Czy pracodawca powinien inwestować w nowoczesne rozwiązania IT?

Według danych z badania przeprowadzonego w 2015 roku dla Workfrond, statystyczny pracownik poświęca jedynie 46% czasu w tygodniu na realizację swoich obowiązków służbowych. Oznacza to, że większość współczesnych przedsiębiorstw nadal ma problem z zaoszczędzeniem najważniejszej wartości w biznesie – czasu pracy. Jak go rozwiązać? Czy wystarczy zainwestować w nowoczesne rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem?

Jednym z największych problemów, który nadal zabiera mnóstwo czasu pracownikom i nie pozwala im skupić się w pełni na swoich obowiązkach, jest model tradycyjnego obiegu dokumentów. W wielu firmach zatrudniony nadal zobowiązany jest do bezpośredniego kontaktu z sekretariatem oraz działami HR i finansowymi, czasochłonnego opisywania papierowych faktur i wykonywania czynności administracyjnych, które zabierają jego cenny czas. Taki system sprawia, że firma traci swoich wartościowych pracowników, ponieważ Ci nie widzą w niej szans na samorozwój. Poszukują pracodawcy, który zapewni im komfortowe warunki pracy i dostarczy nowoczesne narzędzia, wyręczające ich w biurokracji, dzięki czemu będą mieli więcej czasu na realizację wyznaczonych celów.

Rozwiązania mobilne przyszłością w IT

Na rynku istnieje wiele modeli oprogramowania, które oferują tzw. „wirtualny sekretariat”. Pytanie, które z nich są najlepiej dostosowane do potrzeb współczesnego pracownika? Najistotniejsze kryteria wyboru to: przyjazny, ergonomiczny i intuicyjny interfejs oraz kompatybilność narzędzia z urządzeniami mobilnymi. Najnowsze statystyki pokazują jak bardzo wzrosła w ostatnich latach rola smartfonów i tabletów w codziennym życiu. Według portalu StatCounter, w październiku 2016 roku po raz pierwszy w historii, więcej użytkowników korzystało z Internetu za pomocą urządzeń mobilnych niż stacjonarnych. Dynamiczny rozwój i łatwa dostępność tej technologii sprawia, że jest ona z nami wszędzie, zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym. Pracownicy korzystają z urządzeń mobilnych najczęściej podczas spotkań i podróży służbowych.

Produkt idący z duchem czasu

Dobrym przykładem nowoczesnego oprogramowania, spełniającego powyższe kryteria, jest produkt Unit4 – Travel & Expenses. To rozwiązanie, które znacznie usprawnia procesy administracyjne i księgowe, a w szczególności te związane z obsługą delegacji i obiegiem dokumentów. Dzięki oprogramowaniu, typowy dla delegacyjnej papierologii, proces rejestracji wydatków staje się szybki i prosty. Pracownik, który wygenerował dany koszt, przy pomocy urządzenia mobilnego robi zdjęcie faktury lub paragonu i automatycznie dodaje je do systemu. Wszystkie akceptacje kosztów odbywają się elektronicznie. Travel & Expenses to narzędzie zaprojektowane w technologii HTML5, w pełni responsywne, dzięki czemu idealnie dopasowuje się do każdego urządzenia, na którym jest otwierane. Rozwiązanie dostępne jest w chmurze, co oznacza, że użytkownik nie musi pobierać żadnej aplikacji – wystarczy, że otworzy adres strony, na której zaloguje się do systemu. Taka praktyka zaoszczędza miejsce w pamięci urządzenia oraz nie powoduje konieczności aktualizowania aplikacji mobilnej. Rozwiązanie Unit4 Travel & Expenses wymaga od firmy posiadania dobrego systemu do wspomagania zarządzenia przedsiębiorstwem (ERP), z którym będzie zintegrowane. Tylko takie połączenie gwarantuje sprawną digitalizację i archiwizację dokumentów oraz znacznie ułatwia i przyspiesza proces rozliczania wydatków delegacyjnych oraz diet i ryczałtów, a w efekcie oszczędza cenny czas pracowników. Dobrymi przykładami oprogramowania w pełni zintegrowanego z T&E są produkty TETA ERP czy TETA HR.

Rozwiązania takie jak Travel & Expenses to nowość na rynku IT, w którą na pewno warto zainwestować, aby zoptymalizować proces obiegu dokumentów i zbudować wizerunek innowacyjnego pracodawcy. Przekonała się już o tym Norweska firma consultingowa Bouvet – dwukrotny zdobywca nagrody przyznawanej przez „Great Place to Work Institute”, w 2015 i 2016 roku.

„Wszystkie nasze systemy są budowane z myślą o ludziach. Dla pracownika ważna jest prosta i intuicyjna technologia, która ułatwi mu życie i zaoszczędzi jego czas, pozwalając skupić się na efektywnej pracy. To właśnie dostarczamy w systemie Travel & Expenses” – mówi Remi Øvstebø, Financial Manager w Bouvet.