Digitalizacja akt pracowniczych – wielka innowacja dla działów HR w Polsce
Tony papierów, segregatorów, aktówek i mnóstwo formalności – to pierwsze skojarzenia z działami HR w wielu firmach. To powoduje, że specjaliści HR nadal są klasyfikowani jako firmowi konserwatyści, którzy dokładają pracownikowi pracy, poprzez zmuszanie go do wykonywania żmudnych administracyjnych obowiązków. Nawet w dużych firmach nastawionych na cyfrową transformację, procesy kadrowe nadal są realizowane w sposób tradycyjny. Pojawia się więc pytanie – jak odciążyć pracowników z tych uciążliwych biurokratycznych obowiązków, a zarazem odmienić wizerunek specjalistów HR i spowodować, że to właśnie ten dział, będzie dbał o atmosferę i kulturę organizacji? Pomóc w tym ma nowy przepis prawny, który wejdzie w życie od początku 2019 roku – digitalizacja akt pracowniczych.
Papierowe archiwa, a polskie prawo
Obecnie dział HR w każdej firmie musi przechowywać akta pracowników w sposób tradycyjny – na papierze. Taka konieczność jest narzucona odgórnie przez polskie prawo pracy, które wymusza na pracodawcy realizację wskazanych procesów w tradycyjny, papierowy sposób. Sztandarowym tego przykładem jest obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, według ustalonych reguł w formie papierowej teczki z dokumentami pracownika. Wyzwania, z jakimi mierzą się obecnie firmy w zakresie prowadzenia akt osobowych, związane są przede wszystkim z wysokim kosztem obsługi teczek, który wynika z takich czynników jak:
- polityka dostępów do pomieszczeń z archiwum teczek pracowniczych
- czasochłonny proces manualnej obsługi teczek, polegający na ciągłej aktualizacji akt (dołączanie i usuwanie dokumentów)
- konieczność przesyłania dokumentów pracowniczych między oddziałami, a centralą w firmach o rozproszonych strukturach
- nieustanne zwiększanie liczby dokumentacji w archiwum w skutek tendencji do zwiększonej rotacji pracowników obserwowanej w ostatnich latach
- czasochłonna obsługa akt w fazie intensywnego rozwoju firmy i zatrudnienia nowych kadr
Szansa na innowacje dla sektora HR
Jak się jednak okazuje, już niedługo działy HR będą mogły zlikwidować papierowe archiwa, a pozyskane dane przenieść do swoich systemów HR w formie elektronicznych teczek pracowników. 1 stycznia 2019 wchodzą bowiem w życie nowe regulacje, wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Dzięki tym zmianom prawnym działy HR będą mogły korzystać wyłącznie z elektronicznych akt osobowych oraz skrócić okres ich przechowywania, jak również wyeliminować oświadczania pracowników o przekazie wynagrodzeń na konto bankowe. Takie zmiany niosą za sobą ogromne oszczędności. Firmy nie tylko odzyskają znaczną część powierzchni biurowej, dotychczas przeznaczonej na papierowe archiwa, ale przede wszystkim zaoszczędzą mnóstwo pieniędzy, które do tej pory wydawane były na cały proces przechowywania i obsługi akt papierowych. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii szacuje, że dzięki digitalizacji akt osobowych oraz pozostałym innowacjom wprowadzanym przez ustawę, koszty znacząco zmaleją. Przykładowo dla spółki, która zatrudnia ok. 500 pracowników koszty mogą zmniejszyć się nawet o około 200 tys. złotych rocznie!1
Główne korzyści jakie przyniesie digitalizacja akt pracowniczych
Dla działów HR nowa ustawa jest okazją do stworzenia nowoczesnego środowiska pracy, które przyniesienie wymierne korzyści finansowe i organizacyjne. Korzyści z digitalizacji akt pracowniczych, które najczęściej wymieniają specjaliści odpowiedzialni za innowacje i transformację w HR to:
- odzyskanie powierzchni przeznaczonych na papierowe archiwa
- eliminacja kosztów wynajmowania archiwów zewnętrznych
- ułatwienie i obniżenie kosztów przeprowadzki do nowej siedziby
- brak konieczności zwiększenia powierzchni archiwum wskutek rotacji pracowników
- „grube” teczki pracowników o specjalistycznych kwalifikacjach nie zwiększą kosztów ponoszonych na archiwum teczek.
Digitalizacja a oprogramowanie HR w firmie
Firmy już dzisiaj powinny zacząć przygotowywać się do procesu digitalizacji akt osobowych, a przede wszystkim wybrać odpowiednie oprogramowanie IT, które będzie ich wspierało w prowadzeniu elektronicznych teczek pracowników. Dostawcy czołowych systemów HR już wprowadzają do swoich systemów moduły, które mają pomóc w procesie digitalizacji.
„Jako dostawca aplikacji Teta HR zdecydowaliśmy się na wzbogacenie naszej oferty o moduł Elektroniczne Teczki Pracowników. Wspólnie z grupą naszych klientów, opracowaliśmy rozwiązanie, które ułatwi transformację cyfrową działów HR. Nowy moduł pomoże w automatyzacji bieżącej obsługi teczek elektronicznych oraz usprawni proces przekształcenia akt papierowych w cyfrowe archiwum.”
– mówi Piotr Chrobot, dyrektor zarządzający w Unit4 Polska.
Na jakie elementy powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy, którzy planują niebawem zmianę systemu HR w związku z digitalizacją akt pracowniczych? Piotr Chrobot radzi, by podczas wyboru nowego oprogramowania HR warto zwrócić uwagę na to czy:
- system spełnia wymogi prawne dotyczące podziału teczki na odpowiednie części i dokumentację obowiązkową w aktach każdego pracownika
- system wspiera proces digitalizacji w fazie transformacji akt papierowych na cyfrowe
- system wspiera digitalizację procesów bieżącej obsługi kadrowej, takich jak załączanie do teczek dokumentacji tworzonej na bieżąco, czy automatyzacja usuwania przeterminowanych dokumentów
- system daje możliwość udostępnienia teczek pracownikom, tak aby mieli dostęp do własnych dokumentów, bez konieczności wizyt w dziale HR lub przesyłania dokumentów do odpowiedniej lokalizacji.
Przypisy:
