Technologiczne rozwiązania usprawniające procesy HR w dużej organizacji
Analiza i szybkie przetwarzanie danych są obecnie jednym z największych wyzwań w procesach HR. Zarządzanie informacjami w zwięzły i uporządkowany sposób to klucz do zwiększenia konkurencyjności wewnątrz organizacji, oraz asumpt do rozwoju i poprawienia wizerunku całej firmy.
Istnieje wiele opcji oprogramowania dla działów HR i aplikacji ułatwiających zarządzanie zasobami takimi jak czas, kadra, czy finanse. Rozwiązania te są coraz bardziej zaawansowane i często personalizowane pod kątem potrzeb danego przedsiębiorstwa. Pozwalają one na usprawnienie dotychczas bardzo czasochłonnych i skomplikowanych procesów, co doskonale widać na przykładzie dużych firm, w szczególności holdingów.
Rozwiązania dla holdingu
Odpowiedni system HR powinien być dopasowany do struktury holdingu i eliminować typowe dla wielkich organizacji wyzwania związane z obsługą kadrową i zarządzaniem zasobami ludzkimi. Wśród nich można na pewno wymienić niezależność funkcjonowania podmiotów należących do holdingu, czego konsekwencją są zazwyczaj różne standardy procesów zatrudniania, odmienne regulaminy pracy, wynagrodzeń oraz bonusów pozapłacowych. Im bardziej złożona struktura przedsiębiorstwa, tym więcej różnorodnych danych, nad którymi trudno zapanować w rozproszonym systemie zarządzania.
Holding może być bardzo różnie zbudowany, często składa się z firm działających w odległych od siebie branżach i posiadających niezależne działy HR. Na rynku działają również grupy kapitałowe mające scentralizowane usługi wspólne, na przykład działy HR lub księgowości. System IT musi uwzględniać zarówno model, w którym dane spływają do jednego ośrodka, jak również taki, w którym ośrodków jest wiele. To wiąże się z koniecznością odpowiedniej konfiguracji dostępu dla użytkowników w zależności od przyjętego modelu.
Automatyzacja obiegu dokumentów z systemem TETA
Odpowiedzią na te wyzwania jest oprogramowanie, które automatyzuje obieg dokumentów, ma jeden spójny schemat bazy danych oraz wspólny system generowania dokumentów i raportów. Takie rozwiązania proponuje TETA. Wdrożenie jej produktów jest o tyle proste, że wymaga instalacji tylko jednej aplikacji dla wszystkich firm. To z kolei powoduje, że spada koszt konfiguracji aplikacji, a aktualizacje przebiegają w tym samym czasie dla wszystkich podmiotów. To nie tylko oszczędność finansowa, ale też czasowa, ponieważ wszystkie niezbędne modyfikacje dostawca przeprowadza w tym samym, możliwym do przewidzenia i uwzględnienia czasie. Kolejnym atutem tego rozwiązania, jest fakt, że dane firmy przechowywane są w jednym miejscu, co jest korzystne ze względu na ich bezpieczeństwo.
Głównym beneficjentem zastosowania wspólnego rozwiązania wielofirmowego jest kadra zarządzająca firmą, odpowiedzialna za optymalizację procesów. Ma ona dostęp do całej palety raportów i sprawozdań dla wielu firm i przekrojowych analiz sporządzanych według tych samych wymiarów. Takie podejście korzystne jest też dla pracownika. Ten, nawet jeśli jest zatrudniony w kilku spółkach, ma dostęp do wszystkich funkcjonalności w jednej aplikacji. Może przesłać fakturę do działu HR, złożyć wniosek zakupowy lub urlopowy, bądź sprawdzić, jaki jest status danego dokumentu. Przesyłanie dokumentów jest automatyczne i trafia do wszystkich osób odpowiedzialnych za ich procesowanie. Poprzez aplikację można dokonać też łatwej zmiany danych pracownika, np. właściwego urzędu skarbowego.
Zarządzanie zasobami ludzkimi za pomocą aplikacji
Aplikacja przeznaczona do zarządzania zasobami ludzkimi jest elementem standaryzującym procesy, dającym łatwy dostęp do informacji. Holding uzyskuje w ten sposób sterowność oraz nabiera cech data‑driven organisation – podmiotu, w którym wszystkie decyzje zapadają na podstawie szerokiego zakresu danych dotyczących zasobów, braków i potencjału. Szukając rozwiązań optymalizujących procesy i ułatwiających funkcjonowanie przedsiębiorstw, warto sięgnąć po gotowe rozwiązania.
