Nowe technologie – partner w zarządzaniu procesami handlowymi

Nowoczesny handel nie mógłby istnieć bez nowych technologii. Dzięki innowacyjnym systemom IT, dyrektor działu handlowego (Chief Sales Officer) może zwiększyć efektywność swoich pracowników, skracając przy tym czas realizacji planów sprzedażowych. Pracownik handlowy, wyposażony w odpowiednią aplikację mobilną, zintegrowaną z centralnym systemem ERP, jest w stanie znacznie usprawnić spotkania z klientami oraz wydajniej wykonywać wszystkie swoje obowiązki.

Pracownicy, mający stały, bezpośredni kontakt z klientami wykonują jedno z najtrudniejszych zadań w przedsiębiorstwie. Są żywą wizytówką firmy. To oni są odpowiedzialni za zrobienie dobrego pierwszego wrażenia i to od nich zależy jak będą wyglądały dalsze relacje z klientami. Przez lata praca handlowców polegała na prowadzeniu wielogodzinnych spotkań z potencjalnymi nabywcami, opartych na skomplikowanych negocjacjach i prezentowaniu oferty przy użyciu wielu materiałów, zarówno w wersji cyfrowej jak i papierowej. Spotkania tego typu pozostawiają wiele wątpliwości i męczą zarówno klienta jak i pracownika handlowego, przez co współpraca często nie dochodzi do skutku. Efektem są problemy z realizacją planów sprzedażowych, a co za tym idzie demotywacja handlowców jak i dyrektora działu (CSO), ponieważ to cały zespół odpowiedzialny jest za ogólny wynik finansowy przedsiębiorstwa. Pojawia się więc pytanie – jak usprawnić funkcjonowanie działu handlowego? Odpowiedzią jest nowoczesne oprogramowanie IT wspierające zarządzanie pracownikami w terenie.

Na rynku systemów IT dla biznesu dostępne są już innowacyjne rozwiązania, dzięki którym handlowcy mogą przeprowadzić spotkanie z klientem, które będzie szybkie, konkretne i przyjemne dla obu stron. Taki system oparty jest na współpracy centralnego oprogramowania do zarządzania firmą (ERP) z mobilną wersją systemu ERP do obsługi pracownika oraz aplikacją mobilną dla pracowników w terenie (SFA – Sales Force Automation).

Mobilny system IT – usprawnienie obsługi pracownika

Mobilne wersje systemu ERP wspierają kluczowe obszary działania zespołu handlowego takie jak:

• Sprawne zarządzanie wydatkami podczas delegacji: Dzięki oprogramowaniu typowy dla delegacyjnej papierologii proces rejestracji wydatków staje się szybki i prosty. Pracownik, który wygenerował dany koszt, robi zdjęcie swojej faktury lub paragonu i przesyła je do systemu. Reszta procesów odbywa się już bez jego udziału.
• Sprawne zarządzanie kalendarzem handlowca: W tym sprawami kadrowymi(oprogramowanie umożliwia złożenie wniosku urlopowego przy pomocy kilku kliknięć w mobilnej wersji systemu) oraz sprawami biznesowymi(w kalendarzu widoczne są wszystkie wizyty pracownika u klientów ze szczegółowymi danymi dotyczącymi klienta, lokalizacji przedsiębiorstwa i typu składanej oferty)

Wprowadzane przez pracowników dane trafiają do systemu centralnego ERP, gdzie są przetwarzane przez dyrektora działu sprzedaży (Chief Sales Officer) oraz dział HR. Na ich podstawie wyliczany jest np. zwrot kosztów za delegację, po ówczesnej akceptacji załączonych przez pracownika kosztów. Wszystkie akceptacje odbywają się elektronicznie. Wersje mobilne systemów ERP znacznie usprawniają procesy księgowe i administracyjne, a co za tym idzie oszczędzają czas zespołu handlowego i pozwalają pracownikowi skupić się na zadaniach związanych stricte z realizacją założonych celów. Przy ich realizacji pracownika również wspiera rozwiązanie mobilne – SFA.

SFA – aplikacja na miarę współczesnego handlu

Mobilna aplikacja SFA to narzędzie służące do automatyzacji zadań sprzedażowych pracowników w terenie. Dzięki niej dyrektor działu sprzedaży może efektywnie zarządzać swoimi zespołami handlowymi, a jego podwładni będą realizować swoje zadania szybciej i wydajniej.
Obszary, które SFA usprawnia to:

• Monitorowanie i kontrola pracy zespołu handlowego – Aplikacja przekazuje do centralnego systemu ERP szczegółowe dane dotyczące podróży służbowych i wizyt u klientów. Dzięki nim dyrektor działu handlowego ma dostęp do takich informacji jak: przegląd planowanych tras handlowca, dostęp do szczegółów każdej czynności wykonanej na wizycie u klienta, monitorowanie lokalizacji pracownika (GPS) podczas pracy, kontrola kosztów generowanych przez pracowników itp.
• Zarządzanie celami sprzedażowymi i motywowanie handlowców – aplikacja zbiera i zachowuje wszystkie dane dotyczące realizacji zadań pracowników w terenie. Dane te trafiają do centralnego systemu ERP, gdzie analizowane są przez dyrektora działu handlowego. Na ich podstawie CSO prowadzi cykliczne spotkania motywacyjne z pracownikami, podczas których analizowane są kluczowe wskaźniki efektywności handlowca (KPI – key performance indicators), takie jak: wartość przychodów, marżowość tego co sprzedał oraz jego zachowanie u klienta. Na podstawie wyników wyznaczane są kolejne cele dla każdego pracownika.
• Realizacja kluczowych zadań pracowników w terenie – Aplikacja mobilna SFA to narzędzie pomocne nie tylko osobie zarządzającej zespołem handlowym, ale również samym handlowcom. SFA automatyzuje i usprawnia wiele zadań sprzedażowych, takich jak:
  – ofertowanie i zbierania zamówień od klientów;
  – prezentacja produktów promocyjnych klientowi oraz wydawania gratisów;
  – windykowanie należności (w aplikacji widoczny jest stan rozrachunku, więc handlowiec może na bieżąco windykować zaległe należności);
  – zarządzanie reklamacjami (rejestracja reklamacji klientów w aplikacji mobilnej, skąd wysyłane są do centralnego systemu ERP).
  Dodatkowo, aplikacja udostępnia pracownikom handlowym bieżące badania rynku oraz badania dystrybucji i dostępności oferowanych produktów;
• CRM – tworzenie szczegółowej bazy klientów – SFA umożliwia także magazynowanie wszystkich potrzebnych informacji o klientach w formie rozbudowanego systemu CRM. Dzięki temu pracownik ma dostęp do takich opcji jak:
  – historia współpracy z każdym klientem;
  – elastyczna kartoteka klienta z opcją dodawania kolejnych atrybutów;
  – obsługa notatek i powiadomień dotyczących wcześniejszych kontaktów z danym klientem;
  – geokodowanie i nawigowanie do klienta przy użyciu GPS i map;
  – realizacja badan jakościowych związanych z każdym klientem.

Polscy przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na wdrożenie aplikacji SFA w swojej firmie już zaczynają dostrzegać wymierne korzyści jakie niesie za sobą zautomatyzowanie procesów handlowych.

„Sprzedaż poprzez przedstawicieli handlowych to dla nas bardzo ważne źródło zamówień. Do niedawna jednak nie wykorzystywaliśmy tego kanału w pełni, ze względu na problemy z aktualizowaniem danych”

– mówi Marek Rowiński, dyrektor sprzedaży w firmie Fackelmann Polska, która zdecydowała się na wdrożenie aplikacji SFA producenta Infinite.

„Wdrożenie Infinite SFA wprowadziło wiele usprawnień w pracy całego zespołu handlowego. Przedstawiciele mogą na bieżąco składać zamówienia w oparciu o aktualne stany magazynowe, cenniki i promocje. Nasza kadra managerska dostała narzędzia do analizowania pracy zespołu handlowców w oparciu o dedykowane wskaźniki KPI. Dzięki nowej aplikacji SFA wymiana informacji między pracownikami w terenie, a centralną odbywa się szybciej i prościej, co doprowadziło do poprawy efektywności całego działu handlowego.”

– dodaje Rowiński.
Powyższa analiza nowoczesnych systemów IT wspierających procesy handlowe pokazuje, że firmy posiadające odpowiednie narzędzia do zarządzania i obsługi pracowników w terenie znacznie usprawniają procesy biznesowe w swojej firmie. Dzięki mobilnej wersji systemu ERP oraz aplikacji typu SFA pracownicy handlowi zaoszczędzają sporo czasu podczas realizacji swoich bieżących zadań, dzięki czemu mogą skupić się na podnoszeniu efektywności swojej pracy i poprawianiu wyników sprzedażowych.