Przejście z In-house na BPO – 3 dobre praktyki dla przedsiębiorców

Według ostatnich danych z badania międzynarodowej firmy doradczej EY „Rynek outsourcingu w Polsce” co czwarta firma decyduje się na outsourcing procesów biznesowych. Wyniki pokazują  także, że w naszym kraju rynek outsourcingu rośnie w zawrotnym tempie – 15 % rocznie. Wszystko wskazuje na to, że delegowanie procesów na zewnątrz organizacji staje się jednym z czołowych elementów strategii rozwoju biznesu. Przedsiębiorca, który myśli o podjęciu takiego kroku musi jednak pamiętać o kilku kluczowych aspektach, dzięki którym przejście z modelu oprogramowania In-house na BPO (business process outsourcing) przebiegnie sprawnie i bez strat dla organizacji.

1 – wybierz doświadczonego dostawcę

Przejście firmy z systemu in-house na BPO odbywa się najczęściej na dwa sposoby. Pierwszy z nich to migracja z aktualnego systemu, z którego korzysta organizacja, na model outsourcingu w oprogramowaniu zupełnie innego dostawcy. Taki proces jest bardzo skomplikowany i czasochłonny, ponieważ niewiele różni się od tradycyjnej implementacji nowego rozwiązania IT w firmie. Dlaczego? Stary i nowy system najczęściej nie są ze sobą kompatybilne – mają zupełnie inaczej zorganizowane dane, inne zestawy funkcjonalności i inny interfejs. To powoduje, że firma przejmująca kontrolę nad procesami biznesowymi danej organizacji musi nie tylko przeprowadzić cały proces migracji danych, ale także musi zapoznać się szczegółowo ze strukturą biznesową klienta (np. sposobami rozliczeń czasu pracy), aby móc ją rzetelnie nadzorować. Czas implementacji wydłuża się także przez okres testowy, w którym obsługa poszczególnych procesów jest testowana na nowym modelu systemu. W tak skomplikowanym procesie liczy się przede wszystkim dobór doświadczonego dostawcy.

Przedsiębiorca, który planuje migrację ze swojego systemu w modelu in-house na inny system w modelu BPO, powinien przede wszystkim wybrać dostawcę usług outsourcingowych, który ma spore doświadczenie w przeprowadzaniu procesów migracyjnych i implementacji nowych systemów IT w organizacjach.

– mówi Piotr Rawski, autor bloga informatykawfirmie.pl.

Firmy posiadające dobre praktyki wdrożeniowe potrafią odpowiednio ułożyć harmonogram postępowania i zaplanować wdrażanie poszczególnych procesów w taki sposób, żeby ważne elementy wdrożenia nie kolidowały zesobą.

– dodaje Rawski.

Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku drugiego sposobu migracji – przejścia z systemu in-house na system w modelu BPO, ale bez zmiany dostawcy usług. To bardzo korzystny sposób migracji, który jest znacznie prostszy i krótszy od poprzedniego, pod warunkiem, że przedsiębiorca wybierając oprogramowanie w modelu in-house, wybrał system elastyczny, dostępny w wielu modelach.

Mamy duże doświadczenie w przeprowadzaniu obu rodzajów migracji. Oczywiście te, które odbywają się wewnątrz naszego systemu są dużo prostsze i szybsze do przeprowadzenia. Wynika to z faktu, że jeżeli firma korzystała wcześniej z naszego systemu w modelu in- house, to znamy już jej procesy biznesowe i wiemy jak dane firmy są poukładane w tabelach aplikacji, która jest przecież naszej produkcji.

– mówi Adam Zbrocki, Menedżer Zespołu Wsparcia Projektów Wdrożeniowych w firmie Unit4 Polska, która jest producentem oprogramowania dla biznesu marki Teta.

Przykładowo, przejście z innego systemu, na oprogramowanie marki Teta w modelu BPO będzie trwało ok 3-4 miesiące, a zmiana modelu Teta In-house na Teta BPO to proces, który trwa zaledwie kilka dni, po których następuje miesiąc testowy.

– dodaje Adam Zbrocki​.

2 – wybierz stabilne i elastyczne rozwiązanie

Wybierając dostawcę usług BPO przedsiębiorca musi koniecznie zwrócić uwagę na to czy nowy system, na którym mają być realizowane procesy biznesowe jego firmy, będzie nadążał za nieustannymi zmianami w przepisach prawa. Ważne jest również to, czy system jest elastyczny pod kątem doboru funkcjonalności. Czemu to takie istotne? Systemy niektórych dostawców usług outsourcingowych uniemożliwiają klientowi dostęp do istotnych danych i funkcjonalności pozwalających na generowanie przekrojowych raportów. To duże utrudnienie dla firm, które chcą na bieżąco analizować i kontrolować proces swojego rozwoju. Dobry system w modelu BPO powinien zapewniać przedsiębiorcom dostęp do danych organizacji bez konieczności proszenia o nie dostawcy oraz umożliwić wykonywanie wszystkich potrzebnych analiz i raportów na podstawie tych danych.

Elastyczność oferty BPO wpływa bezpośrednio na elastyczność organizacji i pozwala na lepszą optymalizację kosztów. Często stosowaną praktyką jest przeniesienie tylko części procesów do modelu BPO – np. usługi payroll. W takim wypadku dostawca realizuje tylko procesy związane z naliczaniem płac, a obsługa kadrowa zostaje wewnątrz organizacji. Warto wspomnieć również, że elastyczność systemu nie objawia się jedynie w formie gamy funkcjonalności, którą klient może sobie dobrać do swoich potrzeb.

Elastyczne rozwiązanie to także takie, które umożliwia zmianę koncepcji biznesowej w każdą stronę, w zależności od poziomu rozwoju organizacji – zarówno z systemu In-house na BPO, jak również powrót z BPO na model In-house.

– mówi Adam Zbrocki z Unit4 Polska.

3 – bądź świadomy wszystkich konsekwencji

Zmiana systemu z modelu In-house na model BPO to duże przedsięwzięcie, które opiera się nie tylko na dobrym wyborze dostawcy i systemu, ale także na świadomości z czym się taka zmiana wiąże. Przedsiębiorca, który posiada oprogramowanie w modelu In-house, może samodzielnie podejmować decyzje o czasie i kolejności realizacji poszczególnych procesów. W modelu BPO nie ma takiej elastyczności działania, z prostego powodu – dostawca nie obsługuje wyłącznie jednego klienta. Aby jednak wszystkie procesy, które obsługuje outsourcer, były realizowane rzetelnie i na czas, dostawca i klient sporządzają tzw. SLA (Service Level Agreement). To umowa utrzymania i systematycznego poprawiania poziomu jakości usług, ustalonego między klientem, a usługodawcą. W dokumencie
opisane są szczegółowo procedury obsługi, włącznie z czasem jaki jest przeznaczony na realizację poszczególnych działań w ramach obsługi BPO. Przedsiębiorca musi mieć świadomość, że niektóre procesy będą realizowane wolniej niż dotychczas, ale za to będą kosztowały dużo mniej niż do tej pory – nawet ¼ obecnej kwoty. To kolejny duży plus, który jest często motywatorem do przejścia na model BPO – oddanie niektórych procesów biznesowych w ręce outsourcera znacznie optymalizuje koszty w organizacji.