Zdalna praca nie tylko w pandemii

Rząd, pracodawcy i związkowcy wzięli się za kodeksowe uregulowanie pracy zdalnej, dopuszczalnej w normalnych warunkach, nie tylko wyjątkowych, jak pandemia. Pracownicy oczekują, że firmy zrekompensują im koszty odpowiedniego wyposażenia stanowiska. Do rozstrzygnięcia jest wiele innych kwestii, w tym odpowiedzialności za spełnienie norm BHP.

Praca zdalna doczeka się stałych rozwiązań ustawowych. Na razie sprawdzamy się w niej na podstawie przepisów tworzonych w związku z pandemią COVID-19, ale rząd już zapowiada, że powstaną regulacje niezależne od obecnej sytuacji kryzysowej. Warto tu przypomnieć, że aktualne prawo dopuszcza zlecenie zdalnego wypełniania służbowych obowiązków w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu koronawirusa i jeszcze w czasie trzech miesięcy po ich odwołaniu. Potem pracodawca nie może polecić pracownikowi, aby pracował poza miejscem stałego wykonywania pracy. Jeśli zatem taka forma miałaby być możliwa w przyszłości, ustawodawca musi stworzyć jej prawne podstawy w Kodeksie pracy. Chcą tego zarówno pracodawcy jak i pracownicy, bo ma ona sporo zalet, co podkreślają respondenci licznych ostatnio ankiet na ten temat. Rzecz jednak w tym, aby planowane uregulowania nie budziły wątpliwości co do obowiązków i uprawnień obu stron.

 Zdalna zastąpi telepracę

Na razie wszystkich szczegółów nie znamy, gdyż koncepcja zapowiedziana niedawno przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) została przedstawiona z końcem września do dyskusji w Radzie Dialogu Społecznego. Ustalono, że związki zawodowe i pracodawcy w ciągu dwóch tygodni przygotują wspólne stanowisko.

Rząd chciałby, aby w pierwszym kwartale przyszłego roku zaczęły obowiązywać przepisy dotyczące pracy zdalnej. Z dotychczasowych doniesień wynika, że prace nad nimi nie wydają się łatwe. Punktami spornymi są zagadnienia odpowiedzialności za bezpieczne wykonywanie pracy, rekompensowania wydatków obciążających pracowników, bezpośrednio związanych z ich obowiązkami, czy pracy w godzinach nadliczbowych i dodatkowego wynagradzania za nią.

Z ujawnionych konkretów wynika, że z kodeksu zniknie uregulowanie telepracy. Zgodnie z obecnym art. 67 kodeksu, jest nią praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Natomiast telepracownik przekazuje pracodawcy wyniki pracy w szczególności za pośrednictwem tychże narzędzi. Procedury te można ustalić przy podpisywaniu umowy o pracę i w trakcie jej obowiązywania, przy czym do pracowania w takiej formie konieczne jest obopólne porozumienie, a pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek pracownika w tej sprawie.

Praca zdalna może polegać na telepracy, ale w praktyce nie musi – jest pojęciem szerszym. Zgodnie z projektowaną nowelizacją kodeksu, będzie można ją świadczyć poza siedzibą firmy, w całości lub w części, lub poza innym stałym miejscem świadczenia pracy. Ponadto można by ją ustalać jako formę stałą albo czasową, w zależności od potrzeb. Szczegółowe zasady jej wykonywania mają być określone w porozumieniu z reprezentacją pracowników lub ze związkami zawodowymi, jeśli takie organizacje działają w przedsiębiorstwie. Przewiduje się również określenie tych reguł indywidualnie w umowie o pracę.

Za zgodą pracownika

Z tego wynika, że stronom stosunku pracy zostanie przyzna pewna swoboda w ustaleniach reguł współdziałania w trybie zdalnym. Jednak należy zwrócić uwagę, że w zasadzie taka praca ma być wykonywana wyłącznie za zgodą pracownika, chyba że jej polecenie będzie konieczne w sytuacjach wyjątkowych, takich jak na przykład stan epidemii. Projekt zapowiada ponadto, że pracodawca musiałby uwzględniać wnioski rodziców posiadających dzieci do lat trzech, że chcą pracować zdalnie. Miałby trzy dni na odpowiedź w tej sprawie. Przewiduje się przy tym odmowę w razie, gdyby nie byłoby to możliwe ze względu na organizację lub rodzaj wykonywanej pracy. Takie rozwiązanie powinno umożliwić łączenie obowiązków zawodowych z rodzinnymi. Organizacje przedsiębiorców postulują, aby dać pracodawcy siedem dni na ustosunkowanie się do prośby pracownika.

 Mieć warunki, czyli co…

Resort pracy sformułował jednak podstawowy wymóg, bez którego zastosowanie pracy zdalnej w ogóle nie wchodzi w grę. Muszą pozwalać na jej świadczenie warunki lokalowe i techniczne. Niestety, zabrakło wyjaśnienia, jak należy to rozumieć. Można się spodziewać, że ta kwestia będzie przedmiotem niełatwej dyskusji podczas prac legislacyjnych, podobnie jak kilka innych istotnych dla stron stosunku pracy.

Pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie, że stanowisko pracy zdalnej zapewnia mu bezpieczne warunki. To oznacza przeniesienie odpowiedzialności za BHP z przedsiębiorstwa na zatrudnionych. Przy czym firma zostanie uprawniona do skontrolowania tego, aczkolwiek za uprzednią zgodą podwładnego, ale tylko w miejscach przez niego wskazanych i wyłącznie w godzinach pracy. Pracownicy powinni liczyć się więc z tym, że gdy złożą oświadczenie niezgodne z prawdą i dojdzie do nieszczęśliwego zdarzenia, pracodawca nie uzna tego za wypadek przy pracy, a szczególnie spotka się z odmową współpracy przy ustalaniu przyczyn. Niewykluczone, że na tym tle mogą wyniknąć spory jeszcze w trakcie prac legislacyjnych nad nowymi rozwiązaniami. Rozstrzygnąć także trzeba, czy osoby zatrudnione w trybie zdalnym powinny przejść szkolenia BHP i co miałoby być ich przedmiotem, a w każdym razie, czy taki obowiązek miałby objąć osoby, które odbyły takie kursy, gdy pracowały w macierzystym zakładzie.

Koszty, koszty, koszty

Nie w pełni jasne są też zasady zaopatrzenia osób pracujących zdalnie w niezbędne materiały i urządzenia. Resort pracy stawia oczywisty – jak się wydaje – warunek, aby o takie wyposażenie zadbał pracodawca, aczkolwiek nie wyklucza wykonywania pracy na sprzęcie należącym do pracownika, gdy on na to się zgodzi i na zasadach z nim uzgodnionych, a także z prawem do ekwiwalentu pieniężnego, przyznawanego według wewnątrzzakładowych regulacji, przyjętych np. w porozumieniu ze związkowcami.

Z pracą zdalną wiążą się też inne wydatki, np. opłaty za zużycie energii elektrycznej czy dostęp do Internetu. Na razie nie ma nawet wstępnej wizji, jak to sfinansować czy zrekompensować. Dla większości pracowników jest natomiast wręcz oczywiste, że są to koszty pracodawcy i to on powinien je pokrywać, dopłacając nie tylko do rachunków za prąd, korzystanie z Internetu, ale też do zakupu laptopa, biurka czy krzesła. W badaniu platformy ClickMeeting, 64 proc. ankietowanych oczekuje dofinansowania do takich wydatków. Z kolei 36 proc. badanych uważa, że w zamian za zorganizowanie sobie miejsca do pracy zdalnej powinni otrzymywać większe wynagrodzenie.

Jak na to zareaguje ustawodawca? Wydaje się, że jednak wiele spraw przekaże do decyzji podejmowanych wewnątrz firm i ustaleń z przedstawicielami ich pracowników. Z pewnością jednak w fundamentalnych kwestiach, takich jak określenie odpowiednich warunków do świadczenia pracy zdalnej, zdefiniowanie norm BHP w miejscu jej wykonywania, wskazanie, co jest kosztem pracodawcy, nie powinien pozostawić stron stosunku pracy bez prawnego wsparcia.

Tymczasowe rozwiązania „covidowe”

• Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
• Środki pracy i materiały do pracy potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.
• Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać środków pracy niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i  ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
• Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
• Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu.
• Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.