Oprogramowanie dla biznesu – jakie wybrać? Nowy, czy sprawdzony system?
Rynek rozwiązań informatycznych dla firm nieustannie się rozwija. Producenci prześcigają się, stale poszerzając funkcjonalność swoich produktów. Wybierając oprogramowanie dla biznesu mamy możliwość skorzystania zarówno z systemów znanych i dojrzałych, dostępnych od wielu lat, jak i zupełnie nowych, nowoczesnych, jednak bez wielkiej historii na rynku. Po które z nich bardziej opłaca nam się sięgnąć? O jednoznaczną odpowiedź będzie trudno, jednak porównanie ich na kilku płaszczyznach: interfejsu użytkownika, funkcjonalności, stabilności działania oraz wsparcia powdrożeniowego, powinno pomóc w dokonaniu właściwego wyboru.
Interfejs użytkownika
Atrakcyjny dla oka interfejs jest tym, czym nowy system informatyczny najczęściej kusi użytkownika. Podążający za aktualnymi trendami, interaktywny (np. z funkcją “przeciągnij i upuść”) dostosowany do urządzeń mobilnych, intuicyjny, kolorowy i świeży, zachęca do korzystania z aplikacji, maskując jej ewentualne braki funkcjonalne. Interfejs użytkownika jest warstwą, w której sprawdzone rozwiązania zawsze będą wypadać nieco gorzej – ze względu na ich wiek oraz złożoność funkcjonalną (dość trudno zastąpić istniejący interfejs nowym, gdy system jest bardzo rozbudowany).
Funkcjonalność
Pod względem funkcjonalnym sprawa nie jest już tak oczywista. Sprawdzony system daje pewność, że wszystkie typowe potrzeby naszej firmy będą zaspokojone – w sposób standardowy, taki jak w innych przedsiębiorstwach, podobnych do naszego. Nowe aplikacje bardzo często oferują rozwiązania nieszablonowe, nowatorskie – niekiedy zapewniające przewagę biznesową. Ich problemem może być jednak funkcjonalna niekompletność (np. świetne rozwiązanie dla problemu A, lecz przy tym zupełny brak rozwiązania dla problemu B), wszak nowe systemy wchodzą na rynek szybko – aby jak najprędzej zapewnić producentowi zwrot z inwestycji, niekoniecznie będąc w 100% przygotowanym i dopasowanym do potrzeb klientów.
Warto tu również wspomnieć, że oprogramowanie dla biznesu, obecne na rynku dłuższy czas, zwykle łatwiej zintegrować z innymi narzędziami informatycznymi – bez konieczności prowadzenia dodatkowych prac programistycznych (dzięki dostępnym odpowiednim plugin’om integracyjnym).
Stabilność działania
Ogromnym atutem dojrzałych rozwiązań biznesowych jest duża społeczność ich użytkowników. Daje ona pewność, że system został zweryfikowany przez wielu klientów – zarówno pod względem biznesowym, jak i technicznym (mowa o intensywnym “przeklikaniu” wszystkich funkcji systemu przez użytkowników oraz ewentualnym wprowadzeniu stosownych poprawek przez producenta). Zapewnia to stabilność oprogramowania, czyli jego zdolność do nieprzerwanej, wolnej od błędów pracy.
Niestety nowe systemy nie mogą pochwalić się tym samym. Ich użytkownicy są narażeni na stosunkowo częste problemy z działaniem bądź estetyką aplikacji (nieoczekiwane błędy, niewłaściwe tłumaczenia, przeciążenia infrastruktury).
Wsparcie powdrożeniowe
W przypadku sprawdzonych systemów, wspomniana wyżej społeczność użytkowników pełni również rolę wsparcia technicznego, dostarczającego wskazówek dotyczących wykorzystania określonych funkcji aplikacji bądź rozwiązania ewentualnych problemów.
Z kolei dużym atutem nowych rozwiązań dla biznesu jest elastyczność ich producentów, którym szczególnie zależy na satysfakcji pierwszych klientów, promocji oraz dynamicznym rozwoju ich produktów. Są więc chętni do pomocy, przyjmowania sugestii, a nawet wprowadzania nieodpłatnych zmian na życzenie użytkowników.
Profesjonalne wsparcie powdrożeniowe producenta bywa z kolei kosztowne w przypadku systemów o uznanej marce, gdzie każda, nawet najmniejsza zmiana wiąże się z konkretnym wydatkiem. Z drugiej jednak strony, możemy być tutaj pewni, że nasze oprogramowanie będzie regularnie rozwijane i aktualizowane przez producenta (poprawki zabezpieczeń, rozwój funkcjonalności, dostosowanie do zmian przepisów itd.). W przypadku nowych systemów tej pewności nie mamy – nowy produkt tak szybko jak się pojawił, może zniknąć z rynku, gdy jego producent straci zainteresowanie jego dalszym rozwojem (np. w skutek niezadowalającej sprzedaży).
Nowy czy sprawdzony?
Jedno jest pewne: wybierając system dla firmy nie powinniśmy kierować się jedynie jego metryką. Nasze potrzeby i wymagania mogą jednak w pewnym stopniu preferować sprawdzony bądź nowy system dla biznesu. Kluczowym czynnikiem jest tutaj ryzyko wdrożenia, oczywiście znacząco niższe dla rozwiązań renomowanych. Jeśli więc poszukujemy oprogramowania do obsługi podstawowych procesów biznesowych w naszym przedsiębiorstwie – nie eksperymentujmy i sięgnijmy raczej po polecane systemy. Jeśli zależy nam jednak bardziej na aplikacji pomocniczej, o ograniczonym wpływie na trzon działalności firmy, wówczas nic nie stoi na przeszkodzie, aby wybrać nowe rozwiązanie, być może nieco tańsze, bardziej elastyczne, wygodniejsze w obsłudze oraz “na świeżo” traktujące niektóre problemy biznesowe.
