Jak analizować dane, aby poprawić pracę HR?
Istnieje wiele sposobów na zbieranie danych i rodzajów oprogramowania, które może nam w tym pomóc. Jednak jeśli nie będziesz wiedzieć, jak je właściwie analizować, same ich kolekcjonowanie na niewiele się zda. Tylko poprawna analiza pozwala dobrze wykorzystać zgromadzone informacje – tak, aby usprawniły pracę HR.
Pierwszym krokiem do właściwej analizy danych jest ustalenie celu. Powinniśmy odpowiedzieć sobie na trzy główne pytania:
- Jaki problem chcemy rozwiązać?
- Jakie korzyści przyniesie nam uzyskanie konkretnych danych?
- Jakie działania podejmiemy w związku z uzyskanym wynikiem analiz?
Organizacje mierzą się z różnymi problemami bądź też wyzwaniami, dlatego różne są zapotrzebowania na kolekcjonowanie danych. Najczęściej mierzonymi zagadnieniami są:
- Zysk uzyskany przez jednego pracownika;
- Wydatki szkoleniowe na pracownika;
- Stosunek ilość zaakceptowanych ofert pracy do tych odrzuconych;
- Absencja;
- Czas, jaki upływa od momentu rozpoczęcia, aż do zakończenia procesu rekrutacji;
- Efektywność treningowa;
- Ilość pracowników, którzy się zwalniają;
- Koszt uzyskania oraz utrzymania pracownika.
Ustalenie celu jest więcej pierwszym krokiem na drodze do właściwej analizy danych. Jakie są następne?
-
Postaw hipotezę.
Ustanów hipotezę, która jest zgodna z twoim celem i ma rozwiązywać konkretny problem. Hipoteza nie musi być trafnie przyjęta. Postaw ją na bazie swoich dotychczasowych doświadczeń bądź… intuicji. Analiza danych przyniesie ci właściwą odpowiedź, natomiast hipotezę traktujmy, jako punkt wyjścia.
-
Ustal ramy czasowe.
To bardzo ważne i niestety często spychane na drugi plan przez organizacje. Obecne czasy zmieniają się bardzo dynamicznie, co pokazała nam sytuacja ze światową pandemią. W niektórych przypadkach analizowanie danych nawet sprzed kilku miesięcy nie będzie miało sensu, bo może się okazać, że pracowaliśmy w zupełnie innych warunkach. Ustal konkretne ramy czasowe i pamiętaj, że w tym wypadku dłuższy okres wcale nie jest tożsamy z uzyskaniem bardziej adekwatnych danych. Często krótszy czas, jaki ma objąć analiza danych jest trafniejszy dla obecnej sytuacji oraz celu organizacji.
-
Znajdź punkt odniesienia.
Samo uzyskanie danych nie przyniesie nam żadnych korzyści, jeśli nie znajdziemy dla nich punktu odniesienia. Bez niego nie będziemy wiedzieć, czy wnioski płynące z analizy danych są słuszne czy zbyt daleko idące. Punktem odniesienia mogą być nie tylko dane na ten sam temat zgromadzone w przeszłości, ale również raporty z poprzednich okresów.
-
Wyodrębnij główny trend.
Zidentyfikuj, jaki jest główny trend płynący z danych. Jest to jeden z najważniejszych (ale nie jedyny!) wniosków, jakie wynikają z analizy danych. Może on potwierdzać albo obalać twoją hipotezę. Bardzo ważne jest, aby zachować dystans od założonej przez nas hipotezy i założyć, że w 50% może być ona mylnie postawiona. Bardzo wiele osób chce na „siłę” potwierdzić analizą swoją hipotezę, co prowadzi nie tylko do mylnych wniosków, ale również do wynikających z tego konsekwencji.
-
Szukaj anomalii.
Analizując dane skup się nie tylko na „wyłapaniu” wiodącego trendu, ale również na znalezieniu anomalii – danych, które w jakiś sposób odstają od reszty. Poświęć im chwilę na analizę i zastanów się, skąd mogą wynikać. Bardzo często najciekawsze wnioski płyną z analiz danych, które odróżniają się od innych.
-
Bądź ostrożny przy szukaniu związków przyczynowo-skutkowych.
Analizując dane bardzo łatwo jest wpaść w pułapkę błędnej interpretacji związków przyczynowo-skutkowych, szczególnie jeśli dotyczą dwóch lub kilku zdarzeń, które miały miejsce w tym samym czasie. Często mylnie zakładamy, że w takim przypadku wydarzenia te miały taką samą przyczynę, bądź też wpłynęły na siebie. Miejmy świadomość, że w rzeczywistości mogło być to spowodowane zupełnie innym czynnikiem, dlatego warto poświęcić trochę więcej czasu na jego znalezienie.
-
Wyciągnij wnioski i rusz do działania.
Ostatni punkt, który tak naprawdę jest tym najważniejszym. Bardzo często działy HR po wyciągnięciu odpowiednich wniosków odkładają analizę na przysłowiową półkę, zapominając, że ma ona tylko i wyłącznie sens, jeśli po jej wykonaniu przystąpimy do działania i wdrożymy odpowiednią strategię, która rozwiąże dany problem i zrealizuje założony cel. Wyciągnięcie właściwych wniosków to jedno, ale rozpisanie planu działania i jego egzekucja jest tym, co czyni analizy przydatne dla biznesu.
