Predefiniowany system HR – idealne rozwiązanie dla małych i średnich firm

Rozbudowany system IT do obsługi procesów HR, który automatyzuje pracę dzięki wbudowanym mechanizmom i funkcjonalnościom, to dziś niezbędne narzędzie w każdej rozwijającej się organizacji. Czasami jednak inwestycja związana z zakupem renomowanego systemu przekracza budżet, jaki firma może przeznaczyć na takie rozwiązanie. Co więc może zrobić spółka, która chce w rozsądnej cenie oraz w krótkim czasie wdrożyć nowy system HR i szybko uzyskać zwrot z takiej inwestycji? Rozwiązaniem może być kompaktowa wersja oprogramowania HR od sprawdzonego dostawcy. Czym jest taki kompaktowy system? Jakie są jego główne cechy? Na te pytania odpowiemy w artykule.

Zdaniem ekspertów

Poza „pudełkowymi” rozwiązaniami na rynku technologii dla małych i średnich przedsiębiorstw nadal panuje spory zastój.

„HR w Polsce jest zdecydowanie za mało otwarty na nowe rozwiązania”

– zauważa Grzegorz Filipowicz, prezes polskiego stowarzyszenia HR Business Partner.

„Mamy porównywalny do większości krajów dostęp do nowych rozwiązań i technologii, a jednak wdrażamy je z co najmniej kilku lub nawet kilkunastoletnim opóźnieniem.”

– dodaje.

Eksperci zwracają uwagę na rozdźwięk między dostępnymi na rynku systemami i wiedzą z obszaru HR, jakie obserwują w małych i średnich firmach (od kilkudziesięciu do ok. 250 osób), a tymi w dużych organizacjach. Niektórzy winą za tą sytuację obarczają menadżerów.

„Jako specjaliści w branży widzimy ogromną potrzebę ciągłej pracy nad kompetencjami menedżerskimi, bo to menedżerowie na każdym poziomie organizacji stwarzają środowisko pracy i atmosferę. Powinni więc edukować pracowników i nastawiać ich pozytywnie na innowacyjne rozwiązania, również te związane z nowymi technologiami.”

– przekonuje Artur Skiba, wiceprezes Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia.

Małe systemy wielkich marek

Jedno jest pewne – małe i średnie firmy mogą stabilnie funkcjonować według własnych reguł, ale często mają możliwość zwiększenia swojej efektywności poprzez wdrożenie sprawdzonego i nowoczesnego systemu informatycznego w rozsądnej cenie, który posiada przygotowane wcześniej funkcjonalności, mechanizmy oraz profile dostępu. Przedsiębiorcy, szukający sprawdzonych systemów, powinni jednak odpowiedzieć sobie na ważne pytanie: Czy dostawca, którego biorę pod uwagę ma wystarczającą wiedzę i doświadczenie, aby móc zaoferować kompaktowy system HR na najwyższym poziomie? Aby mieć pewność, że takie oprogramowanie będzie działało zgodnie z aktualnymi przepisami oraz oczekiwaniami użytkowników, najlepiej zdecydować się na sprawdzoną markę. Tym bardziej, że dostawcy rozbudowanych systemów HR, zaczęli wychodzić naprzeciw małym i średnim przedsiębiorcom z innowacyjnym sposobem udostępnienia systemu. Dobrym przykładem jest firma Unit4 Polska, producent oprogramowania Teta HR, która od ponad 30 lat wspiera przedsiębiorców w zarządzaniu procesami kadro-płacowymi. Organizacja ta oferuje małym i średnim firmom (100-500 osób) kompaktową wersję swojego systemu, o nazwie Teta Air.

“Teta Air to w pełni funkcjonalny system do obsługi twardego HR, z platformą self service dostępną online, zarówno dla pracownika jak i dla managera.”

– mówi Mateusz Łaba, menadżer produktu z Unit4 Polska.

„Dzięki tej aplikacji, pracownik może złożyć wniosek urlopowy, pobrać deklaracje PIT, zweryfikować swoje dane osobowe i rozliczyć czas pracy. Menedżer ma szczegółowy dostęp do danych dotyczących pracownika i może akceptować wszystkie jego wnioski online. System Teta Air jest predefiniowany czyli nie wymaga długotrwałego wdrożenia w firmie. Takie rozwiązanie pozwala firmom małej i średniej wielkości mieć dobry system, w cenie będącej w jej zasięgu. Opracowując tę usługę bazowaliśmy na naszym ponad 30 letnim doświadczeniu. Staramy się udostępniać klientom prekonfigurowany system spełniający rynkowe standardy, a ponadto oferujemy pakiet wartości dodanych, które nie są dostępne w innych „pudełkowych” rozwiązaniach.”

– dodaje Łaba.

Jakie cechy posiada kompaktowy system HR?

Popularną opinią jest, że kompaktowy system HR to coś na kształt wersji demo produktu, a żeby mieć jego pełną wersję, trzeba kupić licencje. W tym wypadku jest to mylny osąd. Firma, która zaopatrzy się w oprogramowanie tego typu, może być pewna, że system posiada wszystkie najważniejsze funkcjonalności, które usprawnią kluczowe procesy kadrowo-płacowe, dzięki czemu znacznie ograniczą czynności administracyjne związane z obsługą kadrowo-płacową zatrudnionych pracowników. Należy się jednak liczyć z tym, że oprogramowanie kompaktowe nie będzie tak rozbudowane jak pełna wersja systemu. Główne cechy jakimi wyróżnia się kompaktowy system HR to:

• Standardowo sparametryzowane procesy – czyli predefiniowane funkcjonalności udostępnione użytkownikom systemu w modelu SaaS – czyli w tzw. chmurze. Dzięki temu firma nie musi się martwić o aktualizowanie systemu i jego administrowanie, ponieważ odpowiedzialność za te procesy ponosi dostawca. Pracownicy HR korzystający z kompaktowej wersji systemu pracują na sprawdzonym standardzie oprogramowania, które umożliwia im wykonywanie swoich zadań szybciej i wydajniej.
• Bezpieczeństwo i wygoda użytkowania – Decydując się na kompaktowy system HR firma nie musi się również martwić o kwestie bezpieczeństwa. Wszystkie dane wrażliwe są odpowiednio zabezpieczone i dostęp do nich mają tylko wyznaczeni przez daną organizację użytkownicy. Warto również wspomnieć, że samo korzystanie z oprogramowania jest w tym wypadku dużo prostsze.
• Ujednolicony system pracy HR – W kompaktowym systemie główne procesy HRowe są ustandaryzowane, co oznacza, że takie mechanizmy jak np. zatrudnienie pracownika i naliczanie listy płac, działają w taki sam sposób, w każdej organizacji korzystającej z systemu. Dzięki temu sam proces wdrożenia ogranicza się do szkoleń i asysty przy uruchomieniu. Jeżeli decydujemy się na kompaktowy system HR od sprawdzonego dostawcy z dużym doświadczeniem, możemy być pewni, że procesy te będą działały prawidłowo. W momencie, gdy wielkość lub specyfika działania firmy wymaga dostosowania systemu pod potrzeby organizacji, wtedy firma musi zdecydować się na kompleksowe rozwiązanie w modelu in-house albo SaaS, ponieważ kompaktowy system HR nie daje możliwości kastomizowania, czyli dodawania dedykowanych, pod danego klienta, funkcjonalności.
• Niższy koszt utrzymania aplikacji i działu HR – wspomniane wcześniej uproszczone wdrożenie wynika ze standaryzacji procesów. Każde konto klienta jest odpowiednio sparametryzowane, ale sam system jest zainstalowany i administrowany na serwerach dostawcy. W ten sposób firma zaoszczędza dużo czasu i pieniędzy. Dzięki temu, że system zawiera predefiniowane funkcjonalności szybsza jest także sama nauka obsługi systemu. Firma może więc także zaoszczędzić na procesach szkoleń pracowników działu HR.