Z szafy na dysk

Tony papieru, regały po sufit i tak przez pół wieku. Minister rozwoju mówi temu dość. Firmy będą mogły akta pracowników przechowywać w systemie IT. Jeśli zechcą.

Tylko przez 10 lat będzie „leżakować” w zakładzie pracy teczka pracownika, kiedy odejdzie z firmy. Wicepremier Mateusz Morawiecki, szef resortu rozwoju chce w ten sposób ulżyć polskim przedsiębiorcom, bo mają zdecydowanie gorzej niż pracodawcy w innych krajach. W Polsce czas przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej w zakładach pracy jest jednym z najdłuższych na świecie, kilkakrotnie dłuższy niż np. Anglii czy Niemczech. Wynosi 50 lat. A to w oczywisty sposób obciąża firmy finansowo.Wykres: Okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji w różnych krajach (w latach)

Pomysł skrócenia okresu przechowywania akt i ich digitalizacji został zaprezentowany w połowie ubiegłego roku wraz z innymi rozwiązaniami pakietu 100 zmian dla firm. Okazało się zatem, że ustawa nie  sprowadzi się tylko do złagodzenia wymagań względem archiwizowania dokumentacji. Firmy będą mogły także zaoszczędzić na formie, prowadząc ją w postaci elektronicznej. Nowe przepisy mają obowiązywać od 1 czerwca 2018 r. Według pierwotnych planów miało to nastąpić już w połowie tego roku, jednak prace przeciągnęły się. Wprowadzana ustawa nakłada nowe obowiązki nie tylko na pracodawców, ale także na Zakład Ubezpieczeń Społecznych , który będzie otrzymywał od przedsiębiorców dodatkowe dane. W tym celu trzeba przygotować systemy informatyczne.

Sankcje karne
Kodeks pracy: pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika, a także je przechowywać w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca, który nie realizuje tych obowiązków ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Wolny wybór

Założenie e-zbioru na dokumenty związane ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników nie będzie obowiązkowe. Pracodawcy wierni formie papierowej nie muszą z niej rezygnować, ale to nie znaczy, że gdy tak postanowią, mają raz na zawsze przy tym pozostać. Przyszła ustawa nie pozbawi nikogo prawa do zmiany decyzji w tej kwestii. Kierownictwo zakładu pracy będzie mogło w każdej chwili zarządzić opróżnienie szaf z teczek i przeniesienie ich treści do bazy elektronicznej. Trzeba będzie wtedy sporządzić ich cyfrowe odwzorowanie, opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym dla potwierdzenia zgodności skanów z dokumentami papierowymi, które następnie mają być oddane pracownikom. Projekt przewiduje też proces odwrotny – przejścia z e-dokumentacji na papierową. Wówczas trzeba będzie zrobić wydruk, opatrzyć go własnoręcznym podpisem pracodawcy, a akta elektroniczne zniszczyć. O wszystkim zatrudnieni muszą wiedzieć.

Konfederacja Lewiatan, analizując projektowane przepisy, rozumie je tak, że pracodawca będzie mógł przyjąć różną postać prowadzenia dokumentów dla poszczególnych pracowników. I zastanawia się, czy mieszany system można zastosować do tej samej osoby. Na razie tego nie wyjaśniono. Z kolei według Pracodawców RP projektowana ustawa nie precyzuje, w jakich przypadkach będzie wymagane zastosowanie wspomnianego e-podpisu.

Zabezpieczenia

Pracodawca będzie mógł takie zmiany robić w każdym momencie, także po zakończeniu okresu zatrudnienia pracowników. Resort rozwoju wyobraża sobie, że dzięki temu sprawnie przebiegną wszelkie przenosiny akt, np. gdy zakład pracy lub jego część przejdzie na innego pracodawcę, prowadzącego i przechowującego dokumenty w postaci innej niż jego poprzednik.

Poufność, integralność, dostępność – to trzy istotne podstawowe wymagania dla zakładowego systemu dokumentacji kadrowo-płacowej, również byłych pracowników, niezależnie od jej postaci. Musi o to oczywiście zadbać pracodawca, także o ochronę akt przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ustawa nie podpowie, jak spełnić te warunki. Zapowiedziano, że szczegóły znajdą się w rozporządzeniu wykonawczym. Przygotuje je minister pracy w porozumieniu z ministrem cyfryzacji. Ustalą oni zakres oraz sposoby prowadzenia i przechowywania dokumentacji, przekazywania jej pracownikom (w tym byłym) oraz wydawania im kopii całości lub części akt.

Nie od razu tak samo

10 lat „leżakowania” dokumentacji pracownika w jego byłym zakładzie pracy stanie się generalną zasadą od połowy przyszłego roku i ma ona z automatu dotyczyć akt osób podlegających ubezpieczeniom społecznym po 31 maja 2018 r., czyli po wejściu w życie ustawy. Inaczej to wygląda w przypadku zatrudnionych w innych okresach, przy czym warto wiedzieć, że przyszłe przepisy odnoszą się także do pracujących na podstawie umowy zlecenia.

Wyjątki od zasady 10 lat
Przyszła ustawa dopuszcza stosowanie dłuższego niż 10 lat okresu przechowywania dokumentacji na podstawie odrębnych przepisów – do przypadków, w których jest to konieczne ze względu na szczególny interes pracownika. I tak np. akta pracownika wykonującego prace górnicze, prace równorzędne z pracą górniczą będą musiały pozostać u pracodawcy przez 50 lat od dnia, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wynika to ze specyfiki ustalania prawa do emerytury górniczej i jej wysokości.

Akta osób, które podlegały ubezpieczeniom społecznych przed 1 stycznia 1999 r. (czyli przed dużą reformą systemu emerytalnego) mają pozostać u pracodawcy do upływu 50 lat od zakończenia ich pracy. Inne reguły przewidziano w przypadku pracowników i zleceniobiorców objętych ubezpieczeniami od 1 stycznia 1999 r. Firma będzie miała prawo skrócić do 10 lat czas przechowywania ich akt oraz list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów podlegania ubezpieczeniom, ale pod warunkiem. Musi przekazać do ZUS raport informacyjny z danymi, które są niezbędne do przyznania i ustalania wysokości świadczeń emerytalnych i rentowych. Resort rozwoju obiecał, że projekt takiej deklaracji informacyjnej zostanie przygotowany wraz z projektem rozporządzenia wykonawczego. To efekt uwagi Pracodawców RP, że w ustawie brakuje wzoru tego dokumentu.

Płatnik do modyfikacji

Kiedy ustawa zacznie obowiązywać, płatnicy mają co miesiąc przesyłać do ZUS tego rodzaju informacje – w postaci, w jakiej komunikują się z nim, czyli za pośrednictwem ePłatnika lub Płatnika. To oznacza, że zostaną uwolnieni od wysyłania dodatkowych dokumentów, takich jak np. obecne zaświadczenie ZUS RP-7 służące do wyliczenia czyjejś emerytury. Zakład emerytalny będzie bowiem na bieżąco zasilany takimi danymi.

Program Płatnik musi się jednak zmienić – uważa Polska Organizacja Handlu i Dystrybucji (POHID). Inaczej pracodawcy mogą mieć problem ze sprostaniem wymaganiom przyszłej ustawy. Zdaniem POHID, należy np. umożliwić im przekazywanie informacji w formie osobnych dokumentów, jeżeli to będzie wymagane w określonych okolicznościach. Resort rozwoju odpowiedział, że przesunięcie w czasie wejścia w życie projektowanych przepisów powinno pozwolić na dostosowanie systemu informatycznego ZUS do nowych obowiązków płatników.

Infografika: Nowa ustawa w liczbach