Fiskus szykuję usługę e-faktury
Administracja skarbowa chce tej jesieni wprowadzić w Polsce krajowy system wystawiania i odbierania faktur przez kontrahentów. Początkowo mają oni korzystać z niego dobrowolnie. Zdecydowanym na to w nagrodę fiskus szybciej zwróci VAT.
Zapowiada się całkowita zmiana w wystawianiu i odbieraniu faktur. Ministerstwo Finansów (MF) szykuje dla podatników VAT specjalny system administracji publicznej, który można nazwać narzędziem pośredniczącym w przekazywaniu tych dokumentów, w postaci elektronicznej, między ich wystawcami i adresatami. Co przy tym ważne, sama faktura ma mieć jednolity dla wszystkich wzór.
Z chmury do systemu e-faktury
Technicznie ma to wyglądać tak: każda faktura ustrukturyzowana (według wzoru udostępnionego przez MF), także korygująca, będzie sporządzona w lokalnym lub chmurowym systemie księgowo-finansowym podatnika. Następnie będzie przesłana do utrzymywanego przez administrację skarbową KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur. KSeF przydzieli jej numer identyfikujący z oznaczeniem daty oraz dokładnego czasu i wtedy będzie ona uznana za wystawioną, a jednocześnie za otrzymaną przez odbiorcę.
Podatnik będzie musiał uwierzytelnić się w systemie, aby móc przeglądać wydane i otrzymane faktury ustrukturyzowane, przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur. Ponadto, co ważne, dokumenty te będą mogły wystawiać lub mieć do nich wgląd inne podmioty, uprawnione przez przedsiębiorcę do dostępu do KSeF, np. biuro rachunkowe lub konkretna osoba. O takim upoważnieniu trzeba będzie poinformować urząd skarbowy.
Nie od razu obowiązkowo
Początkowo stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolne. MF chce, aby nowy system zaczął działać od października tego roku, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i obecnie już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Według planu MF korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne od 2023 r. Resort wyjaśnia, że zapowiedziane rozwiązania są wzorowane na ponad trzyletnich doświadczeniach Włoch. Tam tego rodzaju usługa została udostępniona w 2017 r., a po okresie przejściowym od 1 stycznia 2019 r. stała się obowiązkowym narzędziem wystawiania i odbierania faktur.
W bazie fiskusa, pod jego okiem
Usługa e-faktury w ocenie fiskusa będzie bezpieczna, gdyż dokument pozostanie w bazie danych MF i nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu. W rezultacie nie będzie potrzeby wydawania duplikatów. Jednocześnie w rękach skarbówki znajdzie się kolejne narzędzie kontrolne. Resort wyraźnie zaznacza, że wdrożenie tego systemu przyspieszy wykrywanie prób wyłudzenia podatku i posłuży dalszemu zmniejszeniu luki VAT. I można sądzić, że m.in. z tego powodu zaprojektowano też określone zachęty dla przedsiębiorców, aby ich przekonać do korzystania z nowej usługi. Jedna z nich ma walor finansowy.
Preferencje dla zachęty
Podatnicy, którzy znajdą się w tym systemie, otrzymają szybciej zwrot nadpłaconego podatku – do 40 dni, a nie 60, jak to jest przy zwykłym trybie rozliczeń. Oczywiście jak zwykle przy korzystaniu z przywilejów, i w tym przypadku trzeba będzie spełnić określone warunki. Do nowej preferencji będzie uprawniony tylko przedsiębiorca posiadający status podatnika VAT czynnego w ciągu 12 miesięcy poprzedzających okres, którego ma dotyczyć zwrot. Poza tym w czasie, za który będzie ubiegał się o zwrócenie nadpłaty, ma wystawiać tylko faktury ustrukturyzowane, a więc ani elektroniczne stosowane na rynku, ani papierowe.
Niewątpliwie do plusów należy też zaliczyć wspomniany brak ryzyka zagubienia czy zniszczenia faktur ustrukturyzowanych. Przedsiębiorca zostanie więc odciążony z biurokratycznych czynności, odejdzie bowiem obowiązek archiwizowania tych dokumentów. Podatnicy nie będą też musieli przesyłać na żądanie organów podatkowych plików JPK w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika.
Czekają na szczegóły e-faktury
Ostateczne szczegółowe zasady korzystania z usługi na razie się tworzą. Trwają konsultacje proponowanych rozwiązań. Jednocześnie przedsiębiorcy czekają na prezentację nowego systemu i wersji testowej platformy, aby móc ocenić ich funkcjonalność i się do tego przygotować, szacując zarazem koszty przystosowania do wymagań KSeF. W firmach nie obejdzie się przecież bez dodatkowych wydatków związanych z wdrożeniem nowego wzoru faktury oraz zmianą procesów księgowych oraz obsługi klientów, na co zwraca uwagę chociażby Konfederacja Lewiatan.
