Oprogramowanie ERP – własny hosting czy system ERP w chmurze?
Jakiś czas temu na GoodPoint ukazał się artykuł obalający najpopularniejsze mity dotyczące systemów ERP w chmurze. Po jego lekturze z pewnością nikt nie ma już wątpliwości, że Software as a Service to rozwiązania zdecydowanie wartościowe: bezpieczne, elastyczne i skalowalne. Jednak tradycyjny hosting systemu ERP również ma swoje zalety. Kiedy zatem warto sięgnąć po oprogramowanie w chmurze, a kiedy lepiej sprawdzi własny serwer? Na to pytanie postaram się odpowiedzieć w dzisiejszym artykule.
Model finansowania i koszty
Opłata za oprogramowanie ERP w chmurze to zazwyczaj nic innego, jak abonament – za jednego użytkownika (bądź pulę użytkowników) w danym okresie (np. miesięcznie lub rocznie). Taki model współpracy jest bardzo przejrzysty – w ramach abonamentu otrzymujemy bowiem dostęp do systemu, jego aktualizacji oraz wsparcia producenta. Nie występują tu koszty instalacji czy konserwacji oprogramowania.
W przypadku własnego hostingu, opłat będzie zdecydowanie więcej: m.in. koszty związane z utrzymaniem serwera, opłata licencyjna za system ERP, koszt jego instalacji i serwisu. Paradoksalnie, utrzymanie systemu na własnym serwerze, w dłuższej perspektywie może być rozwiązaniem tańszym – jednak zdecydowanie mniej elastycznym i wygodnym.
Odpowiedzialność za serwer i oprogramowanie
Własny hosting jest ponadto obarczony sporym ryzykiem związanym z rozmytą odpowiedzialnością za serwer i oprogramowanie ERP, których dostawcami (a zarazem właścicielami) są zupełnie inne podmioty. W przypadku (nieoczywistej) awarii, w rozwiązanie której muszą zaangażować się obie strony, wykrycie przyczyny (a więc i naprawa) może potrwać zdecydowanie dłużej niż w przypadku systemu w chmurze (gdzie dostawca jest jeden). W grę wchodzi również kwestia odpowiedzialności za przechowywane dane. Wielu przedsiębiorców nadal objawia się inwestowania w takie rozwiązania, głównie ze względu utratę kontroli nad procesami zabezpieczeń wrażliwych danych w firmie. Tymczasem, jak się okazuje, dostawcy systemów w modelu SaaS oferują już najnowocześniejsze modele zabezpieczeń, na które często firma posiadająca oprogramowanie w modelu On – Premise nie jest sobie w stanie pozwolić.
Dla bezpieczeństwa danych (oprócz całej infrastruktury) szczególnie istotne jest stosowanie wysokich standardów przy tworzeniu aplikacji, szczególnie jeśli mają być dostępne w sieci publicznej (Internet). Nie mniej istotnym elementem są regularne testy bezpieczeństwa, zarówno środowiska jak i samej aplikacji, oraz narzędzia stale monitorujące pracę, któremogą sygnalizować potencjalne zagrożenia i je powstrzymywać np. ochrona Anty-DDoS. – mówi Paweł Żak, z firmy Unit4 Polska, która dostarcza swój system TETA w modelu SaaS.
Personalizacja i rozwój ERP
W przypadku wdrożenia systemu ERP, rzadko sięgamy po rozwiązania “wprost z pudełka”. Zanim nasza firma zacznie korzystać z nowego oprogramowania, konieczne jest dopasowanie produktu bazowego do jej specyficznych potrzeb – poprzez odpowiednią konfigurację, a czasem nawet prace programistyczne. Instalacja systemu na własnym serwerze daje więcej swobody programistom i konsultantom wdrożeniowym – ingerencja w strukturę aplikacji nie wpłynie bowiem na działanie systemów innych klientów. Model SaaS może mieć w tym zakresie pewne ograniczenia(choć możliwości konfiguracyjne najlepszych produktów są tak szerokie, że prace programistyczne zwykle nie są konieczne).
Rozruch produkcyjny
Z racji braku konieczności przygotowania powierzchni serwerowej oraz przeprowadzania instalacji systemu ERP, jego rozruch produkcyjny będzie znacznie szybszy w przypadku rozwiązania chmurowego. Dostęp do oprogramowania uzyskujemy bowiem natychmiast po opłaceniu kosztów subskrybcji.
Uwarunkowania prawne
Choć raczej jest to rzadkością, musimy pamiętać, że czasami nie mamy wyboru i musimy zdecydować się na system instalowany na własnym serwerze. Mogą tego wymagać umowy z naszymi klientami, specyfika prowadzonego przez nas biznesu – oraz szeroko rozumiane regulacje prawne (np. zabraniające nam przechowywać określonych danych w oparciu o infrastrukturę innego podmiotu bądź poza granicami naszego kraju).
Podsumowanie
Mimo że oba modele posiadają swoje niekwestionowane zalety, w najbardziej typowych przypadkach korzystniejszym wyborem wydaje się system ERP w chmurze. Przemawiają za nim przede wszystkim: elastyczność współpracy, szybkość wdrożenia, przejrzystość opłat oraz jasno zdefiniowane obowiązki dostawcy (opieka serwisowa).
Własny hosting można natomiast polecić firmom, które posiadają już własną serwerownię, w związku z czym samodzielne utrzymywanie kolejnego systemu nie będzie dla nich dodatkowym obciążeniem. Innym argumentem przemawiającym za tym rozwiązaniem może być również potrzeba przeprowadzenia istotnych dostosowań programistycznych bądź wspomniane ograniczenia prawne.
