Jaki system informatyczny pomoże kontrolować kondycję przedsiębiorstwa?

Każdy doświadczony przedsiębiorca z pewnością zgodzi się, że o dobrej kondycji firmy decyduje znacznie więcej czynników niż tylko odpowiedni wolumen przychodów i struktura kosztów. Czy w portfelu działu handlowego jest wystarczająca liczba potencjalnych klientów, gwarantująca właściwą wielkość sprzedaży w przyszłości? Czy nasz biznes niebezpiecznie nie uzależnił się od jednego dostawcy bądź klienta? Czy rentowność wszystkich oferowanych produktów jest zadowalająca? Jak firma zareaguje na przewidywany wzrost cen surowców? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań pomaga uzyskać system informatyczny klasy CPM.

Corporate Performance Management jako obszar analityki biznesowej

CPM, czyli Corporate Performance Management (z j. angielskiego zarządzanie kondycją firmy) to obszar Business Intelligence (analityki biznesowej) – dziedziny zajmującej się przekształcaniem gromadzonych w firmie informacji w wiedzę przydatną z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem. Celem oprogramowania BI jest zagregowanie i przedstawienie zebranych danych (pochodzących z różnych źródeł, np. firmowych systemów informatycznych, arkuszy kalkulacyjnych, internetowych baz danych itd.) w przystępnej i zrozumiałej formie (np. wykresów, diagramów, tabel czy wskaźników), ułatwiającej podejmowanie decyzji biznesowych.

System informatyczny CPM wspiera natomiast zarządzanie kondycją przedsiębiorstwa, skupiając się na kontrolowaniu, indywidualnie zdefiniowanych w firmie, kluczowych wskaźników efektywności (KPIs – key performance indicators).

Aby system informatyczny mógł skutecznie kontrolować kondycję firmy, niezbędne jest narzędzie klasy Corporate Performance Management (CPM). Takim rozwiązaniem jest na przykład zintegrowana platforma Unit4 Prevero, która już niedługo, w przeciągu kilku miesięcy, będzie dostępna na rynku polskim.
Dzięki tej platformie Unit4 dostarcza dobre praktyki oraz łatwo może dostosować je do konkretnej organizacji. Użytkownicy Unit4 Prevero mogą podejmować lepsze i szybsze decyzje biznesowe z pełnym zaufaniem do własnych wskaźników i liczb, które planują i mierzą.
Przekształcają złożone dane w jasne spostrzeżenia, które wpływają na plany przedsiębiorstwa i pomysły na nowe, bardziej efektywne działania – wyjaśnia Tomasz Dobrzański, Product Manager TETA ERP.

Systemy CPM  – na co zwrócić uwagę?

Oczywiście nie każde narzędzie klasy CPM sprawdzi się w naszej firmie równie dobrze. Jaki system informatyczny najpełniej pokaże nam jak prezentuje się kondycja przedsiębiorstwa? Dokonując wyboru CPM, warto zwrócić uwagę m.in. na następujące zagadnienia:

• Swobodne kształtowanie KPIs

Dobrego systemu CPM nie powinien ograniczać nas, jeśli chodzi o liczbę i sposób definiowania kluczowych wskaźników efektywności (choć oczywiście dojrzałe narzędzia tego typu podpowiedzą jakie miary warto monitorować). Aby właściwie odzwierciedlać sytuację firmy, wskaźniki KPI w każdym przedsiębiorstwie powinny zostać dobrane indywidualnie – w zależności od jego specyfiki.

• Elastyczny dobór źródeł danych

Oprogramowanie CPM jest narzędziem analitycznym i aby mogło przynieść korzyść biznesową, należy uprzednio zaimplementować wartościowe dane. W firmach informacje przechowujemy w przeróżnej formie (bazy danych systemów informatycznych – np. ERP, CRM, księgowych, arkusze kalkulacyjne Excel, zasoby internetowe) i przetwarzamy je na wiele sposobów. Skuteczne rozwiązanie Corporate Performance Management powinno umożliwiać jak najpełniejsze ich wykorzystanie (mile widziane są tu gotowe plug-iny i integracje z popularnymi systemami informatycznymi).

• Różnorodność form prezentacji danych

W zależności od charakteru monitorowanego wskaźnika różnić się może optymalny sposób jego prezentacji. Dla niektórych miar stosowne będzie ujęcie tabelaryczne, dla innych przydatna okaże się wizualizacja danych, np. w formie wykresu czy diagramu. Przydatną funkcją systemów CPM jest możliwość zmiany parametrów oraz poziomu szczegółowości prezentacji (również graficznej) podczas przeglądania raportu.

• Możliwości prognozowania

Wielkim atutem najlepszych systemów klasy Corporate Performance Management jest możliwość nie tylko analizowania danych archiwalnych, odnotowanych już wcześniej, ale również modelowanie przyszłości – za pomocą trendów i prognoz. Dzięki nim mamy możliwość kontroli wskaźników KPI naszej firmy w zmienionych, hipotetycznych warunkach.

• Mobilność

System CPM to narzędzie nie tylko dla analityków finansowych, ale i kadry kierowniczej czy zarządu. Z tego względu bardzo istotną cechą dobrego oprogramowania tego typu jest wygoda jego obsługi i mobilność. Nowoczesne rozwiązanie Corporate Performance Management powinno umożliwiać swobodną kontrolę KPI za pomocą telefonu czy tabletu. Bardzo przydatna jest również możliwość elastycznego definiowania i planowania raportów (udostępnianych wybranym użytkownikom np. w formie powiadomienia e-mail/SMS, dokumentu PDF).

• Wsparcie sztucznej inteligencji

Coraz więcej nowoczesnych rozwiązań klasy CPM wspieranych jest sztuczną inteligencją. Dzięki niej, system z każdym kolejnym okresem coraz lepiej rozumie nasz biznes, jest w stanie samodzielnie wykryć niezauważalne “gołym okiem” trendy oraz anomalie. Komputerowa interpretacja danych jest świetnym uzupełnieniem dla tradycyjnej analizy użytkownika.

CPM jako jedyne źródło prawdy w firmie

Bez narzędzi informatycznych skuteczna kontrola kondycji współczesnego przedsiębiorstwa nie jest możliwa. Złożoność biznesu, mnogość działających na niego sił rynkowych oraz ogromna ilość danych do przetworzenia sprawiają, że wdrożenie rozwiązań takich jak Corporate Performance Management staje się absolutną koniecznością. Pamiętajmy, że im wcześniej o nie zadbamy, tym trafniej zaplanujemy przyszłość naszej firmy na kolejne lata.

Przed wdrożeniem CPM musieliśmy poszukiwać istotnych informacji w licznych arkuszach kalkulacyjnych Excel, wielokrotnie sprawdzając ich poprawność. Obecnie możemy skupić się na tym co mówią nasze dane i wykorzystać oszczędzony czas do ich dalszej analizy – opowiada Pascal Speicher, Corporate Financial Controller i CPM Project Manager w Villeroy & Boch. Więcej informacji o wdrożeniu Unit4 Prevero w tej firmie można znaleźć tutaj (materiał anglojęzyczny).