Jak przygotować HR na transformację cyfrową? Praktyczne rady.

Transformacja cyfrowa jest tematem, który w 2020 roku będzie dotyczył coraz większej ilości organizacji. Poznaj kilka praktycznych porad, jak przygotować na to HR.

Według ankiety przeprowadzonej przez Deloitte, budżet przeznaczany na transformację cyfrową wzrośnie aż o 25% w 2020 roku. Oznacza to, że coraz więcej organizacji dostrzega nie tylko korzyści, ale również potrzebę skorzystania z nowej technologii. Wydaje się więc, że frazes „technologia jest przyszłością”, w obliczu dzisiejszych zmian, powinien brzmieć „technologia jest teraźniejszością oraz przyszłością”. Transformacja cyfrowa prędzej czy później będzie zagadnieniem, który dotknie każdego. Jak przygotować  na nią HR? Przedstawiamy kilka praktycznych porad.

1. Zdefiniuj swoje cele

Przed wdrożeniem nowej technologii warto przeprowadzić kompleksową analizę statusu quo, tzn. zidentyfikować mocne i słabe strony, a następnie wyznaczyć cele, w których osiągnięciu ma nam pomóc technologia. Twój plan musi być wyraźnie sformułowany, a cel mierzalny, stanowiący element realizowanej strategii biznesowej. Powinieneś więc mieć odpowiedzi na poniższe pytania:

• Czy zrealizowanie tego celu sprawi, że każdy zaangażowany w proces coś na tym zyska?

Transformacja cyfrowa w HR powinna przynosić korzyści dla końcowego jej odbiorcy. Jeśli więc jej celem jest wprowadzenie oprogramowania do obsługi kadrowo-płacowej, specjaliści, którzy będą pracować na tym programie na co dzień, powinni mieć możliwość jej przetestowania jeszcze przed wdrożeniem.

• Czy cel jest mierzalny?

Cel powinien być skupiony na rezultacie. Jeśli więc jest nim zautomatyzowanie procesu wdrażania nowego pracownika musimy konkretnie zaplanować co i jak będzie mierzone. Nie zapominajmy też o referencji, czyli punktu odniesienia do stanu aktualnego.

• Czy cel wymiernie przełoży się na korzyści finansowe?

Cel transformacji cyfrowej musi być ściśle powiązany z celem biznesowym organizacji. Jeżeli więc główną ideą wdrożenia rozwiązań cyfrowych jest zmniejszenie jednostkowego kosztu zatrudnienia pracownika, musi to współgrać  z celem biznesowym, którym jest na przykład zmniejszenie rotacji pracowników.

W trakcie samego procesu transformacji cyfrowej może okazać się, że wyznaczony cel potrzebuje modyfikacji, jednak wciąż należy pamiętać, aby był on klarowny i spójny ze strategią organizacji.

2. Wydeleguj dedykowany zespół

Aby proces transformacji przebiegł pomyślnie musi być, jak każdy projekt, kompleksowo zarządzany i monitorowany. Wyznacz osoby, które wspólnie jako zespół będą odpowiedzialne za transformację. Zespół powinien składać się z co najmniej kilku ekspertów. Jednym z członków powinien być specjalista z obszaru HR, który rozumie, jak procesy zachodzące w HR wpływają na produktywność organizacji. Innym –  ekspert z obszaru transformacji cyfrowej, który wie, w jaki sposób może ona podnieść efektywność HR. Potrzebny będzie również manager, który zajmie się zarządzaniem.

3. Stwórz strategię

Dokładnie opracowana strategia jest kluczowa, aby efektywnie przeprowadzić proces transformacji. Bez niej zespół nie będzie wiedzieć, jakie zadania ma realizować i jakie są następne kroki. Stwórz strategię krótko– i długoterminową. Rozpisz, jakie trzeba podjąć działania krok po kroku, aby zrealizować wyznaczone cele. Upewnij się, że każda osoba w zespole ma ściśle określoną rolę.

4. Zmierz rezultaty

Mierzenie rezultatów na każdym etapie pozwoli Ci określić, jak blisko bądź daleko jesteś od osiągnięcia założonego celu. Aby jednak efektywnie je mierzyć musisz dokładnie wiedzieć, co chcesz osiągnąć i monitorować każde działanie. Pomiar będzie adekwatny jedynie wtedy, gdy zmierzony zostanie status przed, oraz po wdrożeniu technologii. Jeśli interesuje Cię zwiększenie produktywności działu HR poprzez wyeliminowanie powtarzalnych, administracyjnych działań zmierz, ile czasu zajmuje to teraz i oszacuj, co może być osiągnięte, dzięki technologii.

Powyżej opisane kroki dotyczą samego procesu transformacji cyfrowej, natomiast nie możemy zapomnieć, że jego częścią są ludzie. Jak więc przygotować na to zespół HR?

Zrób z innowacji naczelną strategię HR

Dzięki nowej technologii możesz osiągnąć wiele celów biznesowych tj. zwiększenie produktywności, redukcja kosztów itd. Wydawać się więc może, że sama transformacja cyfrowa nie jest celem samym w sobie, a środkiem do ich osiągnięcia. To dobra podstawa, aby z transformacji zrobić naczelną strategię HR, dzięki której można będzie zrealizować wyznaczone cele.

Użyj autorytetu

Trudno jest zobaczyć wartość czegoś, z czym nie miało się styczności. Dlatego jeśli Twój dział HR dopiero szykuje się na transformację cyfrową dopilnuj, aby każdy z pracowników wiedział, jakie korzyści ona za sobą niesie i jak się do niej przygotować. W tym celu warto zorganizować spotkania pracowników np. z przedstawicielami dostawcy technologii, bądź autorytetami z tej dziedziny.

Zaangażuj zespół

HR musi być świadomy, że jest odpowiedzialny za transformację i musi czuć, że ma realny na to wpływ. Zbierz szczegółowy feedback od wszystkich pracowników tego działu, a następnie przeanalizuj jego wyniki ze wszystkimi zainteresowanymi. Warto jest przeprowadzić kilka spotkań, na których wspólnie zostaną ustalone cele i plan działania. Zaangażowanie działu HR jest kluczowe, ponieważ to on będzie korzystać z technologii na co dzień.

Przedefiniuj swoją misję

Transformacja cyfrowa to proces przemiany całego modelu biznesowego, którego środkiem będzie technologia. Ma to wpływ nie tylko na charakter pracy i wykonywanie codziennych obowiązków, ale również na kulturę organizacji. Przedefiniuj swoją misję oraz sposób myślenia jako organizacja tak, żeby jedną z myśli przewodnich były innowacje.

Transformacja cyfrowa to proces, który może zająć od kilku miesięcy aż do kilku lat, dlatego odpowiednie przygotowanie jest kluczowe. Jest też z jednym z projektów, który angażuje duże środki finansowe, czas pracowników oraz zaangażowanie dając w zamian satysfakcjonujący zwrot z inwestycji. Strategicznie przemyślane wdrożenie to nie tylko gwarancja powodzenia, ale również zwiększenie szansy na maksymalne wykorzystanie potencjału, jaki niesie za sobą transformacja.