Absencje pracowników – problem na coraz większą skalę

Są trzy rodzaje absencji chorobowej w przedsiębiorstwach. Jedna z nich jest skutkiem frustracji pracowników. Gdy jej przyczyny zostaną zbadane, istnieje szansa na przywrócenie zadowolenia z pracy i w efekcie zmniejszenia skali nieobecności – nierzadko kosztownej dla wszystkich.

Każda nieplanowana nieobecność pracownika, nawet tylko jednego, stanowi kłopot – i dla pracodawcy, i dla zatrudnionych. To oczywiście banalne stwierdzenie, do którego można by jeszcze dodać, że absencja oznacza niekiedy poważne, namacalne straty w firmie. Każdy przedsiębiorca, czy prowadząc niewielki biznes na własny rachunek, czy zarządzając dużą spółką, takie ryzyko musi kalkulować w swojej działalności. Rzecz jednak w tym, że nie zawsze wynika ono z czyjejś choroby, wypadku albo innych nieprzewidzianych okoliczności losowych. I kiedy nagle w firmie załoga staje się wyjątkowo chorowita, do kadr wpływają często tzw. dawne L-4 (obecnie ZLA), warto się temu uważniej przyjrzeć.

 Trzy rodzaje absencji chorobowej

Firma konsultingowa Conperio bada te zjawiska stale. W wyniku prowadzonych audytów absencji pracowniczej dzieli ją na trzy rodzaje: naturalną (związaną z faktyczną chorobą), szarą (powodowaną brakiem świadomego zarządzania nieobecnościami) i zawodową czy wręcz patologiczną, która polega na tym, że osoby niezainteresowane podejmowaniem czynności służbowych pozostają maksymalnie długo na zwolnieniach lekarskich.

Eksperci Conperio wskazują, że w literaturze można znaleźć wiele opisów poświęconych kulturom organizacyjnym, których częścią są również wzorce zachowań absencyjnych u pracowników. Osoby zatrudnione uczą się tego m.in. poprzez obserwację kolegów w konkretnych sytuacjach oraz reakcji przełożonych.

Zjawiska te zdefiniowano już w latach 80-tych. W Polsce charakterystyczne są zindywidualizowane zachowania pracowników, zależne od chwilowej sytuacji oraz nastawione na kalkulację kosztów oraz korzyści (np. otrzymania premii czy czasu wolnego) i taki typ kultury wewnątrz firmy nazwano kalkulacyjną. Drugą, spotykaną najczęściej w przedsiębiorstwach o zawyżonym wskaźniku absencji, jest tzw. kultura konfliktu. Zwolnienia lekarskie są powszechnie akceptowane i traktowane przez pracowników niczym przysługujące im prawo do odmowy wykonania poleceń przełożonych.

Zjawiska te i ich skala nie są tożsame dla całego przedsiębiorstwa, często występują duże rozbieżności np. w poszczególnych działach lub jednostkach organizacyjnych. Z tego wniosek, że wiele zależy od postawy i sposobu zarządzania kadry kierowniczej. Jak mówią w Conperio, absencja chorobowa to papierek lakmusowy procesów zachodzących w firmie. Na jej podstawie można ocenić kondycję całego przedsiębiorstwa.

– Problemy zaczynają się już na pierwszej linii poziomu zarządzania w firmie. Duża rotacja często powoduje, że liderzy zespołów są wybierani spośród ludzi, którzy nie utożsamiają się ze swoim miejscem pracy, ponieważ pracują w nim zbyt krótko. Często, z braku innych możliwości, w dużych przedsiębiorstwach na liderów wybierani są pracownicy produkcyjni, którzy nie posiadają wystarczających kwalifikacji w zarządzaniu i komunikacji. Z kolei szefowie wyższego szczebla ich nie kontrolują, ponieważ angażują się w sprawy ogólne, nie są wystarczająco obecni przy produkcji

– wyjaśnia Mikołaj Zając, prezes Conperio. Jego zdaniem, bezpośredni przełożeni nie rozumieją, że absencja to ich problem, z którym należy walczyć na własnym poziomie zarządzania – sądząc, że to zadanie działu HR. Tym sposobem problem narasta.

Jakie zarządzanie, taka absencja

Im niższy poziom zarządzania – jak podkreśla Mikołaj Zając – tym większe kłopoty z absencją. Polityka w tych sprawach powinna polegać na tym, aby kierować ją do odpowiednich osób i obserwować właściwe parametry. Mówiąc wprost, trzeba przeprowadzić analizę tego, jak się ludziom pracuje – w jakich warunkach, z jakim obciążeniem zadaniami, jak są doceniani za wysiłek i w jakiej atmosferze wykonują swoje obowiązki. To taki audyt czynników zniechęcających do przychodzenia do pracy.

– Możliwość analizowania danych o czasie pracy i nieobecnościach jest bardzo ważna i tutaj istotna jest rola kierownika, którzy zarządza pracą ludzi w zespole i jest odpowiedzialny za realizację zadań

– przyznaje Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu TETA HR w Unit4 Polska.

Jak dodaje, analiza sytuacji ułatwi kierownikowi danej sekcji szybkie podjęcie decyzji. Nie bez znaczenia jest również spojrzenie na problem szefa pionu lub całej firmy, który ze swojej perspektywy chciałby porównać efektywność różnych zespołów, m.in. sprawdzając stosunek czasu pracy poświęcanego na zadania do czasu nominalnego oraz procent udziału trwania nieobecności chorobowych w skali miesiąca, kwartału, czy roku.

Pracownicy zakładów produkcyjnych, w których występuje nadmierna absencja, na pytanie ankietowe Conperio, czy ich zdaniem inni pracownicy nadużywają zwolnień lekarskich, średnio w 63 proc. odpowiadają twierdząco. Najwięcej takich opinii głoszą ludzie w wieku 30-39 lat oraz 40-49 lat. Najgorzej współpracowników oceniają osoby pracujące dłużej niż trzy lata w firmie. Do czynników negatywnie wpływających na stan zdrowia, badani zaliczają najczęściej: temperaturę i przeciągi, tempo pracy oraz stres. Przyznają się również do przedstawiania zwolnień lekarskich z przyczyn innych niż zły stan zdrowia, np. z powodu nieotrzymania zgody na urlop w wybranym terminie.

Miliony zwolnień

Absencja chorobowa w pracy od kilku lat utrzymuje się na wysokim poziomie. Według danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), w 2018 r. wystawiono ponad 21,5 mln zwolnień lekarskich, o 0,1 mln więcej niż w 2017 r.

Według wspomnianego wcześniej Mikołaja Zająca, częstym błędem polskich pracodawców jest brak rozmów po-absencyjnych z pracownikami, podczas gdy można z nich wynieść dużo wiedzy pomocnej w zarządzaniu kadrą.

Nie jesteśmy wyjątkiem

Problem absencji nie jest wyłączną bolączką polskich firm.  Z „wypoczynkowych” zwolnień lekarskich korzysta co trzeci zatrudniony Europejczyk (29,6 proc.), osoby odczuwające zagrożenie lub brak komfortu psychicznego częściej akceptują tego rodzaju absencję chorobową i co dziesiąty przynajmniej raz w tygodniu rozważa rzucenie pracy (13 proc.). To są trzy główne wnioski z badania People Unboxed, przeprowadzonego w ubiegłym roku na zlecenie firmy ADP, w którym wzięło udział ponad 2 tys. pracowników z Europy.

– Widoczna jest bezpośrednia zależność pomiędzy większą częstotliwością nieuzasadnionych absencji i wysokim poziomem frustracji pracowników. Monitorowanie takich nastrojów
i przeciwdziałanie im jest dużym wyzwaniem dla każdego pracodawcy. Właściciele oraz liderzy w firmie powinni budować autentyczne relacje ze swoimi pracownikami, bazujące na szczerości i przejrzystości działań. Powinni zapewniać im możliwości rozwoju i realne wsparcie

– ocenia Anna Barbachowska, Country HR Business Partner ADP Polska.

Jak wyjaśnia, w wielu przypadkach zwolnienie lekarskie jest wynikiem długotrwałego stresu i przemęczenia, a te stają się źródłem mniejszego zaangażowania i utraty radości z pracy. Wówczas „wypoczynkowe” chorobowe służy poszukiwaniu nowego miejsca zatrudnienia.

Jak widać, problem absencji pracowniczych dotyka obecnie prawie wszystkich organizacji. Często ma on swoje podłoże w złym zarządzaniu zespołem i jego potrzebami, ale czasem jest niezależny od pracodawcy. W obu przypadkach, aby uniknąć spadku produktywności w firmie, przedsiębiorcy muszą wiedzieć jak umiejętnie zarządzać absencją pracowniczą. Ten temat poruszę w kolejnym artykule, którego premiera już za tydzień.