Obsługa oprogramowania – jak szkolić, żeby wyszkolić?
Jednym z najważniejszych czynników decydujących o sukcesie wdrożenia oprogramowania w firmie jest odpowiednie przeszkolenie jego użytkowników. Takie, które nie tylko zaprezentuje naszym pracownikom jego funkcjonalność, ale przede wszystkim przygotuje ich do realizacji codziennych obowiązków za pomocą nowego narzędzia.
Pierwszy kontakt z systemem
Dla większości pracowników szkolenie z obsługi oprogramowania oznacza pierwszy kontakt z nowym systemem. Pierwsze wrażenie, jak to w życiu, jest kluczowe – dlatego nie ma tu miejsca na wpadki. W przypadku wdrożeń rozbudowanych systemów informatycznych w dużych firmach, gdzie szkolimy co najmniej kilka grup użytkowników, warto jest pomyśleć o warsztacie pilotażowym. Podczas takiego szkolenia, zorganizowanego dla kilku wybranych pracowników, możliwe jest dopracowanie agendy, środków przekazu, określenie niezbędnych materiałów szkoleniowych, wychwycenie potencjalnych problemów czy sprawdzenie w boju przygotowanych wcześniej zadań. Dzięki szkoleniu pilotażowemu zdecydowanie ograniczamy ryzyko niepowodzenia całego przedsięwzięcia.
Wyzwaniem przy wdrożeniu nowej aplikacji staje się jej poznanie na poziomie umożliwiającym realizację obowiązków służbowych. Szkolenia, które oferujemy na etapie implementacji aplikacji zawsze odbywają się na danych klienta (po testowej migracji danych). Użytkownicy lepiej rozumieją działanie naszego oprogramowania, ucząc się na swoich danych np. w przypadku HR na swojej grupie pracowników.
– mówi Adam Zbrocki z firmy Unit4 Polska, która jest producentem oprogramowania marki Teta.
Już na etapie szkolenia użytkownik jest w stanie zasymulować działanie aplikacji – wprowadzając określone dane wejściowe, wie czego spodziewać się na wyjściu. Dzięki temu uczy się przez zrozumienie a nie przez „wykucie na pamięć”.
– dodaje Adam Zbrocki.
Marketingowy charakter szkolenia
Warto pamiętać, że paradoksalnie, poprawna obsługa oprogramowania nie musi być głównym celem organizowanego szkolenia. Równie istotne jest wykreowanie w pracownikach potrzeby stosowania nowego narzędzia oraz jego pozytywnego wizerunku. Podczas wdrażania w firmie rozbudowanego rozwiązania informatycznego – np. systemu kadrowo-płacowego (takiego jak np. system Teta HR autorstwa Unit4 Polska), zapoznanie użytkowników ze wszystkimi jego opcjami nie jest tak istotne. W tym przypadku, znacznie ważniejsze jest, aby pracownicy działu personalnego dostrzegli korzyści jakie niesie za sobą jego używanie (m.in. błyskawiczne rozliczanie płac, automatyczne naliczanie czasu pracy czy automatyzacja obiegu wniosków pracowniczych). Szkolenie powinno więc przede wszystkim zainteresować nowym systemem – mieć charakter marketingowy.
Nauka codziennej pracy – na nowo
Nie znaczy to oczywiście, że warsztaty nie powinny być nastawione na intensywne przekazywanie wiedzy. Wręcz przeciwnie, efektywne szkolenia z obsługi oprogramowania przygotowują uczestników do wykonywania codziennych obowiązków „po nowemu”, czyli z wykorzystaniem wdrożonego systemu informatycznego.
Aby było to możliwe, agenda szkolenia oprócz części teoretycznej powinna zawierać również część praktyczną. Najlepsze efekty można osiągnąć przeplatając niewielkie partie materiału zadaniami wykonywanymi samodzielnie przez uczestników warsztatów. Istotne jest tutaj, aby podczas szkolenia każdy z pracowników dysponował niezbędnymi narzędziami do pracy, jak np. laptop czy indywidualne konto dostępowe w systemie.
Wszelkie próby ćwiczenia w parach czy zespołach zazwyczaj kończą się zazwyczaj nierównomiernym przyswajaniem wiedzy przez uczestników.
Ważny jest również charakter zadań. Ćwiczenia opisowe (np. przedstawiające konkretną sytuację – wyzwanie przed którym uczestnik stanie w swojej codziennej pracy) uczą świadomej obsługi oprogramowania i wyrabiają dobre nawyki podczas jego stosowania.
Obsługa oprogramowania a dział IT
Oprogramowanie w firmach jest lepiej i efektywniej wykorzystywane przez użytkowników merytorycznych jeżeli mają odpowiednie wsparcie działu IT. Dlatego tak ważne jest cykliczne doszkalanie specjalistów IT – przekazywanie im wiedzy o kolejnych lub nowych elementach aplikacji. Zazwyczaj na etapie wdrożenia, kiedy to specjaliści odpowiadają za parametryzację i uruchomienie aplikacji, dział IT trzyma się nieco z boku. W kolejnych etapach wzrasta udział informatyków w organizacji, a wiele procesów realizowanych jest w składzie: użytkownik merytoryczny – informatyk klienta – konsultant. Z czasem udział konsultanta dostawcy powinien maleć, a udział informatyka powinien rosnąć.
Szkolenia, które proponujemy dla działu IT mają zawsze formę warsztatów. W środowisku klienta, na konkretnych przykładach tłumaczymy i pokazujemy jak ustawić odpowiednie elementy aplikacji, aby realizować określone cele.
– mówi Adam Zbrocki z Unit4 Polska.
Dodatkowo zmienia się otoczenie biznesowo – prawne; to co do tej pory nie miało zbyt wielkiej wagi, staje się elementem istotnym w organizacji np. wejście w życie regulacji RODO. Potrzeba wiedzy o możliwościach aplikacji rośnie, a zaspokoić ją mogą tylko profesjonalne szkolenia, które oferujemy na każdym etapie współpracy.
– dodaje Adam Zbrocki.
Szkolenie na poważnie
Sporym problemem szkoleń z obsługi oprogramowania jest nieprofesjonalne podejście do tego przedsięwzięcia – zarówno po stronie dostawcy oprogramowania, jak i przedsiębiorstwa, w którym jest ono wdrażane. Smutnym standardem są niestety nieprzygotowani i niedoświadczeni trenerzy, brak odpowiednich sal szkoleniowych i sprzętu oraz „wędrujący” uczestnicy – załatwiający sprawy służbowe podczas warsztatów bądź traktujący je niczym dni wolne od pracy.
Organizując w naszej firmie szkolenie z obsługi oprogramowania, koniecznie zainteresujmy się więc kto i w jaki sposób je poprowadzi, zainwestujmy w warsztat pilotażowy, odpowiednią infrastrukturę oraz zmotywujmy uczestników do aktywnego uczestnictwa w szkoleniu (bez „pilnych” służbowych maili czy telefonów). Wówczas jego cel, jakim jest bezproblemowa obsługa oprogramowania przez pracowników, z pewnością osiągniemy.
