Zmiany od 1 stycznia 2019 – digitalizacja akt pracowniczych oczami ekspertów
W nowym roku wejdzie w życie nowelizacja, dzięki której firmy będą mogły przechowywać dokumentację osobową i płacową w formie elektronicznej. Skróci się także wymagany czas przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Jak ważne są to zmiany? Kto na nich skorzysta? Czy digitalizacja akt pracowniczych zostanie wsparta przez nowe technologie dla biznesu? Odpowiedzi na te pytania udzielili nasi eksperci: Katarzyna Jaśniewicz – menadżerka produktu Teta HR z firmy Unit4 Polska oraz Karol Brucko- Stepkowski – radca prawny z kancelarii SBS z Wrocławia.
Z szafy do systemu
Magazynowanie akt i dokumentacji w firmach jest aktualnie możliwe wyłącznie w formie papierowej. Duże firmy, zatrudniające kilkaset pracowników, często muszą wynająć do tego celu duże powierzchnie magazynowe z odpowiednimi warunkami, które umożliwią bezpieczne przechowywanie dokumentów przez lata. Koszt wynajmu takiej powierzchni jest często wyższy od wynajmu przestrzeni biurowej dla pracowników. Nie dziwi więc, że nowelizacja wchodząca w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku to bardzo pozytywna zmiana dla każdego dużego przedsiębiorcy. Oznacza zmniejszenie kosztów i znaczne skrócenie czasu potrzebnego na odszukanie potrzebnej dokumentacji.
Akta papierowe po zdigitalizowaniu
Firmy, które zdecydują się na przeniesienie swoich dokumentów z szaf do systemu, będą jednak musiałby poradzić sobie z kilkoma wyzwaniami – na przykład z tym co zrobić z aktami papierowymi po ich zdigitalizowaniu. Na to pytanie, w poniższym materiale video, odpowiada Karol Brucko Stępkowski:
Elektroniczna dokumentacja, a polskie prawo
Digitalizacja akt pracowniczych, to proces, który musi być przeprowadzony w zgodzie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Na jakie aspekty i przepisy prawne musi zwrócić uwagę firma, która zdecyduje się na stworzenie cyfrowego archiwum? O tym także porozmawiali nasi eksperci:
Jak system HR wspiera digitalizację akt w firmie?
Proces przeniesienia danych papierowych do środowiska cyfrowego może być dużo prostszy, jeżeli pomaga w tym odpowiedni system HR w firmie. W poniższym materiale video nasza ekspertka Katarzyna Jaśniewicz, na przykładzie oprogramowania marki Teta, omawia jakie cechy powinno posiadać oprogramowanie HR, żeby digitalizacja akt pracowniczych przebiegła sprawnie i bezproblemowo.
Każda firma, która chce pozbyć się kosztów związanych z gromadzeniem danych w formie papierowej oraz zwiększyć bezpieczeństwo akt pracowniczych powinna zdecydować się na digitalizację po 1 stycznia 2019. Przygotowania do tego procesu najlepiej zacząć już teraz. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zachęcamy do obejrzenia całej rozmowy naszych ekspertów, dostępnej tutaj:
