Cyfryzacja w MŚP – jak wybrać ekonomiczny i skuteczny system HR w chmurze
Dla małych i średnich przedsiębiorstw, dla których koszt wdrożenia dedykowanego oprogramowania HR jest zbyt wysoki, powstają ekonomiczne wersje systemów, zawierające podstawowe zestawy funkcjonalności. Ich zastosowanie pozwala na zwiększenie efektywności firmy poprzez usprawnienie obsługi procesów biznesowych.
Rozwiązanie SaaStamowe
Na rynku istnieje wiele rozwiązań służących optymalizacji procesów kadrowo-płacowych. Do najbardziej ekonomicznych i efektywnych należą systemy oferowane w modelu SaaS. Jego zastosowanie pozwala na automatyzację najbardziej czasochłonnych procesów w HR takich jak obsługa zatrudnienia, naliczanie wynagrodzeń, generowanie PITów, komunikacja z ZUS i ePUAP bez konieczności inwestowania w sprzęt i obsługę IT systemu. Wdrożenie oprogramowania jest bardzo proste, odciąża firmę z obowiązku posiadania własnych serwerów, ponieważ całe środowisko jest utrzymywane i administrowane na serwerach dostawcy. Ważną cechą takiego rozwiązania jest fakt, że jest na bieżąco aktualizowany, u najlepszych dostawców również pod kątem nowych regulacji prawnych. Korzystać z niego można w każdej chwili, na dowolnym urządzeniu mobilnym z dostępem do Internetu.
Predefiniowane, pudełkowe rozwiązania dla oprogramowania HR opierają się na założeniu, że nie wszystko wymaga personalizacji. Firma ma do dyspozycji tylko te moduły, które zostały udostępnione przez dostawcę, nie ma więc możliwości dopasowania systemu do unikalnych procesów, występujących tylko w danym przedsiębiorstwie. W wypadku wyboru doświadczonego dostawcy rozwiązań HR można mieć pewność, że dobrane moduły obsługują wszystkie kluczowe procesy i robią to w możliwie najlepiej zdefiniowany sposób.
“Największym atutem dla małych i średnich przedsiębiorstw jest usprawnienie procesów wg wzorców bazujący na dobrych praktykach, wypracowanych przez lata naszych doświadczeń z tysiącami klientów naszego systemu TETA HR”. – mówi Radosław Zawada, specjalista rozwiązań chmurowych z Unit4 Polska.
O ile na rynku dostępnych jest kilka predefiniowanych rozwiązań do obsługi procesów w obszarze HR, nieliczne są dostępne w modelu SaaS. Odpowiedzią na zapotrzebowanie rozwiązań w modelu chmurowym jest TETA AIR – aplikacja dostarczana przez Unit4 Polska, właściciela marki TETA, będącej liderem na polskim rynku rozwiązań do zarządzania kapitałem ludzkim. Wprowadzone w niej rozwiązania i funkcjonalności są wynikiem bliskiej, wieloletniej współpracy z klientami. Wynika z niej, że wiele procesów kadrowo-płacowych jest powtarzalnych, analogicznych bez względu na branżę.
“Pełny zakres funkcjonalny dostępny w TETA AIR wystarczy do obsługi zarówno tych prostych jak i skomplikowanych procesów biznesowych w przedsiębiorstwach zatrudniających od kilku do kilkuset pracowników”. – zapewnia Radosław Zawada.
System posiada zautomatyzowane formularze, pozwalające na generowanie dokumentów gotowych do podpisu (umów, aneksów) po zatwierdzeniu wniosku o zatrudnieniu nowego pracownika, czy w przypadku przedłużania umowy lub zmiany stanowiska. Udostępnia kompletne mechanizmy dotyczące planowania grafików i zarządzania nadgodzinami, uwzględniające walidacje zgodności planowanego czasu pracy z aktualnym stanem prawnym. Ułatwia też proces naliczania wynagrodzeń uwzględniając takie zmienne jak ilość nadgodzin lub nieobecności, liczba członków rodziny, czy benefity.
TETA AIR jest też dostępna z poziomu aplikacji mobilnej (TETA ME) dla każdego pracownika, który z poziomu własnego telefonu lub tabletu może na bieżąco aktualizować swoje dane, złożyć wniosek urlopowy, monitorować ilość godzin pracy, zbliżające się szkolenia i wykorzystane dni urlopowe. Aplikacja pozwala też na pobranie paska płacowego i PITu, co jest przydane przy okazji wielu procedur bankowych i odciąża dział HR z konieczności dostarczania tych dokumentów na prośbę pracownika.
Z dużej chmury, mały koszt
Wybór systemu takiego jak TETA AIR gwarantuje stabilność kosztów. Rozliczenie za dostęp do całego środowiska oprogramowania działa na zasadzie abonamentu – comiesięcznej opłaty. W zamian za to klient otrzymuje system zarządzania bazą danych, oprogramowanie dla administracji kadrowo-płacowej TETA HR i aplikację dla pracowników i kierowników TETA ME z wcześniej ustalonymi funkcjonalnościami. Dzięki temu, że utrzymanie i administracja systemu jest po stronie dostawcy, odchodzą koszty własnego serwera, procesów back-office czy przeprowadzania aktualizacji. Usługa obejmuje również stały nadzór i asystę techniczną inżynierów bazy danych. Rozwiązania cloudowe mają też swój inny bardzo ważny wymiar – bezpieczeństwo. Ich wybór gwarantuje obecnie najlepsze dostępne na rynku możliwości ochrony danych. W przypadku TETA AIR cała baza jest przechowywana w dużym DATA center, podlegającym stałym audytom i posiadającym najwyższej klasy zabezpieczenia, certyfikaty – jak ISO 27001.
Więcej o rozwiązaniu dowiesz się tutaj: https://www.teta-air.pl/
