Praca zdalna z perspektywy ustawodawcy

Praca zdalna to jeden z najgorętszych tematów w dobie pandemii COVID-19. Ustawodawca ujął wreszcie w ramy prawne kilka zasad wykonywania pracy poza jej stałym miejscem. Niektóre z nich wprowadzają jednak większy chaos niż porządek.

Odkryliśmy w ostatnim czasie wyjątkowo licznie plusy i minusy pracy zdalnej, z których płynie wyraźny wniosek: to może być stała forma wykonywania obowiązków służbowych. A jednocześnie, że trzeba by to ubrać w określone przepisy. Bo gdy minęły pierwsze miesiące tego wymuszonego epidemią, przyjętego z oczywistym zrozumieniem trybu pracy, okazało się, że nie wiadomo, jak nim zarządzać bezpiecznie – kto i jakie ma obowiązki, prawa, odpowiedzialność. Podjęto więc próby jego prawnego uregulowania, jednak przyjęte rozwiązania póki co są bardzo niedoskonałe, a poza tym tymczasowe.

Od tarczy 1.0 do nowelizacji

Kodeks pracy nie zawiera przepisów odnoszących się do zlecania i wykonywania pracy zdalnej, ale mają się w nim pojawić, o czym już podobno mówi się w kręgach rządzących. Na razie takie regulacje wprowadzono pod wpływem potrzeby chwili – w specustawie antykryzysowej, tzw. tarczy i jej późniejszych nowelizacjach. Najpierw uchwalono jedynie, że dla przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy poza jej stałym miejscem – po prostu prawnie dopuszczono taką ewentualność, sankcjonując to, co już się działo na skutek apelu „zostań w domu”.

Nie określono jednak formy wydania wspomnianego polecenia przez pracodawcę, więc w zasadzie może to zrobić przez telefon czy e-mail. Nie wskazano przy tym, do kiedy pracownik miałby tak pracować, i czy z przerwami, czy bez. Wiadomo tylko, że na możliwość stosowania w Polsce systemu zdalnego wyznaczono 180 dni od momentu wejścia w życie specustawy, czyli przepis, którym wprowadzono możliwość pracowania w takim trybie, utraci moc 4 września tego roku. W konsekwencji do tego czasu będą też obowiązywać ostatnie, wprowadzone z końcem czerwca (tzw. tarczą 4.0) zasady. Jest ich sześć, a podstawowa to taka, że przede wszystkim rodzaj pracy musi pozwalać na jej wykonywanie zdalnie.

Trzeba mieć gdzie i jak

Zgodnie z tymi ostatnimi unormowaniami pracę zdalną można zlecić jedynie pracownikom, którzy posiadają do tego umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe. Potrzebne do tego narzędzia i materiały, a także obsługę logistyczną ma zapewnić pracodawca. Pracownik może używać własnych – jeśli umożliwiają poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkodę.

Na polecenie pracodawcy pracownik musi ewidencjonować podejmowane czynności – opisać je, podać datę i czas ich wykonania. Forma tej ewidencji i częstotliwość wpisów firma powinna określić w poleceniu. I na tym ustawowe wskazówki się kończą. Brzmią dość ogólnie i rodzą wiele pytań – jak chociażby o spełnienie tak ważnego warunku, aby pracę zdalną wykonywały tylko osoby, które mają odpowiednie możliwości techniczne i lokalowe.

Co to oznacza? Że pracodawca ma to osobiście sprawdzić? Tego tarcza nie wymaga. Może zatem należy zażądać od pracownika oświadczenia w tej sprawie. I w tym przypadku specustawa milczy.

Jak to jest z tym BHP

Generalnie tarcza w ogóle nie podpowiada, jak oceniać i weryfikować warunki (i je definiować), w których ktoś miałby pracować zdalnie, w tym wspomniane zabezpieczenie ochrony poufnych danych w przypadku korzystania z prywatnego sprzętu. Nie odnosi się przy tym w żaden sposób do tego, że pracownik ponosi koszty tak wykonywanych obowiązków służbowych, np. pokrywa zwiększone wydatki na energię elektryczną i być może należałoby je zrekompensować.

Mało tego, nie ma też w tarczy ani słowa o procedurach dotyczących BHP oraz wypadków przy pracy. Nie wystarczy odwołać się do zasad wynikających z powszechnego prawa, które stwierdza, że zapewnienie bezpiecznych warunków jest obowiązkiem pracodawcy i on za nie odpowiada, a pracownik jest zobowiązany do przestrzegania norm bezpieczeństwa. Praca zdalna to specyficzna forma, może odbywać się w czyimś domu, ale niekoniecznie. Co prawda Kodeks pracy określa, że porządek w firmie, w tym reguły wynagradzania czy organizacji pracy ustala się w wewnętrznych aktach normatywnych takich jak np. regulamin pracy, ale z pewnością część obowiązków i uprawnień związanych szczególnie z normami BHP w pracy zdalnej powinna mieć unormowanie ustawowe.

Szczegóły nie w kodeksie

Póki co wiele nieokreślonych specustawą zagadnień związanych z tą formą wykonywania pracy powinno się znaleźć w regulaminach wewnętrznych firm. Zresztą tak właśnie wielu pracodawców starało się te kwestie uporządkować. I zapewne sporo spraw będą nadal w ten sposób ustalać, gdy praca zdalna zostanie wpisana do Kodeksu pracy. Nie da się w nim bowiem ująć wielu szczegółów wynikających ze specyfiki funkcjonowania różnych przedsiębiorstw. Nie ma zresztą takiej potrzeby. Po to są właśnie wewnątrzzakładowe przepisy, z tym zastrzeżeniem, że nie mogą być sprzeczne z powszechnym prawem, naruszać go.

W każdym razie to regulamin pracy, bądź odrębnie stworzony dla pracy zdalnej, służy obecnie do określenia sposobu kontaktowania się przełożonych z pracownikami zdalnymi, „meldowania się” w pracy, kontrolowania wykonywanych zadań, wskazania warunków BHP, jakie powinno spełniać stanowisko pracy, trybu przekazywania firmie efektów pracy, zasad korzystania ze sprzętu firmowego bądź prywatnego, np. pod kątem ochrony danych, czy wreszcie rozliczania kosztów, ponoszonych przez zatrudnionych, związanych bezpośrednio z realizacją obowiązków służbowych, które by nie obciążały ich portfeli, gdyby pracowali w swoim stałym dotychczasowym miejscu.

Wracaj! Już wystarczy…

Dobrze byłoby, aby w takim dokumencie wyraźnie pracodawca wskazał tryb odwołania pracy zdalnej. Zgodnie z tarczą 4.0 otrzymał on bowiem prawo cofnięcia w każdym czasie polecenia jej wykonywania. Specustawa nie wyjaśnia, jak rozumieć ten każdy czas. Równie dobrze może oznaczać nakaz niezwłocznego przybycia na stanowisko stacjonarne. Gdyby tak było, pracownik musiałby z dnia na dzień, a może z godziny na godzinę, stawić się w miejscu pracy. Taka interpretacja to lekceważenie sytuacji osobistej pracowników, którzy być może w takim przypadku mieliby np. problem z zapewnieniem opieki nad dziećmi. Rozsądek podpowiada, aby termin powrotu do miejsca pracy u pracodawcy po cofnięciu polecenia pracy zdalnej był wcześniej uregulowany – czy to w ogólnym wewnętrznym akcie firmowym, czy chociażby w tym poleceniu.