Mobilne systemy biznesowe – sprawdź zanim wybierzesz

Czasy, w których systemy dla biznesu instalowano bezpośrednio na komputerach pracowników, minęły bezpowrotnie. I choć niektóre firmy w dalszym ciągu korzystają z aplikacji okienkowych (w popularnym markecie budowlanym widziałem niedawno system działający pod dyktando DOS-a), można śmiało stwierdzić, że obecnie dominują rozwiązania webowe, obsługiwane za pomocą przeglądarek internetowych.

Jednym z ich atutów jest niezależność od urządzenia, z którego korzysta użytkownik – aplikację tego typu można uruchomić w zasadzie na każdym komputerze, tablecie czy smartfonie mającym połączenie z jej serwerem (np. przez internet). Daje to użytkownikowi dużą swobodę w stosowaniu systemu – ma do niego dostęp praktycznie zawsze i wszędzie.

Sposoby na mobilność systemów biznesowych

Swobodę tę często nazywa się mobilnością oprogramowania. Hasło to bywa jednak mocno nadużywane. Mobilne systemy biznesowe to takie, które pozwalają na wygodną obsługę i realizację zadań użytkownika w terenie – również w trudnych warunkach (np. na nie najnowszym smartfonie czy bez połączenia z internetem). Sama możliwość uruchomienia aplikacji na telefonie komórkowym zdecydowanie nie jest tu wystarczająca. Producenci systemów informatycznych dla firm zapewniają swoim produktom mobilność na kilka sposobów. Dokonując wyboru rozwiązania, warto więc mieć świadomość znaczących różnic między nimi.

1. Interfejs systemu zbudowany zgodnie z zasadami RWD (Responsive Web Design)

To najpopularniejsza (bo najtańsza i najprostsza) metoda na zyskanie efektu „mobilności” programu. Jego webowy interfejs tworzy się w taki sposób, aby poszczególne elementy (np. ramki, teksty, panele) dostosowywały swój kształt i rozmieszczenie do szerokości i rozdzielczości ekranu, na którym jest on aktualnie wyświetlany. Dzięki temu, fizycznie ta sama aplikacja nieco inaczej będzie prezentować się na laptopie, inaczej na tablecie, a jeszcze inaczej na smartfonie.

O zaletach takiego rozwiązania opowiada Katarzyna Jaśniewicz z firmy Unit4 Polska, współautorka aplikacji Teta Mobile Edition do obsługi pracowników i menedżerów HR:

W centrum mobilnego rozwiązania Teta ME postawiliśmy pracownika, który jest użytkownikiem tej platformy samoobsługowej. Koncentrowaliśmy się na aspektach istotnych dla użytkowników, takich jak : mobilność, dostępność na różnych urządzeniach oraz prosta obsługa. Dzięki zastosowaniu RWD zapewniamy elastyczność obsługi procesów i redukujemy konieczność inwestycji w komputer dla każdego pracownika. Wniosek urlopowy złożony przez pracownika na smartfonie z Androidem jest akceptowany przez przełożonego na tablecie z systemem iOS lub komputerze z Windows. Teta ME nie wymaga instalacji aplikacji na urządzeniu – jest to istotne w rozwiązaniach, które mają realizować procesy zgodnie z prawem pracy, które w Polsce jest często zmieniane.

Zaletą tego rodzaju mobilności jest stały dostęp do wszystkich funkcji systemu – nawet z poziomu telefonu komórkowego mamy możliwość wykonania najbardziej skomplikowanych operacji. No właśnie – mamy możliwość, lecz niekoniecznie jesteśmy w stanie. Trudno bowiem wyobrazić sobie wygodne wypełnianie skomplikowanej, wielokomórkowej macierzy za pomocą smartfona. Nawet najlepsza implementacja RWD niekoniecznie nam w tym pomoże. Inną wadą rozwiązań tego typu jest „ociężałość” systemów w terenie. Aplikacja napisana przede wszystkim z myślą o dużych stacjach roboczych na smartfonach będzie działać zdecydowanie wolniej. Problemem może być też ograniczony dostęp do internetu (konieczność pobierania sporych ilości danych z sieci).

2. Mobilne aplikacje dedykowane

Innym sposobem na mobilność systemów biznesowych są tzw. aplikacje natywne. W takim układzie system informatyczny oprócz swojej pełnej wersji przeznaczonej dla urządzeń stacjonarnych udostępnia również oprogramowanie przygotowane specjalnie na potrzeby tabletów czy telefonów komórkowych (np. współpracujące z systemami Android czy iOS). I choć możliwości takich aplikacji są zazwyczaj nieco okrojone w stosunku do pełnej wersji systemu, rozwiązania tego typu mają wiele zalet. Są bardzo szybkie, dostosowane do urządzeń przenośnych, często wykorzystują wbudowane funkcje telefonów/tabletów oraz mobilnych systemów operacyjnych (np. aparat, telefon, sterowanie głosem itp.), niekiedy umożliwiają korzystanie z aplikacji w trybie offline. Jednym słowem – pod pewnymi względami natywne mobilne systemy biznesowe przewyższają swoje „duże” pierwowzory.

Uwaga: to, że producent systemu biznesowego udostępnia w sklepach Google Play czy iStore „aplikację mobilną” dla swojego produktu, nie oznacza jeszcze, że jest to oprogramowanie dedykowane danemu systemowi operacyjnemu. Pod taką postacią równie dobrze może zostać ukryta pełna wersja systemu, jedynie uruchamiana za pomocą natywnej metody urządzenia i wspierająca wspomniany już standard Responsive Web Design.

3. Aplikacje hybrydowe

Skoro „oszustwo”, czyli opakowanie pełnej wersji systemu w „natywny papier” jest technicznie możliwe, możliwe jest też rozwiązanie pośrednie – wykorzystujące responsywne elementy aplikacji webowej oraz elementy dedykowane. Takie podejście jest często bardzo dobrym pomysłem – z jednej strony udostępnia użytkownikowi pełną funkcjonalność systemu (pod postacią RWD), a z drugiej zapewnia odpowiednią wydajność i wygodę (elementy natywne). Warto wspomnieć, że z punktu widzenia użytkownika, dobrze przygotowana aplikacja hybrydowa jest jednolita – wspomniane wyżej różnice dotyczą jedynie jej architektury.

Jak wybrać mobilne systemy dla biznesu?

Przede wszystkim uważam, że nie każdy system informatyczny dla biznesu musi być mobilny. Wszystko zależy od specyfiki działalności naszej firmy i zadań, które na co dzień wykonują pracownicy. Jeśli 100% swojego czasu pracy poświęcają w biurze, korzystając z laptopów bądź komputerów stacjonarnych, mobilność systemu nie powinna mieć dla nas większego znaczenia.

Jeśli jednak użytkownicy systemu są w ciągłym ruchu, a w swojej pracy wykorzystują kilka rodzajów urządzeń, w tym tablety czy smartfony, powinniśmy mocno przyjrzeć się rozwiązaniom wspierającym mobilność rozważanego przez nas oprogramowania. Gorąco zachęcam do intensywnych testów systemu w warunkach mobilnych. Jedynie sprawdzenie czy umożliwia on realizację planowanych procesów biznesowych (zadań) w terenie pozwoli w pełni ocenić jego przydatność. Pamiętajmy, że rozwiązania mobilne systemu biznesowego, to bardzo często odrębny interfejs użytkownika, a czasem zupełnie inna aplikacja względem tej dużej, podstawowej. W takich warunkach, najgorsze co moglibyśmy zrobić, to zapoznać się jedynie z wersją desktopową systemu i uwierzyć na słowo jego producentowi, że udostępnia on również aplikacje mobilne. Koniecznie własnoręcznie sprawdźmy ich jakość i możliwości.