Jak sprawnie zarządzać absencją pracowniczą?
W moim poprzednim artykule przedstawiłam szeroko problem absencji pracowników w organizacjach. To komplikacja, która stale narasta i może powodować duże straty finansowe. Na szczęście są już dostępne rozwiązania, które znacznie pomagają w zarządzaniu nieobecnościami. W tym materiale postaram się je przytoczyć, odpowiadając tym samym na pytanie: Jak sprawnie zarządzać absenscją pracowniczą.
Systematyczne badanie nastroju
Na wzmożoną absencję pracownika ma często wpływ jego niezadowolenie z pracy lub z któregoś z wykonywanych w niej zadań. Jak więc sprawdzić czy pracownik czuje się komfortowo ze swoim położeniem w firmie?
– Pracodawcy mają do dyspozycji różne narzędzia, aby sprawdzić atmosferę panującą wśród pracowników. Mogą to być ankiety nastroju. Oczywiście, wyzwaniem będzie zachęcenie ludzi do ich wypełnienia. Można również udostępniać rozwiązania, które skłaniają do wskazywania źródeł frustracji lub utrudnień w pracy, dzięki zgłaszaniu propozycji ich rozwiązania, głosowaniu na taki pomysł, a nawet nagradzaniu autorów najpopularniejszych koncepcji. Dobrym miejscem na sprawdzenie nastroju są również spotkania z podwładnymi podczas okresowych ocen w firmie. Dzięki trendowi zastąpienia formalnych ocen przez tzw. constant feedback, pracownik ma szansę przekazywać na bieżąco, co przeszkadza mu w wykonywaniu zadań
– podpowiada Katarzyna Jaśniewicz z Unit4 Polska.
Takie zabiegi przynoszą efekty. Karol Stróżyk, menedżer działu HR w Neapco mówi, że współpraca z doradcami z Conperio zaowocowała wyraźną redukcją absencji chorobowej w jego firmie. Liczba składanych druków zwolnień lekarskich spadła o 30 proc.
– To dla nas bardzo odczuwalna zmiana. Czynności specjalistów wpłynęły zwłaszcza na zmniejszenie liczby zwolnień krótkotrwałych, tj. trwających do trzech dni roboczych. Pomaga to usprawnić pracę całej firmy i utrzymać efektywność produkcji
– stwierdza Karol Stróżyk.
Odpowiednie wsparcie informatyczne
Koszty absencji chorobowych oraz wpływ tych nieobecności na organizację zespołów może być znaczący. Wgląd w takie dane powinni mieć menedżerowie różnych szczebli odpowiedzialni za realizację zadań i celów, aby gdy skład zespołu jest uszczuplany przez choroby, szybko znaleźć doraźne rozwiązanie zapewniające dotrzymanie terminów – zlecić godziny nadliczbowe pracownikom, szukać wsparcia w innych zespołach lub poza firmą. Usprawnienie działań w takich sytuacjach ułatwi program IT wyposażony w mechanizmy ułatwiające podjęcie optymalnej decyzji.
– TETA ME, w swoich rozwiązaniach dla menedżerów, oferuje funkcje wspierające w analizie danych oraz w wyborze trafnych i zgodnych z przepisami opcji. W trakcie przeplanowania grafików sprawdzane są reguły z przepisów narzucające określone normy pracy i długość okresów wypoczynku. Z kolei w razie zlecania nadgodzin oprócz sprawdzenia norm oraz dobowego i tygodniowego wypoczynku należy dopilnować rocznego limitu godzin nadliczbowych. Te informacje kierownik dostaje na bieżąco w aplikacji TETA ME. Jednocześnie osoba zarządzająca powinna wziąć pod uwagę koszty przyjętego rozwiązania – będzie w tym pomocna analiza efektywności zespołu porównująca różne opcje umożliwiające zrealizowanie założonych zadań poprzez nadgodziny, umowę zlecenie czy wsparcie zespołu przez osobę z agencji pracy tymczasowej
– radzi Katarzyna Jaśniewicz.
Efekty elektronicznych zwolnień
Niedawne wprowadzenie w Polsce elektronicznych zwolnień mogło przyczynić się do uszczelnienia systemu absencji, gdyż eZLA (dokument lekarski) trafia do pracodawcy natychmiast i jest wczytywane do aplikacji HR, dzięki czemu dział kadr oraz przełożony wiedzą o nieobecności pracownika natychmiast.
– W erze zwolnień papierowych, pracownik miał kilka dni na dostarczenie dokumentu. Obecnie kierownicy zespołów od razu mogą zareagować na brak pracownika i przebudować grafik zespołu, by móc wykonać wyznaczone zadania i dotrzymać terminu oddania produktu lub projektu
– podkreśla Katarzyna Jaśniewicz.
Na plusy e-zwolnień zwraca uwagę także Zakład Ubezpieczeń Społecznych, bo – jak sam podał w niedawnym komunikacie – dzięki nim może na bieżąco reagować na wszelkie pojawiające się nieprawidłowości i od razu podjąć kontrole. W I kwartale tego roku ZUS obniżył i cofnął świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa na łączną kwotę przekraczającą 53,3 mln zł. Jednocześnie zakład przypomina, że prawo prowadzenia kontroli wykorzystania zwolnień lekarskich mają również pracodawcy zatrudniający powyżej 20 osób. ZUS skierował w styczniu oficjalne pismo do wszystkich takich firm, wskazując w nim na obowiązek przeprowadzania takich kontroli i zachęcając przedsiębiorców do składania raportów w tej sprawie do 15 dnia każdego miesiąca.
Kontrole ZUS
W ciągu pierwszych trzech miesięcy tego roku ZUS skontrolował prawie 174 tys. osób przebywających na „chorobowym”. Sprawdzano prawidłowość wykorzystania zwolnienia i orzekania o czasowej niezdolności do pracy. Przeprowadzono o 38 proc. więcej takich kontroli niż w I kwartale roku ubiegłego. Kwota wstrzymanych świadczeń chorobowych w pierwszych trzech miesiącach 2019 r. przekroczyła 9,2 mln zł, podczas gdy w analogicznym okresie 2018 r. sięgnęła prawie 5,5 mln zł.
