Najtrudniejsze obszary do zarządzania w firmie

Finanse, a może rozwój talentów? Zarządzanie sprzedażą, czy jakością? Marketing czy procesy zmian? Jakie są najtrudniejsze obszary do zarządzania w firmie? Jest niezmiernie trudno odpowiedzieć na to pytanie jednoznacznie.

Obszary w firmie w zakresie wiedzy i umiejętności operacyjnych, technicznych, przenikają się nieustannie z obszarami związanymi z relacjami, procesami zarządzania czy zwykłymi, ludzkimi cechami. Wszak automaty, roboty czy systemy elektroniczne nie zawierają w sobie elementów natury emocjonalnej, które bardzo mocno wpływają na obszary zarządzania. Dopóty, dopóki nie pojawi się świadoma, sztuczna inteligencja, nie będziemy mieli tego rodzaju dylematów. Natomiast zawsze dla człowieka, czynność powtarzalna, monotonna, stresogenna, będzie związana z budowaniem doświadczenia i wymagać będzie czasu. Dla maszyny ta sama czynność nie będzie związana z żadnymi emocjami, a jej dokładność zależeć będzie od dokładnego zaprogramowania i wytrzymałości systemu. Ten sam proces dla człowieka i dla maszyny będzie związany z całkowicie innym poziomem trudności.

Zarządzanie w firmie

Dla każdego człowieka, jedne z najtrudniejszych aspektów związanych z byciem menedżerem związane są ze zwalnianiem pracowników, rozwiązywaniem konfliktów czy przekonanie do pozostania w firmie. Niemniej dobre przywództwo jest relacją samą w sobie. To oznacza wszystko w zakresie obszarów zarządzania: od nakłaniania ludzi do punktualnego pojawienia się w pracy, po przestrzeganie zasad bezpieczeństwa. Ta sfera związana z więziami, relacjami menedżerów i podwładnych, jest wyjątkowo skomplikowana. Menedżerowie muszą dziś wiedzieć, jak dobrze się komunikować, przekazywać uprawnienia, uzupełniać swoje zespoły dobrymi kandydatami i zarządzać własnym kalendarzem. W większości przypadków możliwość sprostania kluczowym wyzwaniom w codziennej pracy sprowadza się do silnych relacji i komunikacji. Nie zawsze łatwo osiągnąć właściwą kombinację kompetencji zarządczych i partycypacji pracowników w zarządzaniu w firmie. W rzeczywistości problemy pojawiają się codziennie w większości miejsc pracy. Menedżerowie muszą być w stanie walczyć i rozwiązać te problemy. Dla menedżerów trudne wyzwania obejmują zarówno kwestie uniwersalne (przekazywanie złych wiadomości i zatrudnianie pracowników), jak i te bardziej specyficzne np. dla procesów produkcji (BHP, systemy jakości, cyberbezpieczeństwo itp.).

3 najtrudniejsze obszary zarządzania

Przekazywanie złych wieści.

 Nikt nie chce być zwiastunem złych wieści, ale na menedżerze ciąży obowiązek poinformowania pracownika czy zespołu, że coś jest nie tak. Może to być zwolnienie, projekt, który miał słabe wyniki, a może ucinane premie. Niezależnie od sytuacji, menedżer, który ma już zbudowane solidne relacje ze swoimi pracownikami, zdecydowanie powinien unikać kłamstwa czy wymijającego podejścia do rozpowszechniania złych wiadomości. Warto pod tym względem przeanalizować jedną z ważnych scen w filmie „Chciwość” (reż. J. C. Chandor, 2011), w której szef zespołu sprzedaży maklerskiej jest zmuszony przekazać swoim handlowcom informację o pozbyciu się wszystkich posiadanych przez bank aktywów. Zarówno on jak i jego zespół ma świadomość, że jest to operacja jednorazowa, która oznacza koniec ich karier w świecie finansów. Całą sztuką jest okazywanie empatii wobec ludzi, będąc jednocześnie rzeczowym w kontekście samych wiadomości. Przekazywanie złych wiadomości może być trudne dla menedżerów, którzy „odziedziczyli” swoje stanowiska i nie zostali przygotowani do ról kierowniczych oraz pracowali razem z ludźmi, których teraz nadzorują. Osiągnięcie równowagi między„ przyjacielem ”, a„ szefem ”może być trudne.

Delegowanie pracy

 Delegowanie jest kluczową częścią pracy każdego menedżera, ale czasami ta sztuka może być niezwykle trudna. Być może zespół jest już przeciążony pracą, uważasz, że nikt inny nie może tego zrobić tak jak Ty, a może po prostu nie masz wystarczających zasobów, aby przekazać obowiązki innej osobie. Delegowanie zadań jest zarówno normalne, jak i konieczne. Ważne jest, aby patrzeć na przekazanie zadań jako na swoiste wyzwanie, upoważnienie, a nie tylko na zrzucanie zadań na kogoś innego. Zupełnie inaczej brzmi nakazanie komuś nowych zadań, niż odpowiednia komunikacja i przekonanie, do podjęcia nowego wyzwania.

Właściwa równowaga

 Według badań głównym wyzwaniem zarządzania jest znalezienie właściwej równowagi pomiędzy indywidualnymi obowiązkami, a czasem spędzonym na zarządzaniu innymi. Dwa najczęstsze błędy popełniane przez np. młodych menedżerów wskazują na równowagę jako główny problem, chociaż z nieco innym punktem widzenia. Kluczem jest potrzeba, aby nowi znaleźli równowagę w sposobie sprawowania władzy. Początkowo nie chcesz być zbyt słaby lub zbyt silny. Nie możesz być przyjacielem dla wszystkich, ale nie możesz też dzierżyć nowo zdobytej władzy w autokratyczny i bezwzględny sposób. Jeżeli staniesz się dyktatorem, w sumie niewiele zdziałasz, z kolei pozbywanie się zadań i unikanie odpowiedzialności, wywoła niechęć i brak motywacji zespołu. Warto podkreślić, że zarządzanie w firmie jest zawsze trudne w kontekście nadzorowania pracy przyjaciół czy rówieśników, skutecznego motywowania zespołów czy nadawania priorytetów projektom i zadaniom.

Zarządzanie zmianą

Dziś należy to jednych z najtrudniejszych obszarów zarządzania. Przez ponad trzy dekady naukowcy, menedżerowie i konsultanci, zdając sobie sprawę, że przekształcanie organizacji jest trudne, analizowali to zagadnienie. Niemniej – jak pisał Jean-Baptiste Alphonse Karr – „Im więcej rzeczy się zmienia, tym bardziej to samo”. Chwalono liderów, którzy przekazują swoją wizję i wiedzę, aby wysiłki na rzecz zmian odniosły sukces. Podkreślano znaczenie zmiany kultury organizacyjnej i postaw pracowników. Definiowano napięcia między odgórnymi wysiłkami transformacyjnymi a partycypacyjnym podejściem do zmiany. Firmy prowadziły kampanie, które przemawiały do serc i umysłów. Mimo to badania pokazują, że w większości organizacji dwie na trzy inicjatywy transformacyjne nie powiodły się. Im więcej rzeczy się zmienia, tym bardziej pozostają takie same.

Równowaga miękkich i twardych elementów zarządzania

Dlatego w ostatnich latach skupiamy się na miękkich kwestiach, takich jak kultura organizacyjna, przywództwo i motywacja. Takie elementy są ważne dla sukcesu, ale samo zarządzanie tymi aspektami nie wystarczy do realizacji projektów transformacyjnych. Miękkie czynniki nie wpływają bezpośrednio na wyniki wielu programów zmian. Wizjonerskie przywództwo jest często niezbędne w przypadku projektów transformacyjnych, ale nie zawsze. To samo można powiedzieć o komunikacji z pracownikami. Co więcej, nie jest łatwo zmienić nastawienie, mentalności lub relacje, które są głęboko zakorzenione w organizacjach i ludziach. Chociaż zmiany kultury organizacyjnej lub poziomu motywacji można oceniać za pomocą ankiet i wywiadów to trudno jest uzyskać wiarygodne dane na temat czynników miękkich.

Brakuje koncentracji na czynnikach twardych, które mają trzy różne cechy. Po pierwsze, firmy mogą je mierzyć w sposób bezpośredni lub pośredni. Po drugie, mogą łatwo informować o swoim znaczeniu, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Po trzecie, są w stanie szybko wpływać na te elementy. Jednymi z twardych czynników, które wpływają na inicjatywę transformacji, są czas niezbędny do jej ukończenia, liczba osób potrzebnych do jej realizacji oraz wyniki finansowe, jakie mają przynieść zamierzone działania. Badania pokazują, że projekty zmian nie powiodą się, gdy firmy zaniedbują twarde czynniki. Nie oznacza to, że menedżerowie mogą ignorować miękkie elementy. Każdego robota można szybko przeprogramować. Człowiek jest o wiele bardziej skomplikowaną jednostką.