5 ważnych informacji dla szefa działu HR stawiającego na digitalizację i automatyzację.
Coraz częściej zdarza się, że musimy zintegrować różne składowe środowiska informatycznego, aby wspierać rozbudowane procesy HR. Wszystko dlatego, że tworząc rozwiązanie „skrojone na miarę” dla naszej firmy, często składamy je z wielu aplikacji, które pochodzą od różnych dostawców oprogramowania. Jednocześnie pracując w dziale HR działamy dla pracowników, dla których istotna jest prostota, intuicyjność i niezawodność obsługi używanego oprogramowania
W tym artykule przedstawiam najistotniejsze elementy, o które należy zadbać na etapie budowania, rozwoju lub zmiany ekosystemu rozwiązań obsługi kadrowej, tak aby finalny efekt rozwiązań działał możliwie jak najlepiej i jak najsprawniej. Wszystko to z zachowaniem bezpieczeństwa, niezwykle ważnego, gdy działamy w oparciu o dane osobowe pracowników czy kandydatów do pracy.
Centrum wszechświata w HR
Kto stoi w centrum wszechświata HR? Oczywiście pracownik! Jeżeli zaś chodzi o kontekst technologiczny tym punktem jest aplikacja, w której realizowane są zagadnienia związane z administracją kadrową i wyliczaniem wynagrodzeń. Jako przykład weźmy pod lupę aplikację Teta HR – popularne na rynku rozwiązanie skierowane do sektora HR. Teta HR stanowi źródło aktualnych informacji o pracowniku. Począwszy od kwestii związanych z zatrudnieniem pracownika do firmy, poprzez dane nt. zajmowanego stanowiska, dziale, w którym jest zatrudniony, warunkach umowy i jej modyfikacjach (wynikających np. z awansów). To także zbiór informacji dotyczących zmian ścieżek karier pracowników, przeszeregowań itp. Te informacje, zwane potocznie „corowymi” są ważne z punktu widzenia administracyjnej obsługi kadrowej, bieżącej komunikacji z instytucjami państwowymi, naliczania wynagrodzeń. Są stale aktualizowane, tak aby całokształt działań HR bazował zawsze na aktualnych danych. Co istotne, informacje te są równie ważne w zagadnieniach takich jak ocena efektywności, rekrutacja, monitorowanie zaangażowania, badanie atmosfery czy rozwój pracowników.
Sprawność działania, a wybór rozwiązań
Dawniej gwarantem sprawności działania rozwiązań informatycznych dla HR był monolityczny system realizujący wszystkie funkcje. To kierunek, który ma wielu entuzjastów, ponieważ pod wieloma względami jest optymalny dla organizacji. Po pierwsze zmniejsza zawiłości technologiczne do jednego rozwiązania i jednolitej architektury środowiska informatycznego, a po drugie usprawnia komunikację z dostawcą, u którego możemy liczyć na opiekuna klienta, który zajmie się każdą sprawą niezależnie od obszaru.
Oferowane były różne ścieżki zapewniające największą elastyczność, poprzez wybieranie odrębnych rozwiązań informatycznych dedykowanych do realizacji wyodrębnionych procesów kadrowych. Plusem takiego wariantu było zadowolenie kluczowych użytkowników z optymalnego prowadzenia pojedynczych procesów. Natomiast dość mocno odczuwalną niedogodnością w tym przypadku była konieczność przygotowania indywidualnych integracji pomiędzy zależnymi elementami takiego środowiska oraz współpraca z wieloma dostawcami, oferującymi odmienne technologie.
Dzisiaj, bazując na nowych technologiach jest możliwe połączenie obu rozwiązań, działających dotychczas jako rozwiązania alternatywne. Zarówno standaryzacja rozwiązań, jak i ich elastyczność może być realizowana w jednym ekosystemie. Możliwe jest pogodzenie oczekiwań optymalizacji procesów oraz ich zwinności, ponieważ z pomocą przychodzi nam tzw. Open API.
Z czym się je „Open API”?
Inwestujący w nowe technologie dostawcy oprogramowania od pewnego czasu, przyjęli Open API jako podwaliny koncepcji otwartych ekosystemów HR-owych. Nie warto przerażać się hermetycznym nazewnictwem z IT, ponieważ koncepcja API jest naprawdę prosta. To zwyczajnie zbiór reguł określający sposób komunikacji pomiędzy programami. W praktyce możemy posłużyć się przykładem z codzienności. Prowadząc samochód
nie zastanawiamy się, jak operować jego silnikiem czy jak samemu przygotować paliwo napędzające ten silnik. Jako użytkownicy uruchamiamy swój pojazd i korzystamy z pedału gazu. To są dla nas standardowe procedury, które tłumaczą nasze potrzeby na działanie ekosystemu jakim jest samochód. Niezależnie od marki i modelu samochodu nasze API zadziała tak samo – bezpiecznie i optymalnie.
Podobnie jest z API w ekosystemie informatycznym, które komunikuje w określonym standardzie poszczególne składowe tego systemu. Kluczowym słowem jest standard, czyli możliwość wielokrotnego użycia, w różnych wariantach, dokładnie takich samych zasad.
Drugim elementem układanki jest otwartość API, która będzie oznaczała odpowiednie udokumentowanie zasad. Standard dokumentacji API jest powszechny wśród programistów, niezależnie od technologii, w której przygotowują podstawowe rozwiązania. Dokumentacja jest prowadzona jako interaktywny opis metod i zawartości danych, na których prowadzone są operacje. Dodatkowo dokumentację można udostępniać powszechnie, nie zdradzając wytycznych dostawcy oprogramowania, ponieważ API ukrywa przed swoim klientem (którym jest inna aplikacja) złożoność systemu, do którego otwiera dostęp w określonym zakresie.
Korzyści z Open API
Przechodząc do praktycznych zastosowań technologii nazywanej Open API, posłużę się ekosystemem Pakiet Teta HCM. W skład ekosystemu Teta wchodzi: „corowe” rozwiązanie do administracji kadrowej i naliczania wynagrodzeń Teta HR & ME, Unit4 Talent Management – nowoczesna platforma wpierająca zaangażowanie i rozwój pracowników, dedykowane mikroserwisy Teta realizujące specyficzne potrzeby oraz dowolne rozwiązania, które aktualnie potrzebuje dana firma, aby spełnić oczekiwania biznesu i pracowników. Elastyczność w dołączaniu do ekosystemu nowych rozwiązań realizujących unikalne procesy, spoza rozwiązań dostawcy Teta, jest możliwa dzięki Teta API – standardowym regułom opisującym sposób komunikacji w różnych obszarach, w tym dotyczących pracowników i kluczowych metryk opisujących zatrudnienie każdego z nich. Dzięki Teta API możliwa jest wymiana danych z rozwiązaniami do rekrutacji, takich jak SmartRecruiters, dzięki czemu zatrudnienie wybranego w procesie rekrutacji kandydata, jest zautomatyzowane w zakresie przekazania danych z rekrutacji do procedury zatrudnienia. Dzięki Teta API możliwa jest wymiana danych z rozwiązaniami do szkoleń w wirtualnej rzeczywistości, tak aby zestaw szkoleń dostępnych dla pracownika był zależny od zajmowanego stanowiska i działu, w którym pracuje. Rozwiązania, które chcą przekazać dane lub korzystają z danych pracowników, mogą w bezpieczny i standardowy sposób wymieniać informacje. W rezultacie procesy są zautomatyzowane, a ich optymalizacja nie wymaga dużych nakładów na zaprojektowanie rozwiązania.
Podsumowanie
Technologie chmurowe, powszechność Internetu, coraz większa przepustowość łączy, sprawiają, że pomysły na sprawne, standardowe i zoptymalizowane ekosystemy rozwiązań HR stają się nową rzeczywistością. W tej rzeczywistości kluczową rolę odgrywa jednolity sposób komunikacji pomiędzy elementami ekosystemu, czyli aplikacjami.
