3 zasady, które przyspieszą obieg informacji i dokumentów w firmie

Wyniki globalnego badania produktywności przeprowadzonego w 2017 roku przez Unit4 pokazują, że większość pracowników średnich i dużych firm nadal poświęca 1/3 swojego czasu pracy na mozolne zadania administracyjne(cały raport można pobrać tutaj). Brak czasu na wykonywanie swoich podstawowych obowiązków powoduje spadek produktywności organizacji, który jak wynika z raportu powoduje straty w światowym sektorze usługowym sięgające 5 bilionów dolarów rocznie! Główną przeszkodą na drodze de efektywnej komunikacji, a co za tym idzie efektywnej pracy są źle używane technologie i procedury. Przedsiębiorca, tworząc procedury w swojej firmie i wykorzystując nowe technologie do ich realizacji powinien postawić potrzeby człowieka na pierwszym miejscu. W ten sposób stworzy środowisko sprzyjające sprawnej komunikacji i przyciągające utalentowanych pracowników.

Zasada 1. Umiejętnie wykorzystuj technologie

Nowe technologie przedstawiane są jako sposób na usprawnienie przepływu informacji w firmie. Ze wspomnianego wyżej raportu wynika, że ponad dwie trzecie pracowników biurowych wierzy, że nowe technologie mogą zwiększyć ich produktywność. Nie chodzi tu jednak tylko o pozytywne nastawienie pracowników. Dzięki systemom komputerowym przyspieszającym obieg dokumentów redukowane są przede wszystkim koszty obsługi pracownika. Cyfryzacja procesu obsługi dokumentów niweluje także ryzyko ich zagubienia oraz automatyzuje żmudne przeliczenia danych.

Zobaczmy, na co zwrócić szczególną uwagę, aby wykorzystać w pełni zalety cyfrowej komunikacji.

Wybierz JEDNO narzędzie do obsługi całego procesu

Wszystkie osoby uczestniczące w procesie obiegu dokumentu, zaczynając od osoby wprowadzającej ten dokument do systemu, a kończąc na finalnym adresacie dokumentu (menedżer, specjalista HR, księgowy) powinny mieć dostęp do tego samego elektronicznego pliku. Takie podejście wyklucza możliwość popełnienia błędu podczas przepisywania danych między różnymi systemami oraz znacznie skraca czas obsługi dokumentu.

Informuj uczestników procesu na jakim etapie jest dokument

W dobrze zaprojektowanym procesie system informuje użytkownika o dokumentach oczekujących na rozpatrzenie za pomocą komunikatorów, wiadomości email lub SMS. Dzięki tym powiadomieniom proces przetwarzania dokumentu przebiega sprawnie i zgodnie z planem.

Z kolei pracownicy inicjujący proces są zainteresowani jego wynikiem, np. decyzją o dofinansowaniu okularów korekcyjnych, czy zatwierdzeniem wniosku urlopowego. Istotne jest więc, aby mogli sprawdzić ile kroków pozostało do końca procedury oraz otrzymali komunikat o zakończeniu procesu. Dzięki tym prostym mechanizmom użytkownicy systemu nie szukają odpowiedzi na nurtujące ich pytania u współpracowników, kierownika lub w dziale HR.

Wyeliminuj skomplikowane instrukcje

Czy gdy kupujesz nowy samochód czytasz instrukcję obsługi pojazdu czy po prostu wsiadasz i odjeżdżasz? Niezależnie od tego do jakiego modelu wsiadamy, wiemy jak ruszyć, skręcić, przyspieszyć. System komputerowy powinien być równie intuicyjny, jak jazda samochodem. W aplikacjach, w których potencjalnym użytkownikiem jest każda osoba w firmie, instrukcje powinny być zbędne. Program powinien sam poinstruować nas jak wziąć urlop, wprowadzić zmianę adresu zamieszkania lub zawnioskować o podwyżkę dla podwładnych. Czytelne przedstawienie danych, sugestie dotyczące akcji możliwych do przeprowadzenia, a nawet odpowiednia kolejność wprowadzania informacji decydują o intuicyjności rozwiązania.

Zasada 2. Sprawdź użyteczność i przejrzystość procesu

Optymalizując obieg informacji w firmie warto zweryfikować istniejące procedury. Uwzględnienie wszystkich przypadków, które teoretycznie mogą wystąpić, wpływa na brak przejrzystości procesu. Sytuacje występujące sporadycznie, warto zgrupować w jednej kategorii i przygotować dla nich wspólną ścieżkę postępowania, tak aby nie komplikować standardowej procedury. W obsłudze wyjątkowych przypadków niezastąpiony jest kontakt z osobą specjalizującą się w danym zagadnieniu, która pomoże rozwiązać problem „od ręki”. Połóżmy nacisk na użyteczność procesu dla najczęściej spotykanych przypadków, tak aby wyjątki nie przysłoniły głównej idei sprawnego obiegu informacji.

Sprawdzając obowiązujące procedury lub tworząc nowe zwróćmy uwagę na jednoznaczność opisu. Niezależnie od sposobu jego realizacji – analogowy lub cyfrowy – uczestnicy procesu chcą wiedzieć za co są odpowiedzialni, na jakim etapie mają się włączyć w proces. Istotne jest również stosowane słownictwo. Np. co oznacza, że wniosek urlopowy jest zaakceptowany, a wniosek zakupu zatwierdzony? Który z tych stanów decyduje o zakończeniu procesu? Tworząc cykl obiegu informacji pamiętajmy, że standaryzacja jest naszym sprzymierzeńcem. Jeżeli ustalimy wspólne nazewnictwo dla wszystkich procesów, niezależnie od rodzaju dokumentu, wniosku, zgłoszenia, pracownicy będą widzieli, że dokument dotarł do celu.

Budując procedury pamiętajmy, że ich odbiorcą będzie każda osoba zatrudniona w firmie, więc zasady obiegu informacji powinny być zorientowane przede wszystkim na potrzeby pracownika.

Zasada 3. Zaangażuj pracowników w proces

Zadajmy sobie pytanie: czy stwierdzenie, że komunikacja pełni kluczową rolę w podniesieniu efektywności pracy, jest zgodne z prawdą? Niewątpliwie pracownicy mają potrzebę komunikowania się między sobą, dzieląc się wiedzą, doświadczeniem oraz informacjami. Menedżerowie zespołów informują pracownika o jego postępach w pracy, które wpływają na realizację założonych celów (więcej o tym w artykule: Ocena roczna- relikt przeszłości czy obiektywny wskaźnik rozwoju pracowników). Zarząd firmy przedstawiając strategię komunikuje swoje oczekiwania względem osób realizujących zadania operacyjne.

Wykorzystajmy naturalną potrzebę ludzi do komunikowania się i zaangażujmy ich w procesy obiegu informacji i dokumentów. Dzięki nowoczesnym technologiom będzie to znacznie łatwiejsze.

Najpopularniejszym urządzeniem wspierającym komunikację są dzisiaj urządzenia mobilne. Niezależnie od tego czy chcemy porozmawiać z rodzicami, pokazać znajomym zabawne zdjęcie swojego psa lub zapłacić za zakupy on-line, korzystamy ze smartfona lub tabletu z dostępem do Internetu.

Z danych raportu Eurostat dotyczącego używania internetu przez osoby prywatne w 2016 roku wynika, że zdecydowana większość Europejczyków korzysta z internetu za pomocą urządzeń mobilnych. Zależność tę pokazuje dokładnie poniższy wykres:

Najpopularniejszym urządzeniem mobilnym stał się smartfon. Według prognoz międzynarodowego giganta branży IT – firmy Cisco, do 2021 korzystanie z internetu przy pomocy smartfonów ma stanowić prawie połowę całkowitego ruchu w internecie:

Rosnąca z roku na rok popularność urządzeń mobilnych doprowadziła do tego, że dzisiaj możemy korzystać z nich także w pracy – na przykład do usprawnienia obiegu informacji i dokumentów w firmie.

Platforma obsługi pracownika dostępna na urządzeniu mobilnym jest rozwiązaniem na miarę współczesnej firmy. Prosta w obsłudze, dostępna zawsze i wszędzie, umożliwia samodzielne realizowanie takich zadań jak sprawdzenie urlopu, pobranie dokumentu PIT lub pobranie raportu o wynagrodzeniu (tzw. paska). Jednocześnie, każdy pracownik może sam zainicjować procesy, czyli złożyć wniosek o urlop, zgłosić zmianę danych adresowych lub zgłosić inną potrzebę do kadr. Na mobilnych platformach dostępne są również funkcje dla menedżerów, ułatwiające zarządzanie czasem pracy zespołów (m.in. poprzez elektroniczną akceptację urlopów), zlecanie pracy w godzinach nadliczbowych oraz raportowanie o czasie nieobecności i godzinach przepracowanych.

Samoobsługowe platformy pracownicze od wielu lat stanowią popularne rozwiązanie obniżające koszty obsługi kadrowej, natomiast platformy w nowej mobilnej odsłonie to rozwiązania angażujące całą społeczność pracowników i budujące wizerunek nowoczesnego pracodawcy. Przy takim podejściu, pracownik nie jest petentem, a staje się równoprawnym uczestnikiem procesu.