Firmowa baza wiedzy – jak ją efektywnie zbudować?

Największą wartością każdego przedsiębiorstwa jest bez wątpienia wiedza: know-how, który pozwala realizować biznesową działalność firmy. Bez niej, nawet świetnie wyposażona, mocno doinwestowana organizacja nie ma szans na efektywne funkcjonowanie.

Wiedza w firmie ukrywa się zwykle pod wieloma postaciami. Jej „nośnikami” są przede wszystkim pracownicy, procesy i procedury, przyzwyczajenia, korespondencja, różnego rodzaju dokumenty czy pliki. Nieuporządkowaną i rozproszoną wiedzę trudniej przekuć w korzyść biznesową, trudniej również utrzymać ją wewnątrz przedsiębiorstwa (zwłaszcza obecnie, gdy częsta zmiana pracodawcy jest w zasadzie standardem). Dobrym sposobem na maksymalizację jej wartości jest firmowa baza wiedzy.

Firmowa baza wiedzy – koncepcja i korzyści

Baza wiedzy to zbiór informacji i materiałów przydatnych pracownikom firmy. Mogą się w niej znaleźć m.in.:

  • informacje o sposobie pracy przedsiębiorstwa (np. procesy, procedury, regulaminy, opisy stanowisk, przepisy wewnętrzne),
  • użyteczne szablony (np. przykładowe prezentacje, firmowy papier, stopki maili, szablony ofert),
  • poradniki i instrukcje (sposoby rozwiązania popularnych problemów, materiały szkoleniowe),
  • dokumentacja realizowanych przez firmę przedsięwzięć (np. projektów).

Gromadzenie najważniejszych firmowych informacji w jednym miejscu zdecydowanie poprawia dostęp do wiedzy przedsiębiorstwa. Dzięki scentralizowanej bazie wiedzy nie trzeba szukać wśród maili, w zapomnianych folderach firmowego dysku sieciowego bądź w głowach innych pracowników (którzy zmieniając pracodawcę zabierają część firmowej wiedzy ze sobą – jej archiwizacja minimalizuje to ryzyko).

Właściwie wykorzystywana firmowa baza wiedzy powinna przynieść jeszcze jeden pozytywny skutek – oszczędność i poprawę efektywności pracy. Raz wypracowane w przedsiębiorstwie rozwiązanie czy raz przygotowany szablon dokumentu będzie bowiem wykorzystywany powtórnie, również przez innych pracowników. Ryzyko powielenia pracy (“wymyślenia koła na nowo”) zostaje tu mocno ograniczone.

Tworzenie firmowej bazy wiedzy

Jak zbudować firmową bazę wiedzy w taki sposób, aby wspomniane wyżej korzyści miały szansę się zmaterializować? Przede wszystkim musimy zadbać o jej odpowiednią formę. Na wstępie, za  scentralizowane repozytorium wiedzy przedsiębiorstwa może posłużyć po prostu dysk sieciowy (gromadzący pliki tekstowe i inne) bądź prosty system CMS (np. WordPress – popularne rozwiązanie, na bazie którego tworzymy strony WWW). Najlepsze efekty uzyskamy jednak dzięki wyspecjalizowanym narzędziom do przechowywania informacji.

Firmowa encyklopedia

Pierwszą z grup tego typu narzędzi są rozwiązania umożliwiające zbudowanie firmowej encyklopedii, czyli zbioru artykułów – pogrupowanych tematycznie, otagowanych i łatwo wyszukiwalnych. Każdy z wpisów oprócz tekstu może zawierać grafiki, filmy oraz odnośniki do innych artykułów bądź źródeł zewnętrznych (w tym plików). W efekcie powstaje coś na wzór dobrze wszystkim znanej Wikipedii, z tym, że z zawartością firmową. Firmową encyklopedię z powodzeniem zbudujemy m.in. na bazie oprogramowania Confluence bądź opensource’owego rozwiązania MediaWiki.

System do zarządzania dokumentami

Nieco inne możliwości dają rozwiązania przeznaczone do gromadzenia i zarządzania dokumentami. W ich przypadku głównym zasobem jest nie artykuł, a plik (choć oczywiście najpopularniejsze narzędzia pozwalają również na przechowywanie tekstów). Zaletą oprogramowania do zarządzania dokumentami jest niewątpliwie możliwość wykonywania zaawansowanych operacji na dokumentach, jak wersjonowanie, opisywanie ich metadanymi czy definiowanie ścieżki akceptacji poszczególnych rodzajów dokumentów. Wśród narzędzi tego typu warto wymienić chociażby Unit4 Knowledge Base, czy opensource’owe Alfresco.

Intranet / System ERP

Do zorganizowania efektywnej firmowej bazy wiedzy świetnie nadają się również narzędzia zintegrowane, takie jak systemy ERP (np. TETA ERP). Ich atutem jest dostęp do wszystkich zasobów przedsiębiorstwa (łącznie z wiedzą) w ramach jednego rozwiązania (a raczej w miarę spójnej wiązki rozwiązań). Dzięki wspólnej wyszukiwarce, użytkownik nie musi zastanawiać się nad zbiorem, który przeszukuje – system sprawdzi wszystko: zarówno bazę firmowych artykułów, listę wysłanych ofert, jak i historię kontaktów z klientem.

Kluczowe funkcje

Niezależnie od rodzaju rozwiązania, które wybierzemy, powinniśmy oczekiwać od niego kilku funkcji kluczowych z punktu widzenia budowy i późniejszej eksploatacji firmowej bazy wiedzy:

  • Efektywne wyszukiwanie – przypominające rozwiązanie Google (nie wymuszające na użytkowniku dokładnego określenia poszukiwanego zasobu),
  • Wersjonowanie treści – możliwość zmiany artykułu / pliku, z zachowaniem jego poprzednich wersji, wraz z informacją o czasie i przyczynie modyfikacji oraz osobie modyfikującej,
  • Zróżnicowane (najlepiej konfigurowalne) poziomy dostępu – w zakresie dostępu do informacji i możliwości ich modyfikacji (szczególnie istotne, gdy fragment firmowej bazy wiedzy zamierzamy udostępnić poza przedsiębiorstwem – np. klientom czy partnerom),
  • Ochrona przed duplikacją treści – bardzo przydatne, choć stosunkowo rzadko występujące rozwiązanie (trudne w implementacji i mało skuteczne): pracownik wprowadzający nową treść do bazy, powinien zostać poinformowany o potencjalnych duplikatach (tj. o innych wpisach/plikach o podobnej nazwie bądź zawartości); systemową ochronę przed powielaniem treści można śmiało zastąpić odpowiednim procesem publikacji (np. manualnym przeszukiwaniem bazy wiedzy pod kątem duplikatów przed rozpoczęciem prac nad nowym wpisem),
  • Podgląd plików – możliwość zapoznania się z zawartością pliku (np. dokumentem, zdjęciem czy wideo) bez konieczności jego pobierania na dysk twardy,
  • Moderowanie treści – proces weryfikacji nowych treści przed ich publikacją,
  • Import treści z systemów zewnętrznych – np. tworzenie nowych artykułów na podstawie korespondencji mailowej bądź firmowego chata, archiwizacja załączników poczty.

Utrzymanie firmowej bazy wiedzy

Mimo że technologia jest tu bardzo pomocna, efektywna firmowa baza wiedzy ma szansę funkcjonować dopiero wówczas, gdy jest właściwie wykorzystywana i utrzymywana przez całą kadrę pracowniczą (i to w długiej perspektywie). Wdrożenie nowego narzędzia koniecznie połączmy więc z gruntowną zmianą zarządzania wiedzą w naszym przedsiębiorstwie, m.in. w wybranych przypadkach obligując pracowników do archiwizowania jej w określonej formie. Dobrą praktyką jest też wyznaczenie opiekunów/moderatorów dla poszczególnych obszarów wiedzy, których zadaniem jest bieżąca weryfikacja nowych treści i kontrola aktualności treści już istniejących.

Wartości płynącej z posiadania firmowej bazy wiedzy trudno nie dostrzec – możemy być więc pewni, że po zapoznaniu się z nowym systemem, w proces budowy i utrzymywania rozwiązania włączą się wszyscy pracownicy. Wszak to narzędzie mające przede wszystkim ułatwić im pracę.

 

Pola oznaczone* są obowiązkowe.

*Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez UNIT4 Polska sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu,przy ul. Powstańców Śląskich 7A, przekazanych przeze mnie danych osobowych, w celach marketingowych, w tym w celu utrzymywania kontaktu, przesyłania propozycji zawarcia nowych umów lub świadczenia kolejnych usług przez UNIT4 Polska sp. z o.o. jako administratora przekazanych danych osobowych. Potwierdzam jednocześnie, że zostałem poinformowany o dobrowolności wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w odniesieniu do każdego z celów ich przetwarzania, o prawie do wycofania zgody w dowolnym momencie oraz o zgodności z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych pod linkiem Polityka prywatności

X
Pobierz darmowy e-book i poznaj 3 kroki, by zarządzać efektywnością pracowników
Tak, chcę wiedzieć więcej