Zarządzanie czasem dla efektywnych menedżerów
Każdy menedżer powinien dobrze opanować umiejętność zarządzania czasem, zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie czasem swojego zespołu. Jakie są obecne trendy i co można zrobić, aby umiejętnie im sprostać?
Zarządzanie czasem stanowi wyzwanie dla wielu profesjonalistów, szczególnie w obecnych czasach, gdy technologie mobilne (smartfony, tablety) doprowadziły do sytuacji, kiedy pracować możemy z każdego miejsca i w dowolnym czasie. Aby komunikacja w zespole usprawniała, a nie hamowała postępy w pracy, każdy menedżer musi dobrze opanować tę umiejętność.
Trend 1. Millenialsi chcą elastycznych godzin pracy
Obecnie wielu pracowników ceni sobie elastyczne godziny pracy. Zwłaszcza millenialsi postrzegają pracę w taki sposób, że liczy się to, co i ile zrobią, a nie, gdzie to zrobią (zobacz artykuł Millenialsi w pracy – nowe wyzwania dla pracodawców). Wyniki badania „Evolution of Work” przeprowadzonego w 2016 r. przez instytut badawczy ADP Research Institute wyraźnie pokazują pozytywne nastawianie badanych osób do prognozowanych trendów w tym zakresie:
„Firmy, które nie będą oferowały możliwości pracy zdalnej, mogą stracić wielu zdolnych i efektywnych pracowników, zwłaszcza jeśli mówimy o przedstawicielach pokolenia „Y”, oraz „Z” — zauważa Mirosława Wojtowicz, HR Country Manager, w firmie Unit4 Polska (zobacz artykuł Różnice pokoleniowe w pracy)
Powyższe słowa potwierdzają kolejne wyniki badania ADP Research Institute:
Menedżerowie powinni zaadresować ten trend i dostosować swój system zarządzania czasem i komunikacji w taki sposób, aby zespoły zdalne mogły pracować równie wydajnie, jak osoby znajdujące się w siedzibie firmy.
„Przepływ informacji i wydajność pracy zdalnej nie powinny się różnić od efektów pracy w biurze” — dodaje Wojtowicz.
Często okazuje się jednak, że firma może mieć duże chęci, ale sam pracownik nie nadaje się do pracy zdalnej – dom jest dla niego przestrzenią prywatną, w której nie potrafi się skupić na zadaniach i rozprasza go wiele rzeczy, z którymi nie ma do czynienia w biurze (zobacz artykuł Wady i zalety elastycznych godzin pracy). Dlatego zanim podejmiemy decyzję o wprowadzeniu pracy zdalnej, warto przeprowadzić indywidualne testy psychologiczne, aby ocenić czy pracownik jest m.in. ekstrawertykiem czy introwertykiem, czy lubi pracować w przestrzeniach otwartych, czy też preferuje małe biuro, które dzieli co najwyżej z jednym współpracownikiem. W sporządzeniu takich testów może pomóc coach, psycholog, jak również specjalista ds. HR.
Firmy, które zdecydują się zaakceptować pracę zdalną, powinny też wdrożyć odpowiednie metody zarządzania (zobacz artykuł 3 zasady, które przyspieszą obieg informacji i dokumentów w pracy). Mając pracownika w siedzibie firmy w zasięgu wzroku, możemy na bieżąco obserwować jego wydajność i gdy poradzi sobie z jednym zadaniem, zlecić mu kolejne. W przypadku pracy zdalnej nie można myśleć „czasowo”, bo nie wiemy, kiedy dokładnie dana osoba zakończy zadanie i będzie mogła przejść do następnego. Co zatem się sprawdza? Rozliczanie pracownika z rezultatów, a nie z czasu pracy. Chodzi o podejście projektowe, czyli pozostawienie zatrudnionemu niejako wolnej ręki podczas realizacji zadań i egzekwowanie samych efektów jego pracy.
Trend 2. Monitorować czy nie monitorować?
Z pracą zdalną wiąże się kwestia monitorowania czasu pracy. Nie powinno dziwić, że pracodawcy mają obawy dotyczące faktycznej wydajności pracowników zdalnych. Firma DeskTime, specjalizująca się w systemach do śledzenia czasu pracy, podkreśla, że przeciętny pracownik aż 65 godz. miesięcznie spędza na portalach społecznościowych, 30 proc. zespołu załatwia w pracy prywatne sprawy, a 19 proc. traci czas na prywatne rozmowy telefoniczne.
Ale czy warto instalować na komputerach pracowników oprogramowanie do monitorowania tego, na jakie strony wchodzą i ile czasu poświęcają na poszczególne aktywności?
„Aplikacje monitorujące mogą zniechęcić ludzi do pracy i sprawić, że poczują się napiętnowani” – przestrzega przedstawicielka Unit4 Polska.
Zalecana praktyka to, poza podejściem projektowym, przydzielanie konkretnych terminów wykonania danych prac, które zostaną zaakceptowane przez obie strony. Pracownicy docenią takie podejście, ponieważ nikt wtedy nie zagląda im w ekran komputera, mają autonomię i odczuwalne jest wzajemne zaufanie po stronie pracodawcy i pracownika.
Trend 3. Nowoczesne oprogramowanie wspomagające zarządzanie czasem
Menedżerowie mogą podnieść produktywność w zespole, jeśli zaczną korzystać z oprogramowania do zarządzania czasem, którego nie należy mylić z monitorowaniem i „szpiegowaniem” pracowników!(Zobacz artykuł W jaki sposób nowe technologie ułatwiają pracownikom życie). Dobrej jakości oprogramowanie traktuje proces zarządzania czasem pracy kompleksowo i wspiera liderów zespołów m.in. w zarządzaniu godzinami nadliczbowymi poprzez bilansowanie nadgodzin dla członków zespołu. Takie oprogramowanie umożliwia także ewidencjonowanie nieplanowanych absencji podwładnych oraz automatyzuje rozliczenia faktycznego czasu pracy, tak aby przełożony otrzymał gotowe informacje o godzinach nocnych, spóźnieniach, czy godzinach zrealizowanych ponad normę.
„Oprogramowanie HR pomoże też w planowaniu grafiku i ułatwi zapanowanie nad wnioskami urlopowymi pracowników” – zauważa Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu TETA HR.
Aby poradzić sobie z dość chaotycznym systemem pracy (takim, w którym niektóre osoby pracują zdalnie, inne na miejscu, jeszcze inne przychodzą na drugą zmianę), co dotyczy obecnie wielu firm, warto wesprzeć się dobrym oprogramowaniem. Pozwoli ono zautomatyzować wiele zadań i ułatwi pracę menedżerom i HR-owcom, ale także całym zespołom projektowym. Jeśli menedżer połączy własną umiejętność zarządzania czasem z możliwościami, które oferuje w tym zakresie oprogramowanie do HR, na koniec dnia będzie mógł liczyć na wysoką produktywność – zarówno swoją, jak i zespołu.
