ze wszystkimi projektami, których dotyczy wydatek. Proces ten staje się łatwy i szybki, jeżeli uczelnia ma wsparcie w odpowiednim systemie ERP, który nie tylko pozwoli odpowiednio posegregować dokumenty, ale także umożliwi rozliczenie jednego dużego wydatku na wiele projektów.

Sprawne raportowanie wewnętrzne i zewnętrzne

Raportowanie to niezwykle ważny element procesu projektowego na uczelni. Raporty projektowe dzielą się na :

• Zewnętrzne – Realizowane na zlecenie zewnętrznych instytucji (np. raport wydatków finansowanych z grantów lub/i dotacji unijnych)
• Wewnętrzne – Raporty na potrzeby własne uczelni lub osób zaangażowanych w projekt.

Dobry system ERP dla uczelni ułatwia realizację każdego rodzaju raportu. W przypadku zestawień do użytku wewnętrznego kierownik lub asystent projektu powinien mieć możliwość wygenerowania takiego zestawienia w dowolnym momencie, na podstawie wybranych przez siebie danych. Ponadto nowoczesne systemy potrafią same informować użytkowników o tym, czy dany projekt przebiega zgodnie z planem, czy też występują zagrożenia. Informowanie odbywa się przy pomocy tzw. alertów. Ta funkcjonalność jest niezwykle przydatna w procesie kontroli budżetowej, gdzie na bieżąco monitorowane są przychody i wydatki w projekcie.

Moduł raportowania pozwala także na śledzenie ścieżek akceptacji. Przykładowo, użytkownik, który złożył wniosek zakupowy i czeka na jego pełną akceptację, może sprawdzić w systemie, kto jeszcze nie zaakceptował dokumentu i poczynić odpowiednie kroki w celu przyspieszenia tego procesu. System może również generować cykliczne przypomnienia dla użytkowników, w formie maila, o niezaakceptowanych w obiegu dokumentach.

Wielowymiarowy Cashflow

Na uczelni, podobnie jak w każdym przedsiębiorstwie, niezwykle ważne jest zapewnienie tzw. cashflow czyli przepływu pieniądza. Brak płynności finansowej może skutkować zatrzymaniem prac przy projektach, co w dłuższej perspektywie jest bardzo niekorzystane dla organizacji i powoduje poważne opóźnienia, następstwem których są kary lub brak dofinansowania konkretnego etapu projektu.

Dobrze dobrany system ERP dla uczelni wyższych powinien zawierać funkcjonalności, które zadbają o sprawny i wielowymiarowy cashflow. Dlaczego wielowymiarowy? Wynika to z faktu, że każdy z projektów może mieć stworzony osobny rachunek bankowy. W związku z tym system ERP musi poradzić sobie z obsługą przelewów projektowych z wielu indywidualnych kont. Jest to skomplikowany proces ze względu na dużą liczbę wydatków, które muszą zostać rozdzielone (podziałowi ulegają m.in. wynagrodzenia, składki ZUS, podatki).

Kolejną funkcjonalnością, usprawniającą cashflow jest obsługa kredytów wewnętrznych. To pożyczki zaciągane przez zespół projektowy bezpośrednio od uczelni, w momentach krytycznych, kiedy nie spłynęły jeszcze środki z dotacji statutowych lub grantów. System ERP obsługujący kredyty wewnętrzne pomoże obliczyć ile środków pieniężnych jest potrzebne do dalszej realizacji planu oraz zadba o to aby pożyczka została zwrócona zaraz po otrzymaniu finansowania zewnętrznego.

Współpraca z innymi systemami

Elastyczność – to pojęcie coraz częściej pojawia się wśród dostawców oprogramowania dla biznesu. Rozwiązania szyte na miarę wydają się być idealnym wyborem dla dużych organizacji – również uczelni wyższych, w których są bardzo zróżnicowane struktury organizacyjne. Ale czy na pewno takie wdrożenie jest w stanie przeprowadzić jeden dostawca? Jak wiadomo nie ma ekspertów od wszystkiego, dlatego wybierając system ERP dla uczelni wyższych, organizacja powinna zwrócić uwagę na to, czy system, który ma być wdrożony, potrafi współpracować z innymi rozwiązaniami partnerskimi, które wzbogacą go o dodatkowe funkcjonalności.

Wartościowy dostawca to taki, który umie współpracować – nie tylko z klientem, ale także z innymi dostawcami. Koncepcja wdrożenia narzędzi opartych również o rozwiązania partnerskie jest często najbardziej optymalnym sposobem na zapewnienie klientowi dokładnie takiego systemu informatycznego jakiego potrzebuje. Unit4 Polska może się pochwalić relacjami partnerskimi z firmami, które oferują wysokiej jakości produkty do zarządzania obiegiem dokumentów na uczelniach wyższych oraz posiadają wieloletnie doświadczenie we współpracy z uczelniami.

– mówi Barbara Najgebaur, Product Manager z Unit4 Polska.

System informatyczny dla uczelni przede wszystkim powinien być kompleksowy i jednolity. Pod względem informatycznym Uczelnia to duże przedsiębiorstwo, które wymaga sprawnego zarządzania zarówno finansami, kadrą pracowniczą, projektami, jak również sferą dydaktyczną oraz relacjami ze studentami – obecnymi oraz przyszłymi. Oddzielne systemy koordynujące poszczególne działy nie zapewnią synergii funkcjonowania uczelni jako jednej instytucji. Informatyzując uczelnie zawsze myślimy całościowo o jej potrzebach.

– mówi Mariusz Lala, Dyrektor Zarządzający w Obszarze Szkoleń i Systemów Zarządzania Kapitałem Ludzkim z firmy Asseco Data Systems SA.

Dobrze zaprojektowany, system informatyczny, zintegrowany z innymi rozwiązaniami uzupełniającymi go, usprawnia funkcjonowanie wszystkich jednostek szkoły, optymalizuje szereg uczelnianych procesów i po prostu zwiększa konkurencyjność placówki na wymagającym dziś rynku szkół wyższych.

– dodaje Mariusz Lala.

Współpraca pomiędzy dostawcami systemów IT pozwala zapewnić kompleksowe rozwiązanie dopasowane do charakterystyki danej uczelni. Warto też zwrócić uwagę na fakt, że specyfika funkcjonowania uczelni wymaga przy budowie jej systemu informatycznego specjalistycznej wiedzy, która wynika z doświadczenia wielu wdrożeń. OPTeam SA jest firmą integratorską i producentem oprogramowania, która swoje rozwiązania wdrożyła w ponad 130 uczelniach. To także dobry przykład firmy, która potrafi współpracować z innymi dostawcami – świadczy o tym choćby wieloletnia współpraca z Unit4 Polska.

Nasze unikalne kompetencje pozwalają na rozwiązywanie istotnych problemów uczelni. W ramach systemów IT wspierających zarządzanie uczelnią wdrażamy systemy dziekanatowe USOS, wielofunkcyjne systemy karty studenckiej OPTIcamp oraz systemy portali uczelnianych EduWEB360 umożliwiające profesjonalną komunikację uczelni ze studentami, środowiskiem naukowym i otoczeniem społecznym. Od kilku lat ważną rolę w naszych wdrożeniach pełni system Teta EDU, który doskonale wpisuje się w wyjątkowy charakter działania uczelni wyższych. Jego ważną cechą, wykorzystaną praktycznie przy wszystkich naszych wdrożeniach, jest realna możliwość rozbudowy funkcjonalności zarówno w ramach systemu ERP jak i w połączeniu z innymi nowoczesnymi narzędziami automatyzującymi procesy uczelniane, w tym w szczególności obiegi dokumentów i spraw, tak finansowych jak i organizacyjnych.

– mówi Ewelina Tomczyk, dyrektor Działu Rozwiązań IT dla Uczelni w firmie OPTeam SA.

Wspólnie z Unit4 Polska dostarczamy oprogramowanie, które jest rozwijane wraz z potrzebami uczelni, pozwalając na sprawne zarządzanie jej zasobami.