Okres urlopowy – Jak radzić sobie z zastępowaniem pracowników?

Okres wakacji i ferii świątecznych to szczególny czas dla pracowników i pracodawców. Trzeba zorganizować zastępstwa, oddelegować obowiązki i zapewnić ciągłość realizacji projektów będących w toku. Zastępowanie pracowników w okresie urlopowym związane jest najczęściej z powierzeniem zadań innemu pracownikowi. Od przekazującego  wymaga to wprowadzenia zastępcy w zakres tematyczny projektów, które są realizowane, jak i przekazanie konkretnych wytycznych i podjęcie ewentualnych decyzji na wypadek kryzysu w projekcie. Zastępca na czas urlopu powinien natomiast mieć niezbędne kompetencje decyzyjne. W tym kontekście często pojawiają się problemy związane przede wszystkim z podejmowaniem konkretnych decyzji finansowych przez zastępcę. W poszczególnych komórkach funkcjonalnych nie ma najczęściej stanowisk zastępców dyrektorów czy kierowników, a decyzje finansowe na ogół nie mogą być podejmowane przez specjalistów czy menedżerów niższego szczebla.

 Okres urlopowy

Zastępowanie pracowników w okresie urlopowym może być również związane z powołaniem pracownika z zewnątrz do wykonania określonej pracy. Tak dzieje się często w przypadkach precyzyjnie zdefiniowanego zadania lub projektu, który może zostać wykonany w ramach zlecenia zewnętrznego. Może to dotyczyć prac graficznych, informatycznych, administracyjnych czy finansowo-księgowych. Najczęściej nie są one związane z działaniami o charakterze decyzyjnym, tylko z wykonaniem konkretnego zadania. Takie zastępowanie pracowników nie jest zarezerwowane wyłącznie na okres urlopowy, ale jest częstym działaniem, gdy należy powiększyć zasoby projektowe o konkretne kompetencje. Delegowanie pracownika lub zastępstwo przez outsourcing ma też miejsce w sytuacji  kontroli określonych działań w toku np. koordynacji zarządzania mediami społecznościowymi. W tym przypadku zadaniem zastępcy lub pracownika zewnętrznego jest nadzór nad już zaplanowanymi i realizowanymi działaniami.

Jak znaleźć zastępstwo pracownika?

Ponieważ najczęstszą formą znajdowania zastępstw jest poszukiwanie odpowiedniej osoby wewnątrz firmy, jest to kwestia delegowania zadań do swojego kolegi lub koleżanki z pracy. W przypadku zespołów dwuosobowych rozwiązanie nasuwa się samo, czyli „zastąpię Ciebie, a Ty zastąpisz mnie”. Problem pojawia się w przypadku samodzielnych specjalistów lub szczególnych stanowisk pracy. Jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia jednoosobowo rzecznika prasowego, bezpośrednio podlegającego zarządowi przedsiębiorstwa, będzie trudno go zastąpić, szczególnie w nagłego kryzysu firmy. Samodzielne stanowiska związane z technicznymi specjalizacjami też bywają ryzykowne ponieważ w przypadkach gwałtownych perturbacji takie osoby mogą być nagle odwołane ze swojego urlopu.

Z naszych doświadczeń podczas wdrażania rozwiązań urlopowych TETA wynika, iż w przypadku planowanej nieobecności specjalisty- eksperta, dzielącego się wiedzą ze współpracownikami, najlepszym sposobem jest powierzenie wyznaczenia zastępcy właśnie temu specjaliście. To on wybierze najwłaściwszą osobę, której wiedza umożliwi efektywne zastępowanie. Dlatego wielu użytkowników systemu TETA korzysta z możliwości wskazania zastępcy na elektronicznym wniosku urlopowym. Pracownik wnioskuje o urlop i od razy wyznacza zastępcę na czas swojej nieobecności.

– mówi Katarzyna Jaśniewicz, manager produktu TETA ME – mobilnej platformy do obsługi pracowników i managerów, oferowanej przez Unit4 Polska.

Z kolei w przemyśle, w którym należy zapewnić ciągłość produkcji, takie decyzje podejmują najczęściej kierownicy zespołów produkcyjnych. Analizując poziom umiejętności i stan posiadanych uprawnień pozostałych członków zespołów, mogą szybko wyznaczyć zastępcę. Szczególnie pomocne jest tu narzędzie Skill Matrix w TETA ME, czyli matryca poziomu umiejętności i kompetencji członków zespołu. Dzięki wizualizacji poziomu kompetencji dla wszystkich podwładnych, kierownik od razu jest w stanie określić, który z pracowników ma odpowiednie kwalifikacje do zastępstwa. Zachęcam do obejrzenia krótkiego materiału video, pokazującego jak działa Skill Matrix: link

– dodaje Katarzyna Jaśniewicz

Nie zmienia to faktu, że w erze Internetu jest wiele możliwości bieżącego konsultowania różnych rozwiązań, nawet jeżeli jesteśmy na końcu świata, jesteśmy w stanie wesprzeć działanie firmy w określonej sytuacji. Poszukiwanie zewnętrznych zasobów wymaga z kolei innego przygotowania w zakresie znalezienia osób lub firmy, której będą delegowane zadania urlopowanego pracownika czy zespołu.

Zastępowanie pracowników – proste zasady

Okres urlopowy nie musi stać się czasem napięć czy firmowego horroru. W każdej organizacji kluczem jest informacja i wiedza jakie osoby w jakim czasie będą niedostępne w firmie. Jedna z najprostszych i powszechnie stosowanych metod to zwykły auto responder w poczcie elektronicznej, najczęściej w języku polskim i angielskim. Jest to bardzo proste rozwiązanie, które doskonale pełni swoją funkcję. Kolejna zasada to udostępnianie na określony czas swojego kalendarza elektronicznego z planami spotkań, który można poszerzyć o wytyczne dla osoby, która nas zastępuje. Inną, prostą metodą jest przygotowanie krótkich wytycznych dla zastępcy w formie pisemnej. Jedną z istotnych kwestii, która pojawia się w okresie urlopowym to pytanie czy powinniśmy pracownikowi na urlopie zawracać głowę? Odpowiedź nie jest prosta, ponieważ charakter priorytetów szefów czy osób decyzyjnych w tej sprawie może być diametralnie różny. Jedni będą uznawać urlop za okres „święty” dla pracownika i bez względu na sytuację, problemy będą rozwiązywane bez jego udziału, bądź zawieszane do czasu powrotu. Inni szefowie będą uznawać, że w sytuacjach priorytetowych należy kontaktować się z pracownikiem, a jeszcze inni wykorzystają byle pretekst by zaburzyć czas odpoczynku. Bardzo wiele w tym zakresie zależy od kultury organizacyjnej firmy, w tym od kultury osobistej samych szefów.

Okres urlopowy dla przedsiębiorstwa nie musi być nerwowym okresem. Wymaga natomiast ze strony zarządzających i pracowników określonego przygotowania organizacyjnego. W sytuacjach nieprzewidywalnych czy kryzysowych ważna jest też elastyczność i zrozumienie sytuacji, zarówno ze strony pracownika jak i pracodawcy.