Smart office czyli inteligentne biuro – co to jest i jakie niesie korzyści?
Ideą smart office jest dostosowanie się do współczesnych potrzeb rynku, które oscylują wokół zmniejszania kosztów biznesowych przy równoczesnym zwiększaniu efektywności pracowników. Nowoczesne biura mają nie tylko pozytywnie wpływać na komfort samej pracy, ale również stymulować kreatywność oraz sprawić, że przebywanie w tej przestrzeni stanie się przyjemniejsze.
Rynek smart office, czyli inteligentnych biur rozwija się w zaskakującym tempie. W 2023 roku ma osiągnąć wartość aż 46 mld USD z prawie 13% wzrostem między rokiem 2017 a 2023 (wg raportu przygotowanego przez Markets and Markets), więc jest to obszar, na który zdecydowanie warto zwrócić uwagę.
Inteligentne meble
Biurka to centrum każdego miejsca pracy. Dzięki IoT (Internet Rzeczy) możemy sprawić, że staną się one bardziej „smart”. Nowoczesna technologia umożliwia rozpoznanie preferencji użytkownika, a następnie automatyczne dopasowywanie się do nich. Dla biur, które pracują w koncepcji „hot-desking”, czyli korzystania ze stanowisk roboczych, które nie są przydzielone konkretnym osobom przydatna może okazać się platforma umożliwiająca rezerwowanie biurek przy jednoczesnym zapamiętywaniu preferencji. Pozostając w temacie biurek i ich akcesorii, nowoczesna technologia rewolucjonizuje również stacjonarne telefony zamieniając je w intuicyjne, dotykowe ekrany z możliwością podłączenia do Bluetooth.
Narzędzia do pracy zespołowej
W dzisiejszych czasach, kiedy liczba organizacji pracujących z trybie zdalnym lub hybrydowym znacząco wzrasta posiadanie technologii umożliwiającej taką współpracę między pracownikami stało się koniecznością. W tym aspekcie również smart office oferuje szeroki wachlarz możliwości. Do dyspozycji mamy oprogramowania do video konferencji, webkamery, które umożliwiają odbywanie wirtualnych spotkań oraz rozwiązania w chmurze, dzięki którym każdy z pracowników z dowolnego miejsca może mieć dostęp do danych. Co więcej, na rynku są oprogramowania do instalowania wirtualnych tablic, które pozwalają pracownikom na współpracę w czasie rzeczywistym zupełnie tak, jak podczas spotkań fizycznych.
Oszczędność energii
Smart office to znaczące oszczędności dla biznesu. Według raportu Gartner Inc. instalacja systemu inteligentnego oświetlenia w biurze, które dostosowuje poziom oświetlenia do liczby pracowników może zredukować koszty energii elektrycznej aż o 90%. Efektywnym rozwiązaniem są również sensory IoT, które są w stanie detektować prawie wszystko począwszy od ruchu po fale dźwiękowe. Kolekcjonują dane, które później można wykorzystać do zaimplementowania strategii wykorzystania technologii. Inteligentne systemy HVAC potrafią automatycznie dopasowywać temperaturę zgodnie z przyjętym schematem np. na podstawie prognozy pogody, co gwarantuje utrzymanie optymalnej temperatury podczas pracy.
Zarządzanie przestrzenią
Nadrzędną zasadą inteligentnych biur jest optymalizacja przestrzeni. Zainstalowanie platform, które umożliwiają administrowanie spotkaniami może pomóc w lepszym zarządzaniu przestrzenią, nawet w biurach o małej powierzchni. Takie oprogramowania zarządzają rezerwacją pokoi czy przestrzeni, monitorują ich obłożenie oraz powiadamiają uczestników spotkania o ewentualnych zmianach. Ponadto, umożliwiają szybsze odpowiadanie na potrzeby uczestników spotkań poprzez powiadamianie działu IT bądź administracji np. o wymogach dotyczących potrzebnego sprzętu.
Smart office w nowej, postpandemicznej rzeczywistości
Wraz ze wzrostem świadomości na temat sposobu i łatwości rozprzestrzeniania się wirusów, wzrasta również potrzeba wdrażania rozwiązań, które nie wymagają kontaktu dotykowego, szczególnie w miejscach pracy. Takim punktem styku są drzwi i chociaż zastąpienie wszystkich na te automatycznie otwierane jest nierealistyczne, to skorzystanie z technologii może rozwiązać ten problem. Zainstalowanie technologii opartej na Bluetooth wraz z mechanizmem automatycznego otwierania drzwi jest doskonałym rozwiązaniem. Czytniki działające na zasadzie Bluetooth identyfikują każdy ruch, a integracja z systemem automatycznego otwierania umożliwia swobodne przemieszczanie się bez konieczności chwytania za klamkę. Kolejnym rozwiązaniem, które jest zgodne z ówczesnymi wymaganiami sanitarnymi jest umożliwienie korzystania z ekspresów do kawy, czy z windy za pomocą smartphonów, bez konieczności przyciskania przycisków. Co więcej, dzięki IoT jesteśmy w stanie analizować, kiedy i z których pomieszczeń, czy urządzeń pracownicy korzystają najczęściej i analogicznie dopasowywać do tego pory dezynfekcji.
