Konkurenci, inwestorzy oraz media mogą różnie reagować, kiedy ogłosisz, że przechodzisz na inny model biznesowy – SaaS. W jaki sposób dobrze przeprowadzić swoją transformację?

Kiedy w 2012 r. firma Adobe uruchomiła sprzedaż oprogramowania Creative Suite w formie usługi abonamentowej SaaS (Software-as-a-Service), w kolejnym roku jej dochód netto był o niemal 35 proc. niższy. Przejście na SaaS to fatalna decyzja? Niezupełnie. W kwietniu 2016 r. wartość akcji Adobe była już niemal trzykrotnie wyższa niż cztery lata wcześniej, a obecnie firma generuje ogromne zyski ze sprzedaży aplikacji SaaS.

W ostatnich latach model SaaS stał się bardzo popularny. Szybko rozwijają się start-upy, które tworzą usługi SaaS i nie oferują oprogramowania w formie jednorazowych i wieczystych licencji. Analitycy z IDC prognozują z kolei, że w obecnym roku co najmniej jedna trzecia oprogramowania korporacyjnego będzie już wykorzystywać model SaaS, czyli będzie udostępniana w chmurze jako usługa online.

Wszystko to sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na SaaS. Chodzi tutaj zarówno o tworzenie własnych produktów, jak i korzystanie i wdrażanie rozwiązań firm trzecich.

Przejście na SaaS: własne produkty

Badacze z Uniwersytetu Technicznego w Monachium przeanalizowali 359 przypadków, kiedy firma decydowała się na wdrożenie rozwiązania SaaS. Specjaliści sprawdzali, jak zmiana wpłynęła na kondycję firmy i na tej podstawie stworzyli wnioski i porady związane z przeprowadzaniem podobnej transformacji. Jeżeli chcemy zdecydować się na SaaS, bezpieczniej jest przeprowadzać tego typu zmiany w sposób płynny: czyli oferować dany produkt w formie SaaS, jak również w wersji na licencji wieczystej (zakup jednorazowy). Dotyczy to szczególnie firm, które istnieją na rynku co najmniej 10 lat i przez ten czas zdążyły przyzwyczaić klientów do tego, że dany produkt jest oferowany w wersji „pudełkowej”.

Dodatkowo warto zdecydować się na zewnętrznego usługodawcę cloud computingowego. Czyli dane trzymajmy w chmurze, ale nie u siebie. Tworzenie własnej infrastruktury jest często zbyt kosztowne i czasochłonne, natomiast takie firmy jak Microsoft czy Amazon (AWS) oferują wysokiej jakości chmury, gdzie możemy przechowywać i rozwijać swoje usługi. Organizacje, które wybierały zewnętrznych dostawców chmurowych, odnotowywały średnio wzrost akcji o 2,9 proc. wyższy niż te, które decydowały się na własną infrastrukturę.

Bardzo ważne jest również wprowadzenie zmian w samym sposobie pracy. Menedżerowie i specjaliści powinni pracować w taki sposób, aby sprzyjać modelowi SaaS – czyli należy pozbyć się lub przemodelować procesy biznesowe, które spowalniają lub wręcz uniemożliwiają rozwój usług SaaS, ponieważ premiują działania nastawione na rozwój produktów w poprzedniej wersji (licencje wieczyste). Decydując się na utrzymywanie poprzedniej wersji i wprowadzenie usług SaaS trzeba mieć też na uwadze, że niektóre zadania będą się dublować i np. trzeba będzie zwiększyć liczbę pracowników w dziale wsparcia technicznego. Dopiero po pewnym czasie (zwykle ok. dwóch lat) będzie można rezygnować ze świadczenia pewnych usług, w tym wsparcia technicznego dla produktów „pudełkowych”. To koszty nie do uniknięcia.

Dużym wyzwaniem dla dostawców oprogramowania w usłudze SaaS jest również stworzenie odpowiednich warunków pracy dla zespołów handlowych. Adobe wspomina, że kiedy wprowadzało usługi SaaS, handlowcy nie byli początkowo zbyt zadowoleni, ponieważ wcześniej skupiali się na sprzedaży licencji (wysokie ceny, wysokie prowizje), a nagle okazało się, że mają zachęcać do zakupu rocznego abonamentu SaaS (niskie ceny, niższe prowizje). Dostawcy muszą więc pamiętać także o odpowiednich zachętach dla swoich handlowców.

Należy też koniecznie zwracać uwagę na to, czego oczekują nasi klienci, nie zaś podejmować decyzje na podstawie makroekonomicznych przesłanek (inaczej mówiąc: „wszystkie korporacje tak robią, więc ja też powinienem…”). Dobrym przykładem jest firma Splunk, oferująca rozwiązania Business Intelligence, która wprowadzając nowe produkty na modelu SaaS oferuje je często również na licencji jednorazowej. Tego po prostu oczekuje część jej klientów.

Przejście na SaaS: rozwiązania firm trzecich

Przejście do modelu SaaS wiąże się również z korzystaniem z usług firm trzecich, np. rozwiązania HR. Tutaj zdecydowana większość ekspertów zaleca wybór SaaS, zwłaszcza jeśli wcześniej nie korzystaliśmy w firmie z oprogramowania pudełkowego. Rozwiązania SaaS to przede wszystkim świetna elastyczność i łatwość obsługi – są dostępne w zasadzie „od razu”, działają poprawnie na różnych platformach i urządzeniach, a dodatkowo usługodawcy nierzadko zapewniają wsparcie techniczne w systemie 24/7.

Dużą zaletą jest również bezpieczeństwo danych, które jest po stronie usługodawcy, a także fakt, że oprogramowanie jest zawsze najbardziej aktualne – korzystamy z niego zwykle przez przeglądarkę i nawet nie musimy instalować aktualizacji. W połączeniu z redukcją kosztów zakupu i utrzymania, wybór rozwiązań SaaS wydaje się oczywisty. Przy wyborze dostawcy zwracajmy tylko uwagę, aby rzeczywiście zapewniał on wspomniane korzyści, w szczególności jeśli chodzi o odpowiedzialność za bezpieczeństwo i przechowywanie danych (włącznie ze spełnianiem warunków RODO).