Rola HR w redukcji kosztów i optymalizacji
HR odgrywa znaczącą rolę w zarządzaniu kosztami organizacji. Sprawne działanie departamentu HR może je optymalizować, co przynosi realne korzyści. W dzisiejszej rzeczywistości, gdy każdy stara się redukować koszty, aby zrekompensować straty spowodowane zachwianiem rynku globalnego przez pandemię, HR dzieli jeszcze większy niż dotychczas kawałek „tortu” optymalizacji kosztów.
Są trzy główne obszary, w których HR może znaleźć pole do redukcji kosztów:
- Praca działu HR – optymalizacja w zakresie modelu pracy działu HR, struktur oraz procedur.
- Wydatki – redukcja kosztów związanych m.in. z oprogramowaniami, z których korzysta HR, ale również metod gratyfikacji finansowych pracowników, dodatków do pensji, czy szkoleń.
- Struktura zatrudnienia – generowanie oszczędności, dzięki zmianom w strukturze zatrudnienia.
Jakie więc działania może wdrożyć HR, aby realnie wpłynąć na redukcje kosztów organizacji?
Restrukturyzacja zatrudnienia
W wielu organizacjach koszty pracownicze stanowią ogrom całości generowanych kosztów, dlatego pomimo tego, że jest to trudna decyzja, redukcja etatów jest często koniecznością, aby zachować płynność finansową. W tym obszarze rola HR jest nieoceniona. HR może zaplanować oraz przeprowadzić redukcję kadry pracowniczej. Nie zawsze jednak zwolnienia są jedyną drogą. I tu ciężar odpowiedzialności spoczywa na HR, który może znacznie zoptymalizować koszty stosując inne techniki tj. obniżenie czasu pracy, przeorganizowanie specyfiki pracy, rotacje pomiędzy stanowiskami, czy ostatecznie – tymczasowe zwolnienia.
Rezygnacja z nieefektywnych programów
Przed wybuchem pandemii organizacje prześcigały się w pomysłach na oferowanie różnych programów, które miały przyciągnąć wykwalifikowanego pracownika. Często więc decydowały się na programy, które ładnie i oryginalnie brzmiały, jednak ostatecznie pracownicy z nich nie korzystali. Ewaluacja programów i rezygnacja z tych, które przynoszą najmniej korzyści może wygenerować spore oszczędności. To również pozostaje w gestii HR, który nie tylko może podjąć decyzję o wycofaniu takich programów, ale również uargumentować i komunikować takie działanie pracownikom.
Zastąpienie szkoleń zewnętrznych tymi wewnętrznymi
Szkolenia są bardzo ważne zarówno dla pracowników, jak i organizacji, natomiast często generują zbyt wiele kosztów. Korzystanie z wewnętrznych zasobów i zastąpienie szkoleń prowadzonych przez firmy spoza organizacji pracownikami, którzy uznawani są za autorytet w danym temacie może przynieść znaczącą ulgę napiętemu budżetowi. Szczególnie teraz, gdy większość organizacji pracuje w trybie pracy zdalnej bądź hybrydowej zrezygnowanie z części zewnętrznych szkoleń na te odbywające się wewnątrz struktur organizacji może być prostsze niż kiedykolwiek.
Audyt optymalizacji oprogramowań
Pomimo tego, że organizacja inwestuje duże środki pieniężne na oprogramowanie dla działu HR, niewiele z nich monitoruje ich efektywność oraz wydajność. Cykliczny audyt wszystkich oprogramowań, w których korzysta organizacja pomoże zidentyfikować te wdrożenia, które są mało efektywne albo ich rola się zdeaktualizowana i korzystanie z nich nie jest już dłużej uzasadnione.
Usprawnienie modelu gratyfikacji pracowników
Skomplikowany system gratyfikacji finansowej pracowników może, zupełnie niepotrzebnie, stanowić duże obciążenie dla budżetu organizacji. Dobrze zarządzany system wynagradzania pracowników stanowi duże pole do redukcji kosztów. Jednym z nich jest elastyczny model gratyfikacji pracowników. Ta elastyczność umożliwia podejmowanie inicjatyw optymalizacji kosztów przy jednoczesnym śledzeniu wydajności pracowników. Modele te powinny polegać na robieniu ewaluacji planów wynagrodzeń względem wskaźników efektywności i alokować zasoby na podstawie zwrotu z inwestycji.
Reorganizacja struktury pracowniczej
Nie tylko zwolnienia, czy redukcja etatów pozwala na optymalizację kosztów. HR może zarządzać kadrą w taki sposób, aby dopasować krótkoterminowe potrzeby biznesowe do założonej, długoterminowej strategii. Taki system doskonale sprawdzi się w obecnym czasie, kiedy większość organizacji musi zaadoptować się do nowej rzeczywistości spowodowanej pandemią. Najbardziej efektywne są te organizacje, które w bardzo krótkim okresie dostosowują się do nowych realiów rynkowych. Robią to m.in. za pomocą zespołów wielofunkcyjnych, czyli „mieszanki” pracowników stałych oraz tymczasowych i maksymalizują efektywność obu grup pracowników w świetle tych zmian.
