Jak przyspieszyć pracę? 5 sposobów na szybsze wprowadzanie danych do systemu

Systemy informatyczne potrafią zdecydowanie usprawnić pracę firmy. Dzięki nim, wiele żmudnych, powtarzających się czynności wykonuje komputer – i to w przeciągu kilku sekund. Jednak aby oprogramowanie mogło pokazać pełnię swoich możliwości, konieczne jest bieżące uzupełnianie go danymi, co bywa z kolei czasochłonne i uciążliwe dla pracowników. Sprawdźmy, jak przyspieszyć pracę użytkowników systemów dla biznesu.

Speech to text  – notatki głosowe

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na szybsze wprowadzanie danych do systemu jest zastąpienie klawiatury mikrofonem. Tekst wprowadzany głosem może być świetnym rozwiązaniem dla osób często przemieszczających się, z ograniczoną możliwością korzystania z komputera (np. handlowców pracujących w terenie). Co istotne, funkcja speech to text bynajmniej nie jest luksusem – wielu z nas może zacząć z niej korzystać od zaraz. Rozpoznawanie mowy dostępne jest m.in. w systemie operacyjnym Android czy iOS. Wszystkie aplikacje wykorzystujące jego standardową klawiaturę (a więc większość mobilnych rozwiązań dla biznesu) mają zatem możliwość wprowadzania treści głosem – wystarczy przełączyć tryb klawiatury i zacząć mówić, a wypowiedziany przez nas tekst pojawi się na ekranie naszego urządzenia. Funkcja świetnie radzi sobie z językiem polskim – poprawność wprowadzanych w ten sposób danych naprawdę zaskakuje.

Wirtualni asystenci

Niejako rozszerzeniem funkcji rozpoznawania mowy są zyskujący ostatnio na popularności, bazujący na koncepcji sztucznej inteligencji wirtualni asystenci, np. Alexa firmy Amazon bądź Asystent Google. Ten drugi pojawił się niedawno w polskiej wersji systemu Android, dzięki czemu jego możliwości może wypróbować większość z nas. Pozwala on nie tylko na głosowe sterowanie naszym telefonem bądź tabletem, ale również m.in. na wyszukiwanie informacji w internecie, błyskawiczne ustawienie celu podróży w nawigacji bądź szybkie tłumaczenie tekstu. Warto wspomnieć, że możliwości asystentów głosowych chętnie wykorzystują producenci zewnętrznych rozwiązań, wzbogacając ich o dodatkowe umiejętności (przykładowo firma eSky pozwala na planowanie podróży za pomocą Asystenta Google). Rozwiązania typu chatbot, oparte o najnowsze technologie związane z zastosowaniem sztucznej inteligencji, mają niedługo pełnić też rolę wsparcia w dużych organizacjach. Taki wirtualny asystent, posługując się językiem naturalnym, będzie odciążał pracownika z części jego mniej ważnych zadań, pozwalając mu skupić się na swoich najważniejszych obowiązkach. Dobrym przykładem takiego rozwiązania jest WANDA – wirtualny asystent tworzony  w firmie Unit4 Polska.

„Wanda to pierwsze tego typu rozwiązanie na świecie, które pozwala użytkownikom na komunikowanie się z systemami biznesowymi przy pomocy języka naturalnego. Inteligentny asystent rozmawia z użytkownikiem, rozpoznaje jego cykl pracy oraz powtarzające się czynności. Automatyzuje rutynowe procesy i stara się przewidzieć, jakie informacje będą potrzebne do wykonania kolejnego zadania.”

– mówi Łukasz Wierzchowski, dyrektor wrocławskiego ośrodka R&D w Unit4 Polska

Bazy danych GUS

Przyspieszenie pracy z systemem informatycznym możliwe jest ponadto dzięki jego integracji z zewnętrznym źródłem danych, takim jak baza Głównego Urzędu Statystycznego. GUS udostępnia w swoich zasobach szereg informacji możliwych do wykorzystania w każdym przedsiębiorstwie. Dobre przykłady to dane teleadresowe firm oraz baza województw, powiatów, gmin i odpowiadających im miejscowości. Po integracji naszego oprogramowania z bazą GUS jesteśmy w stanie m.in. błyskawicznie wprowadzać do systemu nowe firmy (na podstawie NIPu bądź fragmentu nazwy), przy okazji dbając o poprawność ich danych. Tego typu integrację wielu producentów rozwiązań dla firm oferuje w standardzie. Jeśli jednak nasze narzędzie go nie posiada – nic straconego – w naniesieniu odpowiednich poprawek z pewnością pomoże firma wdrożeniowa.

Rozpoznawanie i mapowanie tekstu (OCR)

Prawdziwą udręką pracowników jest często spotykana w firmach konieczność skanowania dokumentów i przepisywania ich fragmentów do systemów informatycznych (w celu ich odpowiedniej klasyfikacji). Jak przyspieszyć pracę w tym przypadku? Za pomocą technologii OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz mechanizmów mapujących tekst. Po ich wykorzystaniu, scenariusz może wyglądać następująco:

1. Skanujemy dokument.
2. Oprogramowanie rozpoznaje jego treść, a następnie zapisuje skan wraz z odczytanym tekstem.
3. Rozpoznana treść dokumentu zostaje automatycznie podzielona i zapisana w odpowiednich miejscach systemu informatycznego.

Oczywiście powyższe jest możliwe wyłącznie po wdrożeniu dedykowanego rozwiązania i to jedynie dla dokumentów o stałej, zdefiniowanej strukturze. Mimo to, jeśli w naszej firmie skanujemy setki bądź tysiące dokumentów dziennie – naprawdę warto.

Standardowe funkcje systemów

Jak przyspieszyć pracę, jeśli w wykorzystywanym systemie informatycznym nie mamy możliwości skorzystania z wyszukanych funkcji rozpoznawania mowy bądź OCR, a rozszerzenie funkcjonalności oprogramowania poprzez dodatkowe prace implementacyjne z jakiegoś powodu nie jest możliwe? Wykorzystajmy standardowe funkcje naszego systemu, takie jak:

• kopiowanie / duplikowanie danych – zamiast tworzyć rekord (np. nowego klienta bądź ofertę) od nowa, zduplikujmy już istniejącą, modyfikując jedynie elementy wymagające zmiany,
• domyślne wartości pól – upewnijmy się, że listy rozwijalne oraz pola zwykle przyjmujące podobne wartości mają ustawioną wartość domyślną (tak, aby zazwyczaj ich uzupełnianie nie było konieczne),
• skróty klawiszowe – sprawdźmy czy sterowanie naszym systemem nie mogłoby być momentami szybsze, np. z wykorzystaniem odpowiednich skrótów klawiszowych (np. zapisujących nowy rekord bądź otwierających kolejne okno),

A może macie własne pomysły na przyspieszanie pracy? Jeśli tak, koniecznie opiszcie je w komentarzach.