Pełna digitalizacja procesów kadrowo-płacowych
Sprawozdanie krajowe – Polska 2020 ogłoszone przez Komisję Europejską w lutym bieżącego roku zawierało informację, że jednym z istotnych czynników mogącym przyczynić się do rozwoju gospodarczego w naszym kraju jest akumulacja kapitału, również w innowacje w biznesie, automatyzację i digitalizację. Procesy te okazują się wyjątkowo istotne w dobie pandemii koronawirusa[1].
Mimo wzrostu gospodarczego, Polska nadal traci spory dystans do innych państw Unii Europejskiej pod względem wydajności pracy[2]. Mimo dostępnych na rynku narzędzi wspierających rozwój w tym obszarze, wielu przedsiębiorców w obawie przed zmianami nie inwestuje w automatyzację zakładów i digitalizację procesów[3]. To jednak może się zmienić.
Już w 2017 roku wyniki badań McKinsey Global Institute wskazywały, że digitalizacja ma ogromny wpływ na warunki i sposób pracy a największymi jej beneficjentami są liderzy zmian[4]. W sytuacji, gdy z powodu COVID-19 kontakty międzyludzkie są mocno ograniczone a wydajność wyraźnie spadła, automatyzacja i digitalizacja stają się koniecznością. Szczególnie dla firm, które będą oczekiwały szybkiego odbicia w 2021 i 2022 przewidywanego przez Bank Światowy[5].
Obszary digitalizacji
Digitalizacja dotyka niemal każdej dziedziny. Pozwala usprawnić procesy pomiędzy obywatelem a państwem (na przykład wnioski elektroniczne), wpływa na poziom precyzji i integralność badań (również laboratoryjnych[6]), zmienia DNA firm produkcyjnych[7]. Jak wskazują autorzy Deloitte Global Human Capital Trends, większy nacisk na digitalizację powinien iść w parze z poświęceniem uwagi pracownikom i ułatwianiu im wykonywania pracy[8].
W tym obszarze doskonale sprawdzają się systemy dedykowane HR. Dostawcy usług oferują rozwiązania umożliwiające z poziomu urządzeń mobilnych udział w wielu procesach HR poprzez cyfrowe podpisywanie dokumentów, które gromadzone są automatycznie w elektronicznych aktach pracowników, czy przegląd wynagrodzeń w zespole pozwalający na weryfikację zarobków pracowników względem standardów rynkowych. Ale co ważniejsze ułatwiają przepływ informacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w zakresie formalnych procedur prawnych oraz wewnętrznych rozwiązaniach mających na celu zapewnienie odpowiedniej efektywności, czego dobrym przykładem jest udzielania regularnej oceny (contant feedback). Manager ma też dostęp do wszystkich informacji o pracowniku, jego umiejętnościach, obszarach wymagających rozwoju oraz sytuacji wpływającej na dyspozycyjność podwładnych (na przykład gdy są nimi opiekunowie dzieci do lat 4). Pracownik ma z kolei możliwość wnioskowania o urlopy lub sprawdzenie odcinka płacowego za pomocą telefonu komórkowego. Systemy te dostosowywane są na bieżąco do nowych regulacji prawnych.
W dużych przedsiębiorstwach, szczególnie tych o rozproszonej strukturze zastosowanie narzędzi do komunikacji on-line daje ogromne korzyści.
ERP i HR w czasach kryzysu
Firmy, które zdecydowały się na digitalizację procesów kadrowo-płacowych miały możliwość szybkiej reakcji na restrykcje związane z pandemią koronawirusa. W sytuacji kryzysowej bardzo istotne okazały się funkcjonalności jednego z systemów dostępnych na rynku – TETA ERP. Dostępne mechanizmy, takie jak raportowanie danych, pozwoliły na szybką i niezawodną weryfikację wszystkich osób mogących być potencjalnie poza granicami Polski i zapewnienie odpowiedniej pomocy w momencie zamknięcia międzynarodowego ruchu lotniczego i kolejowego. Automatycznie zostały też anulowane wszystkie delegacje po 14.03.2020. Niezwykle istotne było również oszacowanie wpływu dodatkowej opieki nad dziećmi do lat 8 na ciągłość procesów w firmie, dzięki dostępowi do raportów monitorujących wnioski i nieobecności pracowników.
Korzystanie z systemów TETA pozwala też na bieżąco reagować na decyzje osób kierujących firmą dotyczące zmian w płacach i urlopach, a także weryfikację efektywności pracowników i badanie ich nastrojów podczas pracy zdalnej.
Pełna digitalizacja procesów HR
Mimo zagospodarowaniu każdego obszaru działań HR, do niedawna 100 % digitalizacja procesów HR nie była możliwa. Mimo wprowadzenia pracowniczych teczek elektronicznych i składania wniosków pracowniczych przez urządzenia mobilne, równolegle należało przeprowadzić obieg dokumentów papierowych, ponieważ część dokumentów kadrowych wymagało własnoręcznego podpisu pracownika.
Jednak firma Unit4, producent wspomnianego już oprogramowania TETA, dzięki współpracy z Asseco, jako pierwsza w Polsce wprowadziła w swoim systemie podpis kwalifikowany – taki jaki do tej pory wykorzystywano głównie na linii pracodawca – państwo. Wdrożenie tego rozwiązania pozwala na składanie wniosków i podpisywanie umów za pośrednictwem urządzeń mobilnych i całkowitą rezygnację z obiegu dokumentów papierowych dzięki wyposażeniu wszystkich pracowników w mobilne podpisy kwalifikowane.
Atutem tego rozwiązania jest wzrost efektywności i przyśpieszenie procesów, szczególnie widoczne w firmach o rozproszonej strukturze. Pakiet Unit4 i Asseco oferuje jednak jeszcze jedną funkcjonalność – tzw. mobilne punkty certyfikacji w firmie decydującej się na pełną digitalizację. Punkty certyfikacji wydające podpisy są obsługiwane przez wyznaczone osoby z firmy. Pracodawca wskazuje osoby, które odbędą szkolenie online i dostaną uprawnienie do przyznawania podpisów kwalifikowanych pozostałym pracownikom w swojej firmie.
Korzyści z inwestycji
Jak wskazują przytoczone wcześniej raporty, firmy które mimo trudnej sytuacji na rynku będą w stanie przeprowadzić proces digitalizacji, nie tylko poprawią swoją obecną sytuację, ale też będą bardziej odporne na podobne sytuacje w przyszłości. Digitalizacja procesów HR może okazać się jedną z kluczowych decyzji w najbliższych miesiącach.
Dowiedz się więcej o pełnej digitalizacji procesów HR podczas darmowego webinaru! Zapisz się już teraz!
Źródła:
[1] DOKUMENT ROBOCZY SŁUŻB KOMISJI Sprawozdanie krajowe – Polska 2020 towarzyszący dokumentowi: KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY EUROPEJSKIEJ, RADY EUROPEJSKIEGO BANKU CENTRALNEGO i EUROGRUPY. Europejski semestr 2020: Ocena postępów w zakresie reform strukturalnych, zapobiegania zakłóceniom równowagi makroekonomicznej i ich korygowania oraz wyniki szczegółowych ocen sytuacji na mocy rozporządzenia (UE) nr 1176/2011, s. 4. Patrz: https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/2020-european_semester_country-report-poland_pl.pdf, dostęp (19.04.2020).
[2] Ibidem, s. 10.
[3] Eurofound (2018), Automation, digitalisation and platforms: Implications for work and employment, Publications Office of the European Union, Luxembourg, s. 28. Patrz: http://www.forschungsnetzwerk.at/downloadpub/ef18002en.pdf, dostęp (19.04.2020).
[4] McKinsey Global Institute, Digitization, AI, and the future of work: Imperatives for Europe 2017, s.2, 15.Patrz:https://www.mckinsey.com/~/media/mckinsey/featured%20insights/europe/ten%20imperatives%20for%20europe%20in%20the%20age%20of%20ai%20and%20automation/digitization-ai-and-the-future-of-work.ashx, dostęp (19.04.2020).
[5] World Bank Group, Fighting COVID-19, Europe and Central Asia Economic Uptade, Office of the Chief Ecconomist, Spring 2020, s. 66. Patrz: https://openknowledge.worldbank.org/bitstream/handle/10986/33476/9781464815645.pdf, dostęp (19.04.2020).
[6] 29.02.2019, How laboratory digitazion and automation is paving the way for research integrity. Patrz: https://www.euroscientist.com/how-laboratory-digitization-automation-is-paving-the-way-for-research-integrity/, dostęp (19.04.2020).
[7] Anil Khurana, Reinhard Geissbauer, Steve Pillsbury , Defining the new DNA of industrial digital organisations The CEO’s agenda, s. 11. Patrz: https://www.pwc.com/gx/en/industries/industrial-manufacturing/publications/assets/pwc-defining-new-dna.pdf, dostęp (19.04.2020).
[8] Leading the social enterprise: Reinvent with a human focus. 2019 Global Human Capital Trends, s. 6. Patrz: https://www2.deloitte.com/content/dam/insights/us/articles/5136_HC-Trends-2019/DI_HC-Trends-2019.pdf, dostęp (19.04.2020).
