Nowe kierunki rozwoju i trendy w ERP

Pandemia COVID-19 mocno wpłynęła na zachowania konsumenckie i relacje pomiędzy usługodawcami a Klientami. Konieczność dostosowania się do nowej rzeczywistości spowodowała, że obszary, które do tej pory oparte były na bezpośrednich relacjach interpersonalnych zostały przeniesione w przestrzeń cyfrową. Utrzymanie lub nawet zwiększenie wydajności podczas pracy zdalnej, a także przyśpieszenie procesów w środowisku online i związane z tym oszczędności, zmieniły sposób myślenia o funkcjonowaniu biznesu. Obecna sytuacja przyśpieszyła procesy zmian w obszarze automatyzacji czy digitalizacji, i wpłynęła na pojawienie się nowych trendów – również w obszarze ERP – które mogą utrzymać się nawet po zwalczeniu koronawirusa. Oto kilka z nich.

Mikroserwisy

 Serwisy będące architektonicznym monolitem przestają być wydajne, a przy rosnącej ilości przetwarzanych danych ich modyfikacja staje się coraz trudniejsza. Dlatego podczas tworzenia nowych modułów lub całych systemów popularne staje się dzielenie ich na mniejsze, wyspecjalizowane do kilku funkcjonalności elementy, w których wprowadzanie wymaga ingerencji w całą strukturę.

Opieranie architektury na mikroserwisach jest bardzo istotne z punktu widzenia developera i administratora. Każdy z mikroserwisów może być pisany w odrębnym języku programowania dostosowanym do procesów, które ma realizować. Moduły, czy systemy zbudowane w ten sposób dostępne są tylko w modelach SaaS, co niesie za sobą szereg korzyści. Przede wszystkim – countinous delivery. Wszelkie aktualizacje i zmiany są wprowadzane na bieżąco bez potrzeby ingerencji i wyłączania aplikacji ze wszystkich procesów. W mikroserwisach wszystkie zmiany wprowadzane są na bieżąco bez udziału klienta. Z punktu widzenia dostawcy jest to wygodne, ponieważ pojedynczy klient przestaje być osobną instalacją. A odbiorca dostaje gotową aktualizację od razu po jej wprowadzeniu w system bez wysiłku i zaangażowania czasowego.

W przypadku aplikacji monolitycznej, w której jest wprowadzanie zmian trwa długo i wymaga zaangażowania odbiorcy. Przykładowo – jeśli pojawi się nowa ustawa,  którą trzeba zaimplementować, programiści przygotowują zaktualizowaną wersję aplikacji i wysyłają pliki do instalacji klientom. Jest to czasochłonne i wymaga często dodatkowej ingerencji dostawcy usług.

Dodatkowymi zaletami mikroserwisów jest bezpieczeństwo, jakie gwarantują rozwiązania chmurowe oraz dostępna opcja autoskalowania – dodawania zasobów w momencie przeciążenia serwisu (na przykład podczas składania wniosków urlopowych w grudniu).

Minusem mikroserwisów jest większa trudność diagnostyki błędów. W monolicie szuka się go tylko w jednej aplikacji (single point of failer). W mikroserwisach błąd może znajdować się w większej ilości miejsc. Nie zmienia to faktu, że dziś mikroserwisy są wyraźnym trendem w projektowaniu nowych systemów i modułów.

Digitalizacja procesów

 Jak wskazują badania Deloitte firmy, które nie boją się inwestować w cyfryzację są liderami zmian i rozwijają się szybciej. Jednym z obszarów, które nadal wymagają większej otwartości na digitalizację są procesy HR, które jeszcze w wielu aspektach opierają się na działalności analogowej. Przykładem są teczki pracowników, w większości prowadzone w formie papierowej. Mimo trwającej od lat transformacji cyfrowej w obszarze HR, dopiero od niedawna możliwa jest pełna digitalizacja procesów kadrowo-płacowych. Jeszcze do maja 2020 roku istniały dwie poważne przeszkody ku temu: niejasność przepisów i brak możliwości cyfrowego podpisywania dokumentów przez wszystkich pracowników. Pierwszą z nich pomogła usunąć interpretacja Ministerstwa MRPiPS, która określiła, wymóg prowadzenia dokumentacji pracowniczej w jednakowej formie dla poszczególnych pracowników, co oznacza np. możliwość prowadzenia akt pracowniczych w formie papierowej dla archiwum pracowników zwolnionych i e-teczek dla osób aktualnie zatrudnionych.

Drugi problem rozwiązała firma Unit4, producent oprogramowania TETA, która we współpracy z Asseco, jako pierwsza w Polsce wprowadziła w swoim systemie podpis kwalifikowany – taki jaki do tej pory wykorzystywano głównie na linii pracodawca – państwo. Wdrożenie tego rozwiązania pozwala na składanie wniosków i podpisywanie dokumentów umów za pośrednictwem urządzeń mobilnych i całkowitą rezygnację z obiegu dokumentów papierowych dzięki wyposażeniu wszystkich pracowników w mobilne podpisy kwalifikowane. Pakiet oferuje jednak jeszcze jedną funkcjonalność – mobilne punkty weryfikacji tożsamości w firmie decydującej się na pełną digitalizację. Punkty weryfikacji wydające podpisy są obsługiwane przez wyznaczone osoby z firmy. Pracodawca wskazuje osoby, które odbędą szkolenie online i dostaną uprawnienie do przyznawania podpisów kwalifikowanych pozostałym pracownikom w firmie.

Wdrożenia na odległość

 Dostawcy usług przyzwyczajeni byli do instalacji systemów w siedzibie Klienta oraz bezpośredniego prowadzenia szkoleń i nadzoru nad projektem – na przykład podczas spotkań komitetu sterującego. W celu zachowania ciągłości pracy w trakcie pandemii obie strony zdecydowały się na wdrożenia zdalne. Pod względem prawnym pomogły w tym tymczasowe regulacje KNF. Dzięki nim firmy mogły nadać dostęp do serwera przez VPN. Przedsiębiorstwa, szczególnie z sektora finansowego, ze względu na dużo większe restrykcje dotyczące ochrony danych, nadają dostęp do serwera przez komputer przesiadkowy, a często też nagrywają dodatkowo sesje.

Kluczem do wdrożeń na odległość jest wysoka jakość łącza, ważna też podczas prowadzenia szkoleń. Te – aby zachować namiastkę kontaktu bezpośredniego – wymagają korzystania z opcji video. Ze względu na zdalną formę wymagają też większego zaktywizowania odbiorców i liczniejszych przerw.

Kultura pracy zdalnej po stronie klienta dopiero się buduje. I choć nic nie zastąpi bezpośredniej relacji, wdrożenia na odległość mają swoje liczne plusy. Przede wszystkim oszczędność czasu, większą łatwość w ustalaniu spotkań, dużą elastyczność i łatwiejsze diagnozowanie błędów. Jest to szczególnie istotne jeśli wdrażanie produktu odbywa się przez firmę zagraniczną, która nie ma regionalnego przedstawiciela.

Firmy zmieniają swoją filozofię dotyczącą sposobu pracy – wiele spółek rezygnuje z wynajmu dużych przestrzeni biurowych, pozwalając części pracowników pracować z domów. Jeśli ta tendencja się utrzyma, na co wskazują badania, wdrożenia na odległość również staną się normą, szczególnie, że przebiegają sprawniej i efektywniej. Wymaga to jednak odpowiednich, stałych regulacji prawnych.

Wspieranie efektywności przez software

 Każde działania biznesowe zmierzają do optymalizacji produktywności pracowników. Procesy te wymagają przetwarzania dużej ilości danych, dlatego powstają rozwiązania mające na celu wsparcie użytkowników na każdym etapie ich pracy takie jak TETA Workforce Management. Pomagają one zarządzać zespołami w oparciu o ich kompetencje, planować czas pracy i cele do zrealizowania.

Tego typu narzędzia również zyskały na popularności podczas pracy zdalnej, chociażby ze względu na możliwość weryfikacji efektywności pracowników na odległość. Zakres funkcjonalności jest jednak znacznie większy. Pozwala zarządzać kompetencjami i ułatwiać decyzję o skierowaniu pracowników na odpowiednie szkolenia. Managerowie mając dostęp do szerokiej bazy raportów i analiz, a także możliwość zestawienia efektów pracy z kluczowymi wskaźnikami KPI mogą dokładniej planować czas i zakres pracy zespołów.

Chatboty

 Chatboty kojarzą się przede wszystkim z zakupami internetowymi czy obsługą klienta. Software oparty na machine learning lub AI symuluje konwersację z użytkownikiem wyręczając konsultantów z odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Zauważalna jest jednak tendencja do zastosowania tego narzędzia w nowych obszarach. Jednym z kierunków wykorzystania chatbotów, który zyskuje na popularności jest funkcja asystenta biznesowego, którego celem jest przyśpieszenie procesów, na przykład kadrowo-płacowych.

Przykładem takiego software’u jest Wadna oferowana i rozwijana przez Unit4. Jej obecne funkcjonalności i planowane kierunki rozwoju mają służyć jako wsparcie organizacji pracy, wypełnianiu wniosków lub kontroli efektywności pracowników podczas pracy zdalnej. W praktyce, jeśli pracownik postanowi wnioskować o nowe narzędzie pracy czy urlop, wystarczy, że skorzysta z chatbota, który obsłuży cały proces – skieruje automatycznie zapytanie do managera, następnie działu IT, działu finansowego, a na samym końcu pracownik otrzyma informację czy wniosek został zaakceptowany i kiedy nowy laptop zostanie przysłany na jego adres.

Doskonałym przykładem funkcjonalności chatbota-asystenta jest planowanie podróży służbowych. Wycenia on potencjalne koszty delegacji, kieruje wnioski o zakup biletów i rezerwację hoteli do odpowiednich pośredników, a także przypomina o godzinach transportu. Ułatwia też rozliczanie kosztów – po sfotografowaniu faktury czy paragonu podsumowuje koszty delegacji i przyśpiesza proces rozliczenia.

Chatbot jako asystent biznesowy, taki jak Wanda dostosowany jest do transkrypcji słowa mówionego i dostępny w takich komunikatorach jak Skype, Slack, MS Teams czy Messenger. Uniwersalność i wygoda cyfrowych asystentów biznesowych może spowodować, że w niedługiej perspektywie czasu chatboty zastąpią portale pracowniczo-managerskie.