Pracownicze Plany Kapitałowe – co oznaczają dla pracowników i pracodawców
Od 1 stycznia 2019 weszły w życie Pracownicze Plany Kapitałowe. Celem PPK jest umożliwienie pracownikom zgromadzenia dodatkowych oszczędności budujących źródło dochodu w okresie emerytalnym. W ustawie z 4 października 2018 o Pracowniczych Planach Kapitałowych została jasno określona rola pracodawców w obsłudze programu. Wiąże się ona z nowymi obciążeniami i obowiązkami administracyjnymi, do których warto przygotować się z odpowiednim wyprzedzeniem.
Terminy wdrożenia PPK
Pierwszym obowiązkiem pracodawcy objętego programem jest utworzenie PPK zgodnie z datą określoną w ustawie. Terminy są różne – ma na nie wpływ wielkość zatrudnienia oraz to czy firma jest finansowana z funduszy publicznych czy prywatnych. Jako pierwsi do programu przystąpią pracodawcy spoza sektora finansów publicznych, zatrudniający co najmniej 250 pracowników. Te firmy mają obowiązek utworzenia PPK od 1 lipca 2019.
Poniższa infografika przedstawia najaktualniejszy kalendarz wdrożenia PPK, udostępniony przez Polski Fundusz Rozwoju:
Źródło: https://twitter.com/Grupa_PFR/status/1081850340079816704?s=20
Przygotowując się na 1 lipca, wskazani w ustawie pracodawcy muszą podjąć decyzję o wyborze instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie i prowadzenie PPK. Co ważne, ta decyzja ma być podjęta:
- w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub reprezentacją osób zatrudnionych
- na podstawie oceny warunków proponowanych przez dane instytucje finansowe
Z obowiązku utworzenia PPK są zwolnieni pracodawcy, którzy prowadzą PPE (Pracownicze Programy Emerytalne) i naliczają oraz odprowadzają składki dla co najmniej 25% zatrudnionych, w wysokości określonej ustawowo.
Zasady zapisów uczestników do PPK
Kolejnym obowiązkiem pracodawców jest zapisanie osób zatrudnionych do programu PPK w ustawowym terminie. Pracodawca zawiera umowę o prowadzeniu PPK w imieniu i na rzecz uczestnika programu. Uczestnikiem jest pracownik zatrudniony na umowę o pracę, osoba fizyczna wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia oraz innych umów o świadczenie usług, jak również członkowie rad nadzorczych.
Zapisani muszą zostać wszyscy pracownicy do 55 roku życia. Dla pracowników w przedziale wiekowym 55 – 70 lat przystąpienie do PPK następuje na wniosek zatrudnionej osoby.
Przetwarzanie danych osobowych pracowników
Zapisanie pracownika do programu PPK wiąże się z przekazaniem do instytucji finansowej określonych w ustawie personaliów. Oprócz standardowych danych identyfikacyjnych i adresowych uczestnika, pracodawca ma przekazać również numer telefonu i adres poczty elektronicznej. To umożliwi instytucji finansowej kontakt z zatrudnionym. W związku z tym pracodawcy muszą przygotować się do zebrania dodatkowych informacji o pracownikach, które do tej pory nie były gromadzone w bazach danych oraz zadbać o ich bezpieczne przetwarzanie, zgodnie wymogami rozporządzenia RODO.
Ustawa określa jasno, że instytucja finansowa może zbierać dane ubezpieczonego w tym adres email i numer telefonu. Nie jest jednak nigdzie sprecyzowane o jaki adres email i telefon chodzi. To spory problem, ponieważ pracownik nie ma obowiązku posiadania prywatnego adresu e-mail ani numeru telefonu, a jeśli nawet takie dane posiada to nie musi się nimi z nikim dzielić. Maile i telefony służbowe z kolei także nie są dobrym przekaźnikiem, ponieważ po pierwsze nie każdy pracownik je ma, a po drugie po odejściu z pracy te kanały komuniakcji są niedostępne dla pracownika. Bardzo istotna jest wyjaśnienie pracownikom jak istotne są dane kontaktowe, ponieważ umożliwią sprawną komunikację pomiędzy nim a instytucją finansową, w sprawach związanych z PPK
– mówi Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu Teta HR z firmy Unit4 Polska.
Obsługa oświadczeń pracowników
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z uczestnictwa pracowników w PPK, będzie przyjmowanie i formalne weryfikowanie oświadczeń uczestników programu, takich jak rezygnacja z oszczędzania w PPK czy deklaracja na temat wpłaty dodatkowej. Komunikacja między pracodawcą, a pracownikiem w tej sprawie może odbywać się w formie elektronicznej lub tradycyjnej, z małym wyjątkiem – dokument rezygnacji z uczestnictwa w PPK będzie można złożyć wyłącznie w formie papierowej.
Zasady finansowania wpłat na PPK
Ustawa o PPK zakłada finansowanie składek ze środków uczestnika i pracodawcy. Podstawowa miesięczna kwota, jaką pracodawca będzie musiał wpłacić na jednego uczestnika programu wyniesie 1,5% jego wynagrodzenia. Poprzez wynagrodzenie rozumiemy tu podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, z której wyłącza się podstawę na ubezpieczenie osób przebywających na urlopie wychowawczym i pobierających zasiłek macierzyński. Opcjonalnie podmiot zatrudniający może dokonywać wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% zarobku. Jest to forma finansowego benefitu, którym pracodawca będzie mógł przyciągnąć do organizacji utalentowanych pracowników.
Procentowy rozkład wpłat na PPK przedstawia poniższa tabela:
| Pracodawca | Pracownik | |
| Podstawowe | 1,5 % wynagrodzenia | 2% wynagrodzenia |
| Dodatkowe (opcjonalne) | Do 2,5% wynagrodzenia | Do 2% wynagrodzenia |
Obowiązki pracodawcy w ramach nowej ustawy
Zgodnie z ustawą to pracodawca pokrywa koszty naliczania i przekazywania wpłat do PPK. Obowiązkiem zatrudniającego jest zatem:
- Naliczenie wpłat finansowanych ze środków uczestnika
- Pobranie wpłat finansowanych ze środków uczestnika z terminie wypłaty
- Naliczenie wpłat ze środków własnych
- Dokonanie wpłat do wybranej wcześniej instytucji finansowej
Przykładowe rozliczenie wynagrodzenia wynoszącego 5000 pln brutto, dla osoby zatrudnionej na umowę o pracę, przedstawia poniższa tabela (obliczona dla koszty uzyskania 111,25 PLN i ulgi 46,33 PLN):
Powyższa lista nie zamyka wykazu obowiązków spoczywających na pracodawcach po 1 stycznia 2019. Szczególnie istotny może okazać się obowiązek informacyjny względem pracowników. Jak wskazują wyniki sondażu przeprowadzonego na zlecenie Polskiej Izby Ubezpieczeń1, przyszli uczestnicy programów oczekują, że informacje na temat PPK znajdą nie tylko w mediach, ale również u pracodawcy. Oznacza to, że firmy muszą przygotować odpowiedzi na pytania pracowników zainteresowanych szczegółami nowego systemu oszczędności.
Przypisy:
