4 kroki do sukcesu we wprowadzaniu zmian w firmie

Perspektywa zmian wywołuje niepokój na wszystkich szczeblach w organizacji nawet w najbardziej korzystnym dla firmy okresie. A co dopiero w czasach kiedy wielu prężnie działającym przedsiębiorstwom grozi bankructwo. Wtedy nawoływanie do zmian może napotkać wyjątkowo silny opór. Gdy niepewność jest duża, ludzie pragną stałości i rutyny wewnątrz organizacji.

Jednak to nie tylko próby wprowadzania zmian na dużą skalę, np. fuzje czy restrukturyzacja, budzą silne reakcje. Także skromniejsze inicjatywy, takie jak wprowadzenie nowego systemu IT lub innowacji produktowych mogą wywołać paraliż.

Dla menedżerów okres zmian to niewątpliwie trudny czas. By pomóc organizacji przetrwać, muszą oni starać się o pełne poparcie pracowników i nakłaniać ich do zmiany dokładnie w momencie kiedy budzi ona największy opór. Jak ich w tym wesprzeć? Można zrobić to na kilka sposobów:

1. Akceptacja emocji

Pomoc pracownikom w okresie zmiany, bez względu na jej zasięg i charakter, zaczyna się od zrozumienia emocji, które ta zmiana wywołuje. Ważne jest by zaakceptować tą emocjonalną zawieruchę i zaakceptować fakt, że ludzie mogą odczuwać sprzeczne uczucia w każdym jej stadium. Smutek spowodowany odejściem od dotychczas przyjętych metod prowadzenia biznesu może mieszać się z ekscytacją spowodowaną perspektywą pójścia w nowym i prawdopodobnie lepszym kierunku. Menedżerowe powinni tłumaczyć pracownikom, że takie wahania nastrojów są normalne oraz, że każdy kto je odczuwa nie jest mniej utalentowany czy wartościowy niż inni.

2. Tłumaczenie motywacji

Tłumaczenie co się dzieje i wyjaśnianie z czym konkretnie wiąże się zmiana, sprawia, że pracownicy z większym zainteresowaniem podchodzą do nowości.

Tak się właśnie stało w jednej z firm usługowych w branży edukacyjnej, w której postanowiono usprawnić procesy HR, wprowadzając platformę IT do wsparcia tych procesów. W szeregach zawrzało. Pojawiła się obawa, że za pomocą platformy internetowej będzie można podglądać szczegóły dotyczące innych pracowników, a wszelkie poufne dane zgromadzone na platformach internetowych staną się łatwo dostępne dla innych. Zarząd firmy podjął decyzję by poinformować pracowników o zasadach działania nowego systemu kaskadowo, poczynając od wyższych rangą menedżerów, którzy następnie mieli przekazać tę informację dalej.

Edukowanie pracowników rozpoczęto od rozwiania ich obaw dotyczących prywatności. Okazało się, że przy odpowiednich zabezpieczeniach dane przechowywane na platformach internetowych są dużo bezpieczniejsze niż te znajdujące się w biurze. Podczas każdego kolejnego spotkania pracownicy byli informowani o dodatkowych funkcjonalnościach systemu, takich jak automatyzacja procesów płacowych czy dostęp do platformy z poziomu aplikacji, które dodatkowo mogły ułatwić im funkcjonowanie w firmie.

Kluczem do sukcesu stało się tu podejście kierowników do sposobu wprowadzenia zmiany: pracowników nie pozostawiono samym sobie, a wszelkie niejasności co do nowego systemu tłumaczono tak długo, aż zyskały akceptację większości.

3. Komunikowanie planu

Oprócz wyjaśnienia pracownikom z czym dokładnie wiązać się będą zmiany w ich firmie, dobrze jest stworzyć plan komunikacyjny, który pozwoli regularnie uzupełniać informacje w zakresie tego co zostało już zrobione i na czym będzie polegał kolejny krok. Czy informacje będą przekazywane podczas cotygodniowych spotkań zespołu, czy może będą krążyć drogą mailową? Wybór sposobu komunikacji zależeć będzie od specyfiki firmy, niemniej musi zaistnieć ponieważ w trudnym okresie zmian ludzie potrzebują poczucia, że ich liderzy są aktywnie w nie zaangażowani, wiedzą co robią i jasno wyrażą swoje oczekiwania wobec podwładnych.

Wyjaśniać trzeba także przesłanki, na podstawie których podejmuje się decyzje o zmianach, i kiedy tylko nadarza się okazja by rozwiać czyjeś wątpliwości, trzeba z niej skorzystać. Niepewność rodzi lęk, z kolei wiedza na temat tego co się dzieje ten lęk łagodzi.

4. Aktywna postawa managerów

Zdarza się, że starsi rangą menedżerowie nie pojawiają się w firmie tak często jak powinni, co w okresie wprowadzania zmian stanowi gotowy przepis na porażkę. To nie pora na uciekanie z firmy. Bez względu na to jak bardzo się jest zajętym, trzeba znaleźć czas by spotkać się z ludźmi, zjeść wspólnie lunch i odpowiedzieć na dręczące ich pytania. A przede wszystkim na to, by dowiedzieć się jak podwładni radzą sobie ze zmianą. Menedżerowie są źródłem cennych informacji na temat ludzi w swoich zespołach, co może pomóc zlokalizować źródło niechęci zanim będzie za późno.

Wspierając menedżerów w trudnych dla firmy czasach, wspiera się tak naprawdę wszystkie podległe im osoby, ponieważ to właśnie menedżerowie będący w stałym kontakcie z pracownikami są odpowiedzialni za to jak zespół przyjmie wszelkie nowości. Rozmawiając z nimi i dyskutując o rozwiązaniach, można dać im poczucie, że nie działają w osamotnieniu, oraz że są w stanie wypracować w zespole sposoby na poradzenie sobie ze zmianą.