Jak skutecznie zebrać wymagania wobec nowego systemu w firmie?
Aby nowy system w firmie mógł być sukcesem, niestety nie wystarczy sięgnąć po najdroższy czy też najbardziej renomowany produkt – może być on bowiem zupełnie niedopasowany do potrzeb naszego przedsiębiorstwa. Zanim przejdziemy więc do wyboru konkretnego rozwiązania informatycznego, koniecznie pochylmy się nad wymaganiami, które wobec niego stawiamy. Uchroni to nas przed niepotrzebnymi wydatkami, marnowaniem czasu i nieporozumieniami.
Cel wdrożenia nowego systemu
Rozważania o nowym oprogramowaniu zacznijmy od określenia celu jego wdrożenia. Czy potrafimy odpowiedzieć na pytanie z jakiej przyczyny myślimy o zmianie / wprowadzeniu do firmy kolejnego systemu informatycznego?
Zdefiniowanie konkretnego celu dla nowego systemu informatycznego jest pierwszym, a zarazem najważniejszym etapem jego wdrożenia. Dzięki niemu możliwe jest określenie dla kogo (która grupa docelowa ma być głównym beneficjentem?) oraz jakiego rodzaju narzędzie tak naprawdę jest nam potrzebne (np. System klasy ERP – do kompleksowego zarządzania firmą, system HR – do zarządzania kapitałem ludzkim bądź ECM – do zarządzania obiegiem dokumentów).
Cel wdrożenia pozwoli nam ponadto priorytetyzować wymagania, które zbierzemy na etapie analizy przedwdrożeniowej. Te, które są z nim zbieżne (tj. które pomogą ten cel realizować) – będą naturalnie uznane za najistotniejsze.
Decydujmy wspólnie
Na łamach GoodPoint próbowałem kiedyś odpowiedzieć na pytanie kto powinien decydować o wyborze systemu dla firmy – zarząd czy użytkownik? Sugerowałem wówczas, że o ile to oczywiście kierownictwo przedsiębiorstwa, posiadające budżet i większą świadomość strategii firmy, jest podmiotem decyzyjnym, paradoksalnie to od użytkowników końcowych zależy sukces wdrożenia.
Zaangażowanie zespołu (bądź jego przedstawicieli) w proces decyzyjny, nie tylko przybliży nam jego oczekiwania względem nowego oprogramowania, przyniesie też pozytywny skutek psychologiczny (kadra powinna być zadowolona z rozwiązania, które sama wybrała).
Wywiad z pracownikami można przeprowadzić np. w formie warsztatu – burzy mózgów. Niezależnie od formy, ważne aby efektem takiej sesji była kompletna lista funkcji i cech systemu, których oczekują jego przyszli użytkownicy. Funkcje te warto pogrupować w ramach tzw. przypadków użycia, co pozwala uzyskać lepszy obraz docelowego kształtu systemu. Poszczególne elementy takiej listy przeanalizujmy ponadto pod względem istotności (np. opisując je jako MUST, SHOULD oraz COULD) oraz ich dopasowania do wyznaczonego celu wdrożenia systemu. Dzięki takiemu podejściu łatwiej o odpowiednią priorytetyzację naszych potrzeb.
Pamiętajmy o wymaganiach niefunkcjonalnych
Myśląc o tym, co wziąć pod uwagę wybierając nowy system do firmy, nie zapominajmy o wymaganiach prawnych oraz niefunkcjonalnych.
Te pierwsze wynikają wprost z przepisów prawa (np. RODO), określając m.in. sposób przechowywania danych osobowych, poziom zabezpieczeń oprogramowania, a nawet funkcjonalność systemu (np. aplikacje księgowe).
Do wymagań niefunkcjonalnych zaliczają się natomiast wszystkie cechy systemu, które nie przekładają się wprost na jego możliwości, lecz które są kluczowe z punktu widzenia “gotowości operacyjnej” oprogramowania. Wśród nich warto wymienić między innymi:
- urządzenia wspierane przez system (czy oprogramowanie ma działać jedynie na komputerach, a może również na tabletach, smartfonach bądź firmowych terminalach?),
- miejsce instalacji systemu (np. własny firmowy serwer – wariant z zarządzaniem własnymi siłami IT czy może opcja “bezobsługowa” – chmura producenta?),
- przewidywane obciążenie systemu (m.in. Ilość przechowywanych danych, liczba jednocześnie zalogowanych użytkowników, bieżący transfer danych),
- szybkość działania systemu (m.in. czas odpowiedzi serwera, prędkość ładowania poszczególnych ekranów),
- dostęp do aktualizacji systemu (jak częstych aktualizacji oczekujemy? Czy aktualizacje powinny odbywać się automatycznie, a może nie jest to konieczne ze względu na sprawnie działający zespół IT w naszej firmie?),
- warunki SLA (jaki poziom wsparcia powinien zostać zagwarantowany przez producenta – m.in. czas odpowiedzi na zgłoszenie, czas oczekiwania na naprawdę błędu).
Zebraliśmy wymagania – co dalej?
Posiadając opracowaną w ten sposób listę wymagań, możemy przystąpić do poszukiwań partnera, który dostarczy nowy system w firmie. Na jej podstawie z pewnością będzie w stanie zaproponować odpowiednie rozwiązanie. Wyboru konkretnego narzędzia możemy dokonać po zapoznaniu się z ofertą kilku dostawców, których warto poprosić o przeprowadzenie dedykowanych prezentacji – wyprofilowanych pod potrzeby naszego przedsiębiorstwa (typu Proof of concept).
Dodajmy, że wdrożenie systemu, takiego jak oprogramowanie firmowe – TETA HR, musi zostać poprzedzone intensywną analizą przedwdrożeniową (przeprowadzoną pod przewodnictwem konsultantów tego systemu). Nie przejmujmy się, jeśli jej efektem będą rozwiązania inne niż wymyślone przez nas na etapie wewnętrznego zbierania wymagań. Ważne jedynie, aby propozycje dostawcy skutecznie realizowały cele postawione przed nowym systemem.
